Zur mobilen Ansicht
Wechseln Sie für eine bessere Darstellung
auf die mobile Ansicht
Weiterlesen Mobile Ansicht
Startseite

Die E-Mail lebt

Trotz Facebook, Twitter und Skype gehört die gute alte E-Mail längst nicht aufs Altenteil. stern.de verrät, wie man elektronische Post besser nutzt, wo Fallstricke lauern, wie man sich vor Spam schützt und welche rechtlichen Vorschriften gelten.

Von Peter Ilg

  Die gute alte E-Mail ist im Web noch immer die beliebteste Kommunikationsmethode

Die gute alte E-Mail ist im Web noch immer die beliebteste Kommunikationsmethode

Jeder kennt diese Situationen: Plötzlich hat man ein Super-Idee, muss dringend eine Antwort auf eine Anfrage geben oder hat noch eine Rechnung mit jemandem offen: dann wird auf Gedeih und Verderb kurz und bündig in die Tastatur gehakt, auf Senden geklickt - und erst später über die E-Mail nachgedacht. War es der richtige Empfänger und habe ich mit meinen Worten den passenden Ton getroffen, hätten nicht doch noch andere auf den Verteiler gehört und kommt meine Nachricht überhaupt an? Wie gut, dass ich in meinem E-Mail-System ein Häkchen gesetzt habe bei der Option 'Empfangsbestätigung versenden'. Es beruhigt zu wissen, dass der Empfänger weiß, dass ich weiß, dass er meine Nachricht gelesen hat. So kann ich mich getrost zurücklehnen und warten was passiert. Schließlich ist der Empfänger nun im Zugzwang.

"Völlig Falsch", sagt IT-Berater Ralf Tjarks. Zum einen funktionieren Bestätigungsmail nicht zuverlässig, falls doch, "sagt die Nachricht nichts weiter aus, als dass der Empfänger die Mail angeklickt hat". Ob er sie auch gelesen und die Nachricht verstanden habe und daraufhin wie gewünscht reagiere, bleibe völlig offen. "Ich verschicke alle meine Mails ohne Empfangsbestätigung, und wenn ein Versender von mir eine anfordert, lösche ich diese einfach um in meinem persönlichen Bereich die E-Mail-Flut einzudämmen", sagt Tjarks.

Das ist auch dringend notwendig. Über eine Milliarde E-Mails werden täglich in Deutschland verschickt, weltweit sollen es an die 250 Milliarden sein. Ohne E-Mail geht es nicht mehr, und wir drohen in der Flut digitaler Nachrichten unterzugehen.

Neun von zehn E-Mails sind Spam und damit völlig bedeutungslos. Der kleine Rest lässt sich leicht organisieren, beispielsweise mit einer aussagekräftigen Betreffzeile. stern.de verrät, was sonst noch zu beachten ist. Etwa Aufbewahrungspflichten, was De-Mail bringt und was die E-Mail künftig kann.

Betreffzeile, Verteiler, Anhänge

Der Absender und die Betreffzeile sind die ersten Informationen, die wir von einer E-Mail wahr nehmen. Anhand dieser beiden Kriterien wählt der Empfänger innerhalb kürzester Zeit aus, ob er sie gleich ließt, später oder überhaupt nicht. Deshalb der Rat von Ralf Tjarks, Trainer im Umgang mit E-Mails: "Eine ausschlaggebende Betreffzeile ist der Brieföffner für die Nachricht." Sie muss den Inhalt in Kurzform widerspiegeln. Auf den Verteiler gehören nur die Personen, die in den Prozess eingebunden sind. Der direkt Betroffene steht unter ‚An', wer die E-Mail zur Kenntnis braucht, unter ‚CC'. "Leider meinen die Schreiber einer Nachricht aufgrund eines missverstandenen Sicherheitsdenkens viel zu viele auf den Verteiler setzen zu müssen. Sie gehen fälschlicherweise davon aus: je mehr Leute sie informieren, umso geringe trifft dann sie die Schuld, wenn ein Projekt scheitert." ‚BCC' hält Tjarks für sehr gefährlich und nur in ganz wenigen Ausnahmefällen in der internen Kommunikation für zulässig. "Blind Copy hinterlässt fast immer den Eindruck, der Schreiber will andere hinter herum anschwärzen."

