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5 unterschiedliche DAM-Softwares im Vergleich – finden Sie Ihr bestes Digital Asset, um effizienter zu arbeiten – unser Test bzw. Ratgeber 2021


Digital-Asset-Management-Systeme, kurz DAM-Systeme, dienen der zentralen und einfachen Speicherung, Organisation und Aufbereitung von digitalen Inhalten. Solche Inhalte können etwa Bilder, Audioaufnahmen, Videos, multimediale Inhalte, Präsentationen und Textdateien sein.

Die Dateien werden automatisch, aber auch manuell durch den Anwender, mit passenden Metadaten, also spezifizierende Zusatzdaten, angereichert, was sie leicht identifizier-, verwalt- und wiederauffindbar macht. Das DAM-System versammelt die digitalen Assets an einem zentralen Ort, auf den die Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff haben, je nach Befugnis eingeschränkt oder frei. Nicht nur organisiert der Nutzer mit dem DAM-System digitale Assets an einem gut überschau- und durchsuchbaren Ort, er automatisiert auch einen großen Teil der üblicherweise anfallenden Arbeitsschritte.

Ein gutes DAM-System vereint viele Business- und Kommunikationsprogramme in einer zentralen Arbeitsoberfläche. Unter anderem können Anwender damit Inhalte unkompliziert mit anderen Abteilungen sowie mit Kunden und Geschäftspartnern teilen. Die Mitarbeiter haben so ein nahtloses Workflow-Erlebnis und können sich voll und ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Unsere Favoriten: 4 DAM-Systeme im großen Vergleich

AdmiralCloud
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4ALLPORTAL
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pixx.io
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Geeignete Unternehmensgröße
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Abbildung
Modell AdmiralCloud Bynder 4ALLPORTAL pixx.io
Geeignete Unternehmensgröße An alle anpassbar An alle anpassbar An alle anpassbar An alle anpassbar
Automatisches Auslesen von Metadaten
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Kostenloser Testzeitraum 28 Tage 30 Tage Individuell 30 Tage
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1. AdmiralCloud: Eine umfangreiche DAM-Plattform mit intuitiver Bedienung

AdmiralCloud ist ein Projekt der mmpro film- und medienproduktion GmbH, die nach der erfolglosen Suche nach einer passenden Mediendatenbank ein eigenes cloudbasiertes DAM-System entwickelte. Anfangs stand die Verwaltung von Bildern und Videos im Fokus; inzwischen hat der Anbieter den Funktionsumfang auf Text- sowie Audio-Dateien ausgeweitet und AdmiralCloud mit zahlreichen innovativen Features zu einer umfangreichen, modernen DAM-Plattform ausgebaut.

Kunden wählen zwischen den vier Leistungspaketen Basic, Medium, Large und Enterprise, die sich vor allem im Funktionsumfang, Speicherplatz und in der Nutzeranzahl unterscheiden. Alle Besonderheiten und Preise der einzelnen Tarife finden Interessenten in einer Übersichtstabelle auf der Anbieter-Website. Ihre gewählte Version können sie vier Wochen lang kostenlos testen. Die Mindestlaufzeit beträgt jeweils zwölf Monate, die Kündigungsfrist einen Monat. Unabhängig davon wechseln Kunden bei Bedarf jederzeit zu einer umfangreicheren AdmiralCloud-Version.

Zu den Basisfunktionen, die in allen Paketen enthalten sind, zählen die Verwaltung von Bildern und Videos, zahlreiche Filter-, Such- und Sortieroptionen, das Umwandeln von Dateien in diverse Formate sowie das Einbinden von Medien auf Websites und Social-Media-Kanälen. Zudem erstellen AdmiralCloud-Nutzer individuelle digitale Medien-Portfolios und können Assets von ihrem Endgerät, per URL oder über eine Dropsite in ihr DAM-System hochladen.

Ab dem Leistungspaket Medium ist zusätzlich die Verwaltung von Textdateien enthalten. Außerdem können Anwender ab dieser Version Zusatzfunktionen hinzubuchen, etwa eine Videostatistik, eine umfangreiche Mediathek und eine Spracherkennung.

success

Besonderheit: Ab dem Leistungspaket Medium buchen Kunden optional das Tool Smart Cropper hinzu. Es erkennt automatisch wesentliche Bildbereiche und wählt diese für Zuschnitte aus. Auf diese Weise lassen sich große Mengen Bilder für verschiedene Nutzungszwecke, etwa für Social-Media-Portale oder die mobile Version der Website, anpassen, ohne sie manuell zuschneiden zu müssen.

