Der E-Mail-Knigge: Was beim Mailen nervt

David Shipley (oben) und sein Co-Autor Will Schwalbe auf ihrer eigenwillige designten Homepage© Thinkbeforeyousend

"Bla bla bla" - drei Worte, achtlos hingeworfen, die sich rächen sollten. So lässig-schnoddrig ließ die Amerikanerin Dianna Abdala per E-Mail einen künftigen Arbeitgeber abblitzen, dem sie schon zugesagt hatte - und der stellte wutentbrannt den gesamten, munter eskalierenden Schriftwechsel ins Internet. Wer heute, mehr als zwei Jahre später, den Namen der Nachwuchs-Anwältin in Google eingibt, stößt gleich mit dem ersten Treffer auf Abdalas Patzer, der auf Hunderten von Webseiten genüsslich ausgebreitet wird.

"E-Mail ist ein gefährliches Werkzeug, das ohne Anleitung geliefert wird", sagt Will Schwalbe, Co-Autor des Buchs "Erst denken, dann senden!" (siehe Kasten), das fleißigen Elektropost-Schreibern helfen soll, ähnliche Pannen zu vermeiden. Fallen lauern überall, warnen die Verfasser des E-Mail-Knigges: Eine ungeschickte Anrede, eine unglückliche Formulierung, ein falscher Empfänger, vertrauliche Informationen im versehentlich verschickten Anhang - "wer nicht aufpasst, kann viel Schaden anrichten", sagt Schwalbe.

Wohl wahr. Aber wissen wir das nicht längst, gut 35 Jahre nach Erfindung der E-Mail? Gibt es wirklich noch Menschen, die nicht gehört haben, dass ihre elektronischen Briefe so öffentlich sind wie eine Postkarte, die jeder mitlesen kann? Dass E-Mails von Fremden oft voller Viren stecken, sodass man besser nicht auf die verlockenden Links darin klickt, auch wenn sie Reichtümer und aufrechte, lang anhaltende Freuden versprechen? Dass überhaupt alles, was man im Eifer des Gefechts dem PC anvertraut, ob freudig erregt oder rechtschaffen aufgebracht, irgendwie, irgendwo, irgendwann seinen Weg in die Öffentlichkeit finden kann?

"Fehler machen wir alle"

"Schauen Sie sich an, welche Geschichten Tag für Tag passieren", sagt Schwalbe zur Antwort, "und es erwischt längst nicht nur die Dummen. Fehler machen wir alle." Zu den beliebtesten gehört die Nachricht an den falschen Adressaten: E-Mail-Programme, die automatisch die Adresse des Empfängers vervollständigen, machen es leicht, versehentlich "pschmitt" statt "pschmidt" anzuschreiben. Malheure dieser Art kommen in den besten Familien vor. Microsoft etwa verschickte intern ein Dossier über einen Journalisten - und übersah, dass auch der Reporter selbst in der Empfängerzeile stand. Dem BKA entschlüpfte eine vertrauliche Fahndungsanfrage, weil eine Autovermietung das Dokument an ihre Filialen weiterleitete und dabei irrtümlich einen Kunden in den Verteiler aufnahm, der prompt die Presse informierte. Und zwei Mitarbeiterinnen der Bundesagentur für Arbeit erregten weit über Nürnberg hinaus Aufsehen, als sie einen pikanten E-Mail-Plausch über ihr Sex-Leben versehentlich an die ganze Abteilung schickten.

All das lässt sich mit einer Internetsuche flink aufspüren, zum Teil auf Jahre hinaus, oft mit vollen Namen. "E-Mail verfällt nicht, und alles lässt sich wiederfinden", warnt Schwalbe. Oberstes Gebot sollte daher sein, sich bei jeder Nachricht einen Moment Zeit zu nehmen, die Adresse zu überprüfen; sicherzustellen, dass man bei einer "Antwort an alle" niemanden vergisst und dass im Anhang wirklich die Datei steckt, die man verschicken möchte. "Ehe Sie auf ,Absenden‘ klicken, haben Sie alle Zeit der Welt", mahnt der New Yorker, der mit der Anleitung zur E-Mail-Etikette in den USA einen Überraschungsbestseller landete. "Es ist ein neues Medium, und wir sind so schnell von null auf hundert durchgestartet, dass wir gar nicht recht zum Nachdenken gekommen sind", erklärt sich der 45-Jährige den Erfolg.

Missverständnisse wird es immer geben

So hat sich manches eingebürgert, das nervt - etwa die leere Betreffzeile oder die höchste Dringlichkeit für eine Nichtigkeit - und anderes bleibt auch nach über 35 Jahren und bei täglich mehr als 100 Milliarden verschickten E-Mails eine Grauzone. Schreibt man "Sehr geehrter" oder lieber "Lieber"? "Hochachtungsvoll" oder "MfG"? "Gott zum Gruß" oder ganz ohne Gruß? Klar ist nur: Missverständnisse wird es immer wieder geben, weil das geschriebene Wort ohne Gesichtsausdruck und Tonfall beim Empfänger ankommt. Davor ist auch Schwalbe nicht gefeit. "Ruf mich an" schrieb er in die Betreffzeile einer E-Mail - und vergrätzte damit die Empfängerin, die einen Termin sausen ließ, weil sie glaubte, es gehe um etwas Dringendes. Dabei wollte er nur über eine Party sprechen.

In solchen Situationen ist es das Beste, die Maus beiseite zu schieben und zum Telefonhörer zu greifen, um die Wogen zu glätten. "Wenn E-Mail zum Problem wird, antworten Sie nicht im Zorn", sagt Schwalbe. "Jede weitere E-Mail macht alles nur noch schlimmer"- auch deshalb, weil die Abwesenheit des anderen leicht zum Überreagieren verleitet. "Fragen Sie sich immer: Würden Sie das Gleiche sagen, wenn Sie nur einen Faustschlag entfernt stünden?", raten Schwalbe und sein Co-Autor David Shipley allen Online-Hitzköpfen. Der Tipp kommt für Dianna Abdala etwas zu spät - aber er ist mehr als nur bla-bla.

"Erst denken, dann senden!" Will Schwalbe, David Shipley: "Erst denken, dann senden!", Heyne Verlag, Paperback, 8,95 Euro