"PaperOffice 2008": Dokumente verwalten

Mit dem Programm werden selbst Chaoten kinderleicht zu Ordnungshütern© realify systems

Wichtige Dokumente liegen in der Regel gut abgeheftet im Aktenordner vor. Hier vergilben sie so langsam vor sich hin und sammeln eine Staubpatina an. Was hier auf jeden Fall nicht gut funktioniert: Müssen die einzelnen Seiten doch noch einmal gelesen werden, so dauert es viel zu lange, um sie wiederzufinden und aufzublättern. Aus diesem Grund gehen immer mehr Unternehmen dazu über, die wichtigsten Schreiben zu digitalisieren und zentral im Rechner zu verwalten. Dabei hilft das Programm "PaperOffice 2008", das für die neue Version komplett auf den Kopf gestellt und neu geschrieben wurde.

"PaperOffice 2008" stellt eine Datenbank, in der sich alle Schreiben effektiv verwalten lassen. Die Demo-Datenbank gibt dabei bereits viele sinnvolle Kategorien wie "Rechnungen", "Aufträge", "Versicherungen", "Schriftverkehr" oder "Steuerunterlagen" vor. Die hierarchische Gliederung wird stets auf der linken Seite eingeblendet und hilft dabei, einzelne Themenbereiche per Mausklick anzuwählen. Das Programm unterstützt beim Anlegen neuer Schriftsätze die Dateiarchivierungsformate PDF, TIF, JPG, GIF, PNG und BMP, sodass sich Dateien in diesen Formaten 1:1 übernehmen lassen. PaperOffice 2008 spendiert aber auch einen eigenen Druckertreiber, über den sich Inhalte aus den allgemeinen Office- und anderen Windows-Programmen leicht generieren und in der Datenbank speichern lassen. Ein Scan-Modul für das Digitalisieren von Papiervorlagen gibt es natürlich auch.

Der Vorteil ist: Das PaperOffice 2008 zeigt in seinem Fenster nicht nur eine Liste der erfassten Dokumente, sondern blendet auch ein visuelles Karussell mit den verkleinerten Abbildungen der eingebundenen Seiten ein. So kann oft noch einfacher gesucht werden, wenn es darum geht, ein Formular oder eine Rechnung wiederzufinden. Anschließend reicht ein Doppelklick aus, um die Seite in voller Auflösung auf den Bildschirm zu holen.

Übrigens ist es auch möglich, das PaperOffice 2008 mit Verweisen auf Dateien anderer Formate zu füttern, sodass sich sehr wohl auch Photoshop- oder Corel-Dateien hinterlegen lassen. Sie können dann aus dem Programm heraus in die entsprechenden Anwendungen geladen werden.

Viele weitere Funktionen wie etwa eine Benutzerverwaltung, eine E-Mail-Schnittstelle zu Outlook oder eine Datensicherung runden das Programm ab. Sie sind aber nicht alle in der Basic-Version für 99 Euro enthalten, sondern stehen mitunter erst in den Nachfolgeversionen ab 149 Euro zur Verfügung. Die Demo entspricht der Business-Version, speichert aber nur 30 Dokumente, die sich nach der Lizenzierung auch in die Vollversion übernehmen lassen.

Download beim Hersteller: www.paper-office.de