Die Organisation der Assets folgt in AdmiralCloud keiner starren Ordnerstruktur, sondern basiert auf Metadaten und Tags, nach denen Nutzer ihre Plattform gezielt durchsuchen und sortieren können. Somit wird eine stark verzweigte, unübersichtliche Verzeichnisstruktur vermieden und es besteht keine Gefahr, Dateien versehentlich in einem falschen Ordner abzulegen.
Mit seiner aufgeräumten Benutzeroberfläche und klar strukturierten Menüs ist AdmiralCloud sehr intuitiv bedienbar und ideal für Nutzer ohne vorherige Erfahrung mit DAM-Systemen. Wer dennoch auf Probleme stößt, liest in einem umfangreichen, gut verständlichen Handbuch nach, das deutsch- und englischsprachig verfügbar ist. Alternativ wenden sich Kunden per E-Mail oder telefonisch an den Support.

2. Bynder: Modular aufgebaute DAM-Lösung für Unternehmen jeder Größe

Bynder setzt auf ein modular aufgebautes SaaS-Modell mit insgesamt sechs Bausteinen, die Kunden beliebig kombinieren können. Mit dem DAM-Modul erhalten sie die wichtigsten Basisfunktionen, um ihre Assets zu organisieren. Dateien lassen sich in allen gängigen Formaten in die Bynder-Datenbank importieren. Dabei liest das Tool Metadaten automatisch aus. Diese können Anwender zudem manuell ergänzen. Dank einer Schnellsuche und diverser Filteroptionen sind alle Assets problemlos zu finden.

Abgelegt werden die Dateien in einem individualisierbaren Filtersystem. Unabhängig davon gruppieren Nutzer Assets bei Bedarf in Kollektionen, die sie per Weblink mit Kunden oder Kollegen teilen können.

Ihr DAM können Bynder-Kunden um die Module Video Brand Studio, Digital Brand Templates, Print Brand Templates, Brand Guidelines, Creative Workflow und Bynder Analytics ergänzen. Außerdem bietet die Software eine Vielzahl an Integrationen innerhalb Ihres Tech-Stacks. Das Projektmanagement-Modul Creative Workflow enthält unter anderem ein Dashboard zur Übersicht über alle Projekte, anstehende Aufgaben und Deadlines.

Die Kosten für das DAM-System richten sich nach dem gewählten Funktionsumfang, der Nutzeranzahl und der Speicherkapazität. Interessierte müssen den Preis für ihre DAM-Lösung entweder per Kontaktformular oder telefonisch erfragen. Bevor sie sich für Bynder entscheiden, können sie eine abgespeckte Form des DAM-Systems 30 Tage lang kostenlos testen.

success

Besonderheit: In der kostenlosen Testversion beweist Bynder Liebe zum Detail. Interessierte probieren sich in dem DAM-System der imaginären Musik-Streaming-Plattform Wave aus, wo sie mit einer Vielzahl vorhandener Assets die wichtigsten Funktionen testen können.

Bynder setzt auf eine übersichtliche Nutzeroberfläche und intuitive Bedienbarkeit. Integrierte Tutorials helfen Einsteigern dabei, sich in dem Tool zurechtzufinden. Der Upload von Assets erfolgt entweder bequem per Drag-and-drop oder über einen Import-Button. Während des Uploads können Nutzer uneingeschränkt mit dem Tool weiterarbeiten und auch die hochladenden Dateien mit zusätzlichen Metadaten und Tags anreichern.

In einer umfangreichen Wissensdatenbank, der Knowledge Base, finden Nutzer Erklärungen zu allen Funktionen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen. Allerdings ist diese bislang nur in englischer Sprache verfügbar. Wer darüber hinaus Hilfe benötigt, wendet sich per E-Mail oder telefonisch an den Bynder-Support. Dieser ist rund um die Uhr erreichbar. Für Preisanfragen vereinbaren Interessierte über den Byndie Bot einen Termin für eine telefonische Beratung.