Anhänge sollten immer in einem Dateiformat erfolgen, das der Empfänger auch problemlos öffnen kann, etwa im PDF-Format. Und in Zeiten breitbandiger Netze ist die Dateigröße für den Anhang kein ko-Kriterium mehr, "doch wer einem anderen 15 MB-Datenanhang schickt, sollte ihm schon klar sagen, für welche Zwecke und was darin steht."

E-Mail-Kultur, Alternativen und Tipps

"Die E-Mail ist ein gefährliches Medium", warnt Jens Wollig, Professor für Kommunikationswissenschaft an der TU Ilmenau. Es ist zwar schriftlich, dennoch nicht so verbindlich wie der konventionelle Brief und rasch verschickt - häufig ohne groß Nachzudenken. Meist ist die Sprache in einer E-Mail im Vergleich zu einem Geschäftsbrief etwas flapsig und es kommt leicht - mehr oder weniger bewusst - ein Unterton hinein, mit dem der Verfasser den Empfänger verletzen kann. "Ist durch eine E-Mail ein Konflikt entstanden, spätestens dann ist der Zeitpunkt gekommen, zum Telefon zu greifen oder das persönliche Gespräch zu suchen." Differenzen, die durch ein E-Mail entstanden sind, können meistens nicht durch ein weiteres E-Mail ausgebügelt werden. "Lassen Sie sich nicht von E-Mails terrorisieren, fassen Sie sich bei den Inhalten kurz und denken Sie stets daran, dass Sie selbst mit einer missverständlich formulierten E-Mail viel mehr kaputt machen können, als in einem Gespräch", dies sind für Wollig die drei wichtigsten Empfehlungen im Umgang mit E-Mails.

Spam

Der größte Teil aller weltweit versandten E-Mails ist Spam, und weil jede Nachricht Kosten verursacht, schützen sich die Unternehmen doppelt. "Es liegt voll im Trend, dass die Firmen gleich zwei Dienstleister mit der Säuberung ihrer E-Mail-Systeme beauftragen", so Sascha Beyer, Leiter Produktmanagement bei Avira. Das Unternehmen bietet IT-Sicherheitslösungen für den professionellen und privaten Gebrauch. Nur wer eine E-Mail öffnet, kann erkennen, ob es sich um Spam handelt, dann aber hat man sich unter Umständen schon einen Virus eingefangen. Unternehmen wie Avira trennen die guten von den schlechten, ohne die Nachrichten zu lesen. "Wir erkennen Spam zum Beispiel an der Absenderadresse, der Häufigkeit, mit der von diesem Absender E-Mails verschickt werden oder an Schlüsselwörtern im Text." Eine von vielen Möglichkeiten zur Eingrenzung von Spam kann das Anlegen einer zweiten Adresse sein: über die primäre E-Mail-Adresse erfolgt die Kommunikation mit vertrauenswürdigen Empfängern, die zweite Adresse wird auf Webseiten und -diensten hinterlegt, bei denen die Gefahr besteht, dass die Daten weitergegeben werden. So landet der Spam eher in diesem Briefkasten und der wichtige E-Mail-Verkehr wird weniger beeinträchtigt. Zur Vorsicht rät Bleyer bei einer Zustimmung unter dem Motto ‚Hiermit erlaube ich die Zusendung von Informationen durch Drittanbieter. "Allein das Häkchen in diesem Feld könnte die eigene E-Mail-Adresse schon auf eine Spamliste setzen."

Rechtsverbindlichkeit

E-Mails sind ebenso rechtsgültig wie mündliche Zusagen oder schriftliche Erklärungen. Weil E-Mails einen Geschäftsbrief ersetzen können, gelten im Umkehrschluss die gesetzlichen Vorgaben für Geschäftsbriefe auch für digitale Post. Dazu gehören bei einer GmbH der vollständige Firmenname, Rechtsform und Sitz der Gesellschaft sowie das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Ein alltägliches Problem in der E-Mail-Kommunikation ist die Fälschungssicherheit. Der Inhalte könnte auf dem Übertragungsweg verändert worden sein. "Kommt es in solchen Fällen zu rechtlichen Auseinandersetzungen, ist die Beweispflicht eine große Herausforderung", weiß Tjarks. Um dieser Problematik zu entkommen, rät er dazu, E-Mails mit digitalen Zertifikaten zu versenden oder in bestimmten Fällen auf die digitale Form zu verzichten.

