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Mach es in Excel, dann hast Du die Berechnung gleich für immer. Also, die tägliche Arbeitszeit abzüglich der Pausen muss erfasst werden. Günstig macht es sich Beginn und Ende der AZ zu nehmen und die Differenz auszuweisen. Natürlich abzüglich der Pause. Das, was über die Tagesarbeitszeit geht, ist Mehrarbeit. Musst Du aber mit deinem AG absprechen zwecks Abgeltung.
Was meinst Du denn mit Erstellung? Musst Du das programmieren für eine Software, oder was? Eigentlich ist nämlich ganz einfach: Da werden die Stunden eingetragen, die jemand gearbeitet hat. Und wenn er Urlaub hatte oder krank war, wird das ebenfalls in dem Konto vermerkt. Verstehe also Dein Problem nicht so ganz, kannst Du das vielleicht noch einmal genauer erklären?