3. 4ALLPORTAL: DAM- und PIM-System in einem

4ALLPORTAL ist ein Produkt der 4ALLPORTAL GmbH, das seit 2001 innovative Softwarelösungen anbietet. Das DAM-System ist in drei verschiedenen Versionen erhältlich, die Kunden jeweils um diverse Zusatzfeatures erweitern können:

  • Basic: für kleine Unternehmen
  • Advanced: für mittelständische bis große Unternehmen
  • Enterprise: für höchste Ansprüche

Kunden haben jeweils die Wahl zwischen einer cloudbasierten SaaS-Lösung und einer On-Premises-Installation auf einem eigenen Server. Interessierte finden auf der Anbieter-Website eine Übersicht über die drei Tarife und alle enthaltenen sowie hinzubuchbaren Features. Lediglich die Preise müssen sie beim Hersteller erfragen, da sich die konkreten Kosten nach der gewählten Lizenz sowie dem Funktionsumfang richten und sich erst in einem Beratungsgespräch ergeben.

success

Besonderheit: Im Gegensatz zu vielen anderen DAM-Anbietern bezahlen 4ALLPORTAL-Kunden nicht pro Nutzer. Stattdessen sind in allen Leistungspaketen standardmäßig fünf Nutzer inbegriffen. Bei Bedarf buchen Unternehmen mit dem Superflat-Modell eine unbegrenzte Nutzeranzahl hinzu – vor allem für große Firmen ein lohnendes Preismodell.

Mit allen drei 4ALLPORTAL-Versionen lassen sich Bilder, Videos, Audio-Dateien und Dokumente in gängigen Formaten verwalten. Zu den Basisfunktionen von 4ALLPORTAL zählen individuelle Suchmasken, die Volltext- und Farbsuche, diverse Filteroptionen und die Duplikatsprüfung. Praktisch: Je nach Benutzerrolle lassen sich unterschiedliche Metadaten-Attribute bereitstellen, sodass Mitarbeiter nur die sehen, die für sie relevant sind. Außerdem können 4ALLPORTAL-Nutzer direkt im DAM-Tool Bilder zuschneiden, drehen, spiegeln und die Auflösung anpassen. Videos schneiden und komprimieren sie ohne zusätzliche Software.

Um sich untereinander zu organisieren, legen Nutzer in 4ALLPORTAL Aufgaben mit einzelnen Arbeitsschritten und Fristen an. Zusätzlich können sie einzelne Assets mit Notizen versehen. Eine Besonderheit von 4ALLPORTAL ist das integrierte PIM-System (Product Integration Management). Damit lassen sich Produktdaten, etwa für Online-Shops, effizient und übersichtlich verwalten. Unter anderem übernehmen intelligente Felder das Umrechnen von Werten wie Währungen oder Größen.

4ALLPORTAL überzeugt mit einer intuitiven Bedienung und einer klar strukturierten Nutzeroberfläche. Übersichtliche Navigationsmenüs und klar gekennzeichnete Funktionen ermöglichen einen unproblematischen Einstieg in die Arbeit mit der DAM-Software. Lediglich die Hilfe-Schaltfläche, die sich unter dem Nutzerprofil versteckt, könnte etwas prominenter platziert sein. Über diese gelangen Nutzer zu einer ausführlichen Dokumentation, die alle Funktionen verständlich erklärt. Bei technischen Problemen oder Fragen wenden sich Kunden an den rund um die Uhr erreichbaren Servicedesk.

4. pixx.io: DAM-System mit klarem Fokus auf der Bildverwaltung

Während viele DAM-Anbieter weitere Tools, etwa zur Datenanalyse oder zum Projektmanagement, bereitstellen, konzentriert sich pixx.io ganz auf die Verwaltung digitaler Assets. Weitere Tools anderer Anbieter lassen sich aber über die offene API an pixx.io anbinden.