Aufbewahrungspflichten

Geschäftlicher E-Mail-Verkehr muss grundsätzlich für sechs Jahre archiviert werden, so steht es im Handelsgesetzbuch, § 257 Absatz 4. Sollten die Mails zum Beispiel Buchungsbelege oder Rechnungen enthalten, dann gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. "Es genügt nicht, die Mails auszudrucken und in einem Ordner abzuheften. Sie müssen als Original archiviert werden", mahnen Steuerexperten von Datev in Nürnberg. Im Falle einer Betriebsprüfung greifen Finanzbeamte auf die E-Mails zu.

De-Mail

Das digitale Einschreiben wird Ende diesen, Anfang nächsten Jahrs kommen - abhängig davon, wann das Bürgerportalgesetz verabschiedet wird. In Friedrichshafen wird das System getestet. De-Mail soll einen sicheren Austausch rechtsgültiger Dokumente zwischen Bürgern, Behörden und Unternehmen über das Internet ermöglichen. "Dem Bürger bringt De-Mail in erster Linie die Digitalisierung seiner Behördenkontakte, die er damit verbindlich via E-Mail abwickeln kann. Darüber hinaus kann er von Zusatzdiensten profitieren, etwa einem Online-Datensafe", weiß Torsten Wunderlich, Experte für den elektronischen Rechtsverkehr bei der Steuerberaterorganisation Datev. Die Behörden haben vor allem eine Kostenersparnis, weil an die Inhaber eines De-Mail-Accounts keine Briefpost mehr verschickt werden muss. Bei De-Mail werden Mails an einen Empfänger mit De-Mail-Adresse wie gewohnt in einem E-Mail-Client wie Outlook oder Lotus Notes verfasst, zum Versenden baut der Client eine gesicherte Leitung zum De-Mail-Server auf und der Anwender weist seine Identität mit seinem digitalen Schlüssel nach. Wunderlich kritisiert die Verschlüsselungspraxis: "In der Basisfunktionalität bietet De-Mail keine End-zu-End-Verschlüsselung, die Provider des Dienstes können deshalb theoretisch Einsicht in die ausgetauschten Nachrichten nehmen." Die Infrastruktur von De-Mail wird in den Händen von Privatfirmen liegen, etwa der Telekom oder 1&1. Die Post arbeitet übrigens an einem Konkurrenzsystem.

E-Mail vs. Kommunikation via Social Web

"Richtig ist, dass sich die Kommunikation teilweise verlagert, besonders im privaten Umfeld", sagt Christian Burtchen, Technical Editor Corporate Blogging bei Xing. So habe eine aktuelle Nielsen-Studie ergeben, dass Internet-Anwender mittlerweile mehr Zeit in sozialen Netzwerken verbringen als mit E-Mails. "Allerdings", so Burtchen weiter, "ist die These, dass Web-2.0-Angebote E-Mails schlicht weg ersetzen, so nicht haltbar. Beides seien komplementäre Kommunikationskanäle, die sich gut ergänzen. Bei Xing hat jedes Mitglied ein kostenloses Postfach für Nachrichten, das allerdings ist nicht von außen erreichbar. "Soziale Netzwerke und E-Mails haben völlig unterschiedliche Verwendungszwecke, deshalb sind Xing und Co. keine Konkurrenz zu E-Mail", sagt Jens Wollig, Professor für Kommunikationswissenschaft an der TU Ilmenau.

Zukunft der E-Mail

Allein bei WEB.de und GMX registrieren sich täglich rund 25.000 E-Mail-Anwender neu. "Wir sind sicher, dass der Trend zur E-Mail nach wie vor ungebrochen bleibt und E-Mail auch in Zukunft das wichtigste Kommunikationsmedium im Internet bleiben wird", prognostiziert Tion Anic, Chef der Portal-Anwendungen von GMX und WEB.de, beide sind Teil des Unternehmens United Internet, zu dem auch 1&1 gehört. Anic kündigt an, dass die E-Mail-Kommunikation künftig sicherer wird - "aus diesem Grund beteiligen wir uns am De-Mail-Pilotprojekt der Bundesregierung in Friedrichshafen" - und dass sich die E-Mail-Kommunikation künftig verstärkt über mobile Devices abspielen wird. Darüber hinaus: "Wir werden unsere E-Mail-Angebote dahingehend entwickeln, dass die Mail-Postfächer zur Kommandozentrale im Internet werden, an deren Punkt die gesamte Kommunikation, auch aus sozialen Netzwerken, gebündelt wird." Stichwort Single Sign On: einmal anmelden und damit auch andere registrierungspflichtige Dienste nutzen.

täglich & kostenlos
Täglich & kostenlos

Stern Logo Das könnte Sie auch interessieren

Partner-Tools