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Die Mail ist die neue Mappe

Viele Firmen ziehen Bewerbungsunterlagen via Mail der ausgedruckten Mappe vor. Wie bei der gedruckten Mappe gilt es auch in der Online-Bewerbung bestimmte Formalien einzuhalten.

Von Thomas Krause

Hohe Stapel mit Bewerbungsmappen gehören in vielen Unternehmen der Vergangenheit an. Die meisten bevorzugen inzwischen digitale Bewerbungen. Viele Firmen nehmen Bewerbungen allerdings nicht per Mail an, sondern haben auf ihrer jeweiligen Website eine Bewerber-Portal eingerichtet. Dort sind die Formalitäten strikt vorgegeben. Dennoch sollte man konzentriert und gut vorbereitet zu Werke gehen, damit beim Kopieren und Einfügen aller wichtigen Daten keine Fehler unterlaufen.

Wer sich per Mail bewirbt, hat da mehr formale Klippen zu umschiffen. Auch, wenn E-Mails weit weniger förmlich sind als Briefe, gilt es dennoch einige Dinge zu beachten. Die grundlegende Aufteilung ist bei Mail-Bewerbungen, dass das Anschreiben in die Mail gehört und Lebenslauf und Zeugnisse in den Anhang. Allerdings unterläuft hier einigen der Fehler, dass ein als Brief vorbereitetes Anschreiben einfach in die Mail kopiert wird - inklusive Postadresse der Firma. Auch der Betreff "Bewerbung um ..." gehört nicht in die Mail selbst, sondern in die Betreffzeile.

Die Größe zählt!

Bei der Größe von Dateianhängen gibt es gleich mehrere Grenzen: "Lebenslauf und Zeugnisse im Anhang sollten eine Größe von drei bis fünf MB nicht überschreiten", sagt Sandra Schumacher, Karriereberaterin aus Hamburg. "Firmen haben aber meist eine Obergrenze von acht bis zehn MB für Dateianhänge, die die Firewall durchlässt." Doch dieses Datenvolumen auszunutzen, gilt bereits als unhöflich.

Die größten Datenmengen entstehen bei den Bewerbungsbildern. Professionelle Aufnahmen vom Fotografen erreichen schnell Dateigrößen von zwei Megabyte oder darüber. Auch wer Fotos selbst einscannt und einen zu hohen DPI-Wert einstellt, kommt auf solche Größen. Nutzen Sie das JPG-Format mit einer Kompression von 60 Prozent. Das erzeugt Bilder in der Größe um 600 Kilobyte. Kostenlose Fotoprogramme wie Irfanview oder Xnview helfen dabei schnell und einfach.

Das PDF ist das Format der Wahl

Für das ideale Dateiformat einer Bewerbung hält Schumacher das PDF. Hierbei ergeben sich nämlich keine unerwünschten Layout-Veränderungen mehr. Doch auch ein PDF sollte man trotzdem noch einmal testen: "Schicke ich nämlich von einem Mac ein PDF auf einen Windows-Rechner, könnten beim Empfänger nur kryptische Zeichen auf dem Bildschirm erscheinen", sagt Schumacher. Doch viele Firmen - wie etwa Siemens - akzeptieren auch andere übliche Dateiformate wie Doc von Microsoft-Word oder das allgemeingültige RTF. Gewöhnlich bieten Textverarbeitungen unter dem Menüpunkt "Speichern unter..." ein Liste mit Formaten. In den kostenlosen OpenOffice/LibreOffice-Pakten ist die Umwandlung der Dokumente in ein PDF bereits eingebaut.

Der Anhang sollte noch einmal ein Deckblatt mit dem Betreff enthalten, auch eine aktuelle Mailadresse sollte genannt werden. "In vielen Firmen wird die Bewerbung weitergeleitet und irgendwann doch einmal ausgedruckt. Da geht ein Anschreiben mit den Kontaktdaten des Bewerbers leicht verloren", sagt Schumacher. Aus dem selben Grund sollte der Dateianhang auch nicht einfach "Bewerbung" genannt werden, sondern den Nachnamen und Vornamen des Bewerbers im Dateinamen enthalten. "Das hilft der Firma, den Überblick zu behalten und zeigt gleichzeitig, dass der Bewerber mitdenkt", sagt Schumacher.

Ordnung durch Ordner!

Klug gewählte Dateinamen helfen auch dem Bewerber selber, den Überblick zu behalten. Bewerber sollten pro Bewerbung einen eigenen Ordner auf ihrem Computer einrichten. Der Ordner sollte den Firmennamen enthalten. Auch das Datum in Form von Jahreszahl, Monat und Datum (etwa: 2013_04_15) hilft, wenn man sich nicht nur auf eine Stelle bewirbt. So kann man auch einschätzen, ob man bei der Firma mal nachfragen sollte, was aus der Bewerbung geworden ist. "Normalerweise bekommt man zumindest eine Eingangsbestätigung. Sonst kann man nach 14 Tagen beim zuständigen Ansprechpartner nachfragen, ob die Bewerbung denn eingegangen ist und bis wann man denn eine Antwort erwarten kann," sagt Schumacher.

In einer Bewerbungsphase kommt man schnell auf eine zweistellige Bewerbungszahl. "Bis 30 Bewerbungen hat man noch ganz gut den Überblick", so Schumacher. "Ab 50 wird das dann deutlich schwieriger." Ab dieser Bewerbungszahl kann ein Tabellendokument für den Durchblick sorgen: Dort können die Bewerbungen mit Daten und Ansprechpartnern eingetragen werden. So weiß man, wann man wo nachfragen muss, wie der Stand des Bewerbungsverfahrens ist.

Auch im E-Mail-Programm sollte für jede Bewerbung ein Ordner angelegt werden. Auf diese Weise lässt sich die gesamte Korrespondenz nach Firmen sortiert ablegen. Verfügt das Mail-Programm über eine Kontaktdatenbank, ist es immer eine gute Idee, die gesammelten Ansprechpartner der Firmen als Kontakte zu speichern. Bei späteren Nachfragen ist der richtige Ansprechpartner viel leichter herauszufinden.

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