Das DAM-System ist in drei Versionen für verschiedene Unternehmensgrößen erhältlich:

  • pixx.io team für kleine Unternehmen mit 25 Gigabyte Speicherplatz
  • pixx.io team pro für mittelgroße Unternehmen mit 50 Gigabyte Speicherplatz
  • pixx.io server als On-Premises-Variante für große Unternehmen

Für pixx.io server bezahlen Kunden einmalig. Dafür erhalten sie eine unbefristete Lizenz für fünf Nutzer, die sie bei Bedarf gegen einen Aufpreis aufstocken. Bei den SaaS-Lösungen pixx.io team und team pro fällt pro Nutzer eine monatliche Gebühr an. Die Preise und enthaltenen Features listet pixx.io übersichtlich und transparent auf der Anbieter-Website auf. Bevor sie sich für das DAM-System entscheiden, können Interessenten das Tool 30 Tage kostenlos testen.

Zu den Basisfunktionen, die in allen pixx.io-Varianten enthalten sind, zählen eine Suchfunktion mit Autovervollständigung, einige Filter- und Sortieroptionen sowie das automatische Erkennen von Duplikaten. Metadaten werden beim Import automatisch ausgelesen. Im Anschluss können Nutzer sie bearbeiten und zusätzliche Metadatenfelder anlegen. Die Dateien in ihrem DAM-System fügen Nutzer Kollektionen hinzu, die sie intern und extern teilen können.

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Besonderheit: Das DAM-Tool pixx.io ist dank Apps für Android und iOS auch auf dem Smartphone oder Tablet nutzbar. Damit laden Nutzer sogar von unterwegs aus Assets problemlos in ihr DAM-System. Filtern, Durchsuchen und Editieren sind mit der mobilen Version ebenso möglich.

Das Importieren von Dateien erfolgt mit pixx.io entweder per Drag-and-Drop oder über den Button „Dateien hinzufügen“. Auch der Import ganzer Ordner ist möglich. Allerdings lassen sich während des Uploads keine Metadaten und Schlagwörter bearbeiten oder hinzufügen.

Die Benutzeroberfläche von pixx.io ist schlicht und übersichtlich gehalten. Insgesamt ist die Bedienung, lediglich das Auswählen von Dateien sowie das Abspeichern von Änderungen sind nicht sehr intuitiv und erfordern mehrere Klicks. Einsteiger sollten zumindest eine kurze Einarbeitungszeit einplanen.

Informationen zu allen wichtigen Funktionen finden Nutzer im deutschsprachigen Helpcenter. Persönlichen Kontakt zum pixx.io-Support nehmen sie telefonisch, per E-Mail oder über ein Kontaktformular auf.

5. Canto: DAM, Branding und Projektmanagement

Canto ist ein cloudbasiertes DAM-System mit vielen Funktionen zum Organisieren, Suchen und Teilen von Medien. Nutzer speichern ihre Dateien in Ordnern oder Alben und sortieren sie darin alphabetisch, nach Datum oder Dateityp. Darüber hinaus versehen sie ihre Assets mit Metadaten und Schlagwörtern, um noch gezielter danach suchen zu können. Neben Ordnern und Alben legen Anwender persönliche Favoritensammlungen an. Außerdem lassen sich Bilddateien mit einem Wasserzeichen versehen.

Ihre Assets können Nutzer direkt aus der DAM-Plattform mit anderen teilen. Das funktioniert per E-Mail, über Social-Media-Kanäle wie Twitter, Facebook und YouTube oder Cloud-Speicher-Dienste wie Dropbox und Google Drive. Beim Teilen per Mail erhält der Empfänger einen Download-Link, für den Nutzer ein Ablaufdatum festlegen.

Zusätzlich zu den DAM-Funktionen enthält Canto einige Features zum Projektmanagement. Dazu zählen ein Dashboard mit Aktivitäts-Feed und Statistiken sowie Arbeitsbereiche für Redakteure und Administratoren. Zudem arbeiten Anwender mit Workflows. Dabei können sie Nutzern spezifische Aufgaben zuordnen und diese mit Deadlines versehen. Einzelne Arbeitsschritte lassen sich von den Nutzern kommentieren.

