Personalakte: Besonderer Schutz für sensible Daten

Firmen dürfen nicht beliebig Informationen in der Personalakte sammeln© Picture-Alliance/Sander

In der Personalakte finden sich alle Informationen zum Vertragsverhältnis wie der Arbeitsvertrag selbst, die Bewerbungsunterlagen, spätere Änderungen des Vertrages, Zeugnisse und Belege zu Fortbildungsveranstaltungen. Daneben finden sich Lohn- und Gehaltsbescheinigungen, Krankheits- und Urlaubszeiten und Freistellungen in der Personalakte. Aber auch brisante Inhalte wie Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Einschätzungen des Arbeitgebers wie Beurteilungen, Bewertungen, und Abmahnungen können in die Unterlagen eingehen.

Verstärkter Schutz für sensible Daten

Unternehmen dürfen nicht ohne weiteres beliebig Informationen in der Personalakte sammeln. Sie müssen sich auf solche Daten beschränken, die einen engen Bezug zu dem konkreten Arbeitsverhältnis haben. Vorwürfe, die später nicht bewiesen werden konnten, gehören zum Beispiel nicht in die Unterlagen. Besteht etwa gegen einen Mitarbeiter ein Diebstahlvorwurf und kann dieser nicht bewiesen werden, darf der Arbeitgeber den Verdacht auf diese Straftat in keinem Fall vermerken.

Da die Personalakte vertrauliche Informationen enthält, darf sie nicht allgemein zugänglich sein. Der Arbeitgeber muss sie sorgfältig aufbewahren. Dafür muss er den Kreis der mit Personalakten befassten Beschäftigten möglichst eng halten. Besonders sensible Daten über den körperlichen, geistigen und seelischen Gesundheitszustand und allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des jeweiligen Mitarbeiters bedürfen sogar des verstärkten Schutzes.

Recht auf Einsicht

Nach dem Ende eines Anstellungsverhältnisses wird die Personalakte nicht automatisch und sofort gelöscht. Unternehmen dürfen die Akten allerdings nur so lange aufbewahren, wie es für berechtigte Verwendungszwecke - insbesondere zur Abwendung von Rechtsansprüchen des ausgeschiedenen Mitarbeiters - notwendig erscheint. Besteht auf Grund der gesetzlichen Verjährungsfrist aber keine Notwendigkeit mehr zur Aufbewahrung, muss das Unternehmen die Personalunterlagen unverzüglich vernichten.

Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens hat ein Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Es ist immer gut zu wissen, was der Arbeitgeber von der Leistung seines Mitarbeiters hält. Denn ist ein Vorgesetzter mit der Leistung eines Mitarbeiters unzufrieden, vermerkt er dies unter Umständen auch schon mal in der Personalakte.

Das Recht zur Einsicht können Arbeitnehmer während ihrer regulären Arbeitszeit ausüben. Dafür muss der Arbeitgeber die Personalakte vollständig vorlegen. Damit ist auch das Recht des Arbeitnehmers verbunden, Notizen, Abschriften und Kopien von allen in der Personalakte enthaltenen Dokumente anzufertigen. Wird sie EDV-mäßig geführt, kann der Mitarbeiter sogar einen kompletten Ausdruck davon verlangen.

von Ulf Weigelt

Der Sachbuchautor Ulf Weigelt ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in der Kanzlei Weigelt und Ziegler in Berlin, Prenzlauer Berg.