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Ich habe mich vor einiger Zeit selbstständig gemacht und muss nun endlich mal meine Dokumente in Ordnung bringen. Daten als auch Ordner voller Unterlagen brauchen eine optimale Dokumentenverwaltung.
Du selbst hast den besten Einblick in Deine Unterlagen, deshalb solltest Du Dir zuerst einen groben Überblick verschaffen, welche unterschiedlichen Unterlagenarten in die Dokumentenverwaltung eingebunden werden sollen. Erst dann kannst Du entscheiden, ob es besser ist, alles alphabetisch oder systematisch zu ordnen.
Wenn Du mit einem Mac arbeitest, würde ich mir die Software Devonthink einmal genauer anschauen: http://www.devon-technologies.com/
Aber ehe Du anfängst neu zu ordnen und zu sortieren, schau lieber erstmal, ob Deine existierende Dokumentenverwaltung vielleicht ausbaubar ist. Oftmals ist es ausreichend, dass die Inhalte der Daten als auch Ordner einfach in Nachschlage-Übersichten erfasst sind, um sie schnell zu finden.
Der entscheidende Aspekt für die Dokumentenverwaltung ist, ob und welche Dokumente archiviert, also verstaut werden müssen, und welche für den arbeitstechnischen Zugriff verwaltet werden sollen. Für das Archiv braucht man meist nur eine grundlegende Ordnung und Stauraum für die Dokumente.
plone ist ein gutes, kostenloses und umfangreiches DMS (document management system). Allerdings musst Du plone am besten auf einem dezidierten Server betreiben, was rund 12 Euro im Monat kostet. Außerdem solltest Du Geld für einen guten Scanner mit ebensolcher OCR-Software einplanen.
Ein Top-Buch für plone-Einsteiger ist: Andy McKay "Plone"
Hallo,
das Open Source Dokumentenmanagement System agorum core könnte für Sie interessant sein. Erstens ist es sehr einfach zu installieren (innerhalb von ein paar Minuten, auch ohne große IT Kenntnisse) und zweitens arbeitet es genauso, wie ein ganz normales Laufwerk, bietet dabei aber dennoch sämtliche DMS-Features mit, wie zum Beispiel:
- Dokumentensuche (auch im Inhalt)
- E-Mail Archivierung und Verwaltung
- Workflow
- Verschlagwortung
- uvm...
Und das beste ist, Sie können ganz normal so weiter arbeiten, wie seither auch: Beispielsweise mit Ihren Office-Programme Datei öffnen/Datei Speichern, etc.... und müssen sich nicht komplett umstellen bei der Bedienung.
Einfach informieren unter Website zum Open Source DMS agorum core
Viele Grüße
Oliver Schulze