Unterschiedliche Leistungspakete bietet Canto nicht an. Die Preise richten sich nach der Nutzeranzahl und Speicherkapazität. Interessenten müssen sie beim Anbieter anfragen. Mit der kostenlosen Testversion haben sie die Möglichkeit, Canto 15 Tage lang kostenlos auszuprobieren. Dafür ist eine Registrierung beim Anbieter notwendig.

success

Besonderheit: Neben dem cloudbasierten SaaS-Modell bietet Canto als On-Premises-Lösung die Software Cumulus an. Sie wird auf dem lokalen Server des Kunden installiert und lässt sich flexibel an individuelle Unternehmensansprüche anpassen. Interessenten kontaktieren den Anbieter, um eine Live-Demo zu erhalten.

Nutzer, die zum ersten Mal mit Canto arbeiten, werden mit einer Einführung begrüßt, die sie durch die wichtigsten Funktionen führt. Diese sind alle einfach zu finden und intuitiv bedienbar. Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert. Bei Bedarf blenden Nutzer die Ordnerstruktur am linken Bildschirmrand einfach aus. Zudem wählen sie zwischen verschiedenen Ansichten wie einer Listen- und einer Miniaturansicht.

Die Plattform ist in verschiedenen Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch und Spanisch, verfügbar. Die gewünschte Sprache stellen Nutzer einfach in ihrem Profil ein.
Auf der Canto-Website finden Interessenten eine Knowledge Base, die sie gezielt nach Schlagwörtern durchsuchen können. Tutorial-Videos erleichtern Anwendern zusätzlich den Einstieg in die Arbeit mit dem DAM-System. Der Canto-Support ist über ein Kontaktformular, per E-Mail sowie Telefon zu erreichen.

Was ist ein „Digital Asset“?

DAM-Software VergleichDer Begriff „Asset“ entstammt dem wirtschaftlichen Bereich und bezeichnet eigentlich einen Vermögensgegenstand oder Vermögenswert eines Unternehmens. Im ursprünglichen Sinne sind also Aktien, Devisen oder Immobilien Assets. Doch auch das zentrale Tätigkeitsfeld eines Unternehmens kann ein Asset sein. Bezogen auf die Datenbestände von Content-Agenturen, Redaktionen und Online-Shops sind Digital Assets quasi digitale Vermögenswerte. Ihr Wert liegt in ihrem Informationsgehalt, ihrem Anwendungspotenzial, den Nutzungsrechten und den Kosten ihrer Erstellung.

Wo kommen DAM-Systeme zum Einsatz?

Nahezu jedes Unternehmen arbeitet heutzutage mit digitalen Assets. Und jedes davon verwendet bereits DAM-Systeme, auch wenn es das vielleicht nicht weiß, weil sie rudimentär und wenig funktional sind. In den meisten Fällen kommt ein firmeninterner Server zum Einsatz, auf dessen Festplatte die Mitarbeiter ihre Assets ablegen. Oft behelfen sich Firmen auch mit Dropbox und anderen Cloud-Diensten. Dort passiert aber schnell dasselbe wie in vielen WG-Küchen: Verschiedene Ordnungssysteme treffen aufeinander und nach einer Weile ist nichts mehr wiederzufinden. Diese Unordnung kann im Unternehmen gravierende Folgen haben, etwa wenn ein Mitarbeiter unwissentlich ein unautorisiertes Bild verwendet und dann eine Urheberrechtsklage ins Haus flattert. Daher ist ein DAM-System prinzipiell für jedes Unternehmen, das in irgendeiner Form mit digitalem Content arbeitet, ein Muss. Prädestinierte Einsatzbereiche von Digital-Asset-Management-Systemen sind beispielsweise:

  • Die Musikindustrie
  • Die Druckindustrie
  • Die Marketing- oder Presseabteilungen von Firmen
  • Presse- und Rundfunkarchive
  • Informations- und Dokumentationszentren

Die Vorteile einer DAM-Software

VorteileDAM-Software vereinfacht die Arbeit mit Dateien und sorgt für Ordnung. Damit spart sie Unternehmen Zeit und Geld. Außerdem erleichtert sie die Zusammenarbeit.

Zeit und Geld sparen

In einem DAM-System sind alle Dateien in einer zugänglichen und für jeden Mitarbeiter überschaubaren Struktur sortiert. Dateien gehen nicht verloren, verwirrende Duplikate oder unnötige Versionen entstehen gar nicht erst. Stattdessen legt das DAM-Programm eine Masterdatei von jedem Asset an, die es nach jeder Bearbeitung aktualisiert. Wo sie zu finden ist, erschließt sich dank simpler Menüführung und effizienter Sortierfunktionen sofort. Statt Dateien zu suchen, gehen Mitarbeiter bereits das nächste Projekt an.

Verwenden Content-Unternehmen eine Serverfestplatte oder einen Cloud-Dienst für ihre Dateien, verwaltet üblicherweise jede Abteilung ihre Arbeitsmaterialien in gesonderten Partitionen. Die Bilderabteilung schlägt sich eigene Pfade in den Dschungel der Festplattendaten, die Redakteure bauen für ihre Texte Patchwork-Siedlungen mit Ordnern und Unterordnern, das Lektorat erschafft Textversionen mit Änderungen und Anmerkungen in einem wiederum anderen Bereich. Benötigt eine Abteilung eine bestimmte Datei, sei es ein bearbeitetes Bild oder ein Text mit den Anmerkungen eines bestimmten Kollegen, beginnt möglicherweise eine zeitraubende Expedition in die Untiefen der Festplatte. Noch komplizierter kann es werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und eine kryptische Ordnerstruktur hinterlässt. Auch wenn das nur ab und zu passiert, kostet es viel Zeit, die man besser in kreative Arbeit stecken könnte.

Vereinfachte Zusammenarbeit

DAM-Software TestDAM-Softwares verknüpfen die Vielzahl von bestehenden Einzelprogrammen zu einer universellen Arbeitsoberfläche. Das Wechseln zwischen Softwares entfällt somit, stattdessen geschieht alles innerhalb einer Arbeitsoberfläche. Darüber hinaus verfügen DAM-Systeme von Haus aus über eine große Anzahl an Tools, mit denen Anwender Formatkonvertierungen schnell und einfach selbst vornehmen. Sie laden die Masterdatei des gesuchten Assets einfach in dem Format herunter, das sie gerade benötigen, ob als JPEG, PNG, PDF, XML, APIS oder JSON, ob Word, Excel, Outlook oder InDesign.

Insbesondere in Unternehmen, die Content erstellen oder Marken verwalten, arbeiten verschiedene Bereiche eng zusammen – etwa Text- und Bildredakteure, die Präsentationen, Artikel und Broschüren entwerfen. Dabei kommen diverse Spezialsoftwares zum Einsatz, mit denen die Mitarbeiter die verschiedenen Bearbeitungsschritte vornehmen. Wünscht sich beispielsweise ein Texter eine Änderung an einem Bild, müsste er, sofern ihm keine DAM-Software zur Verfügung steht, dafür die Grafikabteilung beauftragen.

Einfacher Zugriff dank Cloud

Moderne DAM-Systeme arbeiten cloudbasiert. Berechtigte Nutzer haben von jedem internetfähigen Gerät aus Zugriff auf die gespeicherten Dateien. Selbst mit einem Tablet können sie auf die benötigten Assets zugreifen, denn DAM-Systeme liefern Dateien automatisch so an Endgeräte aus, dass diese sie darstellen können.

Schutz vor unbefugtem Zugriff

Nicht jeder Mitarbeiter eines Unternehmens, und schon gar nicht jeder Geschäftspartner, dem man Unterlagen verfügbar machen möchte, soll auf alle Assets im Datenbestand vollen Zugriff haben. Darum verfügen DAM-Systeme über fein ausdifferenzierte Rechtevergabe-Funktionen. Mit ihnen legen Administratoren fest, welche Abteilungen und Mitarbeiter welche Zugriffsrechte haben, ob sie Dateien etwa nur einsehen oder auch bearbeiten dürfen. Temporäre Zugriffserlaubnisse können sie ebenfalls erteilen, wenn beispielsweise ein externer Mitarbeiter für kurze Zeit die Broschüren in einem bestimmten Ordner zur Weiterbearbeitung aufrufen darf.

Um wertvolle Assets wie zu veröffentlichende Bilder zu schützen, versehen DAM-Softwares sie auf Wunsch automatisch mit Wasserzeichen. Auch praktisch: Bilder, für die ein Unternehmen ein zeitlich begrenztes Copyright erworben hat, verbergen DAM-Systeme automatisch mit dem Ablaufdatum der Lizenz, sodass kein Mitarbeiter aus Versehen unautorisiertes Material verwenden und eine Urheberrechtsklage auf sich ziehen kann.

Wie trägt ein DAM-System zum Brand-Management bei?

FragezeichenUm eine Marke aufzubauen, ein öffentliches Image zu pflegen und im Bewusstsein von Konsumenten sowie Geschäftspartnern zu bleiben, ist eine breitgefächerten Präsenz auf vielen verschiedenen Kommunikationskanälen nötig. Allerdings bedarf es dazu auch einer aufwendigen Übersicht und Verwaltung. Man muss wissen, auf welchen Websites beziehungsweise wie vielen Mikro-Sites man sich mit welchen laufenden oder auslaufenden Kampagnen platziert hat, welche Social-Media-Kanäle man mit welchen Posts bespielt hat und welche Werbepartner gerade welche Logos, Präsentationen und Ads verwenden. DAM-Softwares brechen all diesen Verwaltungsaufwand auf eine simple One-Click-Prozedur herunter. Sämtliche Kampagnen und dazu verwendete Assets befinden sich an einem zentralen Ort und werden direkt aus dem DAM-System in die digitale Welt ausgespielt.

Dank Schnittstellen zu Content-Management- und Produktinformations-Systemen (CMS und PIM) sowie Cloud-Services müssen Mitarbeiter das DAM-System nicht verlassen, um die Assets zu platzieren. Alles geschieht innerhalb der einen gemeinsamen Arbeitsoberfläche. Wer sie wann, wie lange und wo verwenden darf, ist leicht einsehbar. Mit ihrem festgelegten Ablaufdatum enden Kampagnen, und danach sehen Anwender auf einen Blick, wo Assets wann gezeigt und wieder entfernt worden sind.

Verschiedene Lizenzmodelle

Grundsätzlich sind Software-Lösungen in die Kategorien SaaS (Software as a Service) und On-Premises unterteilbar. Bei On-Premises-Lösungen kaufen Nutzer eine beziehungsweise mehrere Lizenzen und installieren die Software auf dem eigenen Endgerät oder Server. SaaS-Modelle arbeiten hingegen cloudbasiert. Eine Installation ist nicht notwendig. Stattdessen läuft das Programm auf Servern des Anbieters und Nutzer greifen über den Browser darauf zu. Sie erwerben in der Regel keine zeitlich unbegrenzte Lizenz, sondern zahlen monatlich oder jährlich eine festgelegte Gebühr für die Nutzung. Um Updates kümmert sich der Anbieter.

Im Bereich DAM-Software hat sich mittlerweile die SaaS-Variante klar durchgesetzt. So gut wie alle modernen DAM-Systeme sind cloudbasiert und werden von Nutzern für festgelegte Zeiträume gebucht. Je nach Anbieter können sich Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Zahlungsintervalle unterscheiden. Häufig beträgt die Mindestlaufzeit aber ein Jahr und die Kündigungsfrist ein bis drei Monate.

Bei vielen DAM-Anbietern wählen Nutzer zwischen mehreren Paketen, die sich im Funktionsumfang und der Nutzeranzahl unterscheiden. Eine beliebte Unterteilung erfolgt nach Unternehmensgröße, etwa ein Basis-Paket für Start-Ups sowie je ein Angebot für kleine, mittlere und große Unternehmen. Oftmals lassen sich Nutzeroberfläche und Funktionsumfang gegen einen Aufpreis individuell anpassen. Während einer kostenlosen Testphase können Unternehmen sicherstellen, dass das DAM-System ihren Anforderungen gerecht wird.

Die Funktionen von DAM-Systemen

Die beste DAM-SoftwareDer Funktionsumfang eines DAM-Systems entscheidet darüber, wie gut die Software auf die Ansprüche in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist. Dabei versuchen Anbieter teilweise, sich von der Konkurrenz abzuheben, indem sie auf spezielle Einsatzzwecke konzipierte Zusatzfeatures implementieren. Generell aber gehören zu den unverzichtbaren Basis-Funktionen die folgenden:

Dateien importieren und exportieren

Der Upload von Dateien jedes Formats und jeder Größe in ein DAM-System ist komfortabel per Drag-and-drop und per Stapelverarbeitung möglich, aber auch klassisch über Dateipfade. Sie haben meist zwei Möglichkeiten: Entweder laden Sie eine Kopie der Originaldatei in das Management-System hoch, woraufhin Sie das Original löschen können. Oder Sie verknüpfen einen Bereich Ihres Dateiservers mit dem DAM-System, sodass jede auf Ihrem Server angelegte, bearbeitete oder gelöschte Datei automatisch mit einem Asset im DAM-System verknüpft, mit entsprechenden Metadaten versehen und fortan aktualisiert wird. Möchten Sie Dateien exportieren, greifen Sie von jedem geeigneten Endgerät auf das DAM-System zu und finden in der vertrauten Oberfläche alle Ihre Assets vor.

Dateien verwalten und bearbeiten

Ihre im DAM-System angelegten Ordner und Alben verwalten Sie mit detaillierten Sortierfunktionen, Schlagworten und Kategorien. Ob und in welcher Form Mitarbeiter Assets nutzen dürfen, legen Sie in der Rechteverwaltung fest. So entscheiden Sie etwa, ob jemand auf ein hochauflösendes Originalbild oder ein Thumbnail mit digitalem Wasserzeichen zugreifen darf. Ihre Assets können Sie kommentieren, bearbeiten und für andere Personen freigeben, ohne die Arbeitsoberfläche des DAM-Systems zu verlassen. So behalten Sie den Überblick und die Kontrolle darüber, wo sich Ihre Assets gerade befinden und wann sie nicht mehr von Ihnen oder anderen verwendet werden sollten.

Dateiformate konvertieren

Achtung: Das sollten Sie wissen!DAM-Systeme geben Ihre Assets in vielen unterschiedlichen Formaten aus, ob Sie sie nun gerade als Word-Dokument, PDF oder Foto brauchen oder eine Videodatei in einem bestimmten Format bearbeiten möchten. Auch Ihre E-Mails und deren Anhänge sind mit DAM stets ordentlich und wiederauffindbar katalogisiert. Ausgewählte Assets werden beim Export in das Format umgewandelt, das Sie gerade benötigen, sodass Sie sie direkt bearbeiten können. Beachten Sie jedoch, dass DAM-Systeme dabei ihre Grenzen haben. Sie können mit ihnen beispielsweise zwar die Größe und das Format eines Bildes anpassen, Ihre Adobe-Photoshop-Lizenz sollten Sie aber trotzdem nicht gleich kündigen: Professionelle Arbeitsprogramme mit all ihren Spezialtools kann ein DAM-System nicht ersetzen. Allerdings lassen sich solche Programme häufig dank offener API-Schnittstelle an das DAM-System anbinden.

Dateien versionieren und archivieren

Das DAM-System legt eine Masterdatei aller hinzugefügten Assets an und aktualisiert sie nach jeder Bearbeitung. Außerdem protokolliert es Änderungen an einer Datei automatisch und bildet sie in verschiedenen Versionen ab, auf die Sie weiterhin Zugriff haben. So können Sie nicht nur Ihre eigenen Bearbeitungsschritte an einem Asset archivieren, sondern auch die Änderungen anderer Mitarbeiter nachvollziehen und bei Bedarf rückgängig machen. Das gewährleistet eine klare Übersicht über all Ihre Arbeitsprozesse und verhindert beispielsweise, dass Dateien unnötig dupliziert, in andere Ordner kopiert oder versehentlich gelöscht werden.

Dateien mit Metadaten anreichern

Bei zehntausenden Assets kann die Suche nach bestimmten Dateien trotz simpler Navigation in aufwendige Scroll- und Klickarbeit ausarten. Damit Sie nicht alle Dateien durchforsten und sichten müssen, reichern DAM sie mit Metadaten an, einige sogar auf den Inhalt bezogen. Ein Foto mit verschneitem Berggipfel und klarem Himmel etwa erhält nicht nur Metadaten über Aufnahmedatum, Größe und Nutzungsrechte, sondern kann zusätzlichen mit inhaltlichen Tags wie „blau“, „weiß“, „Schnee“ und „Berg“ versehen werden. Suchen Sie nun Motive für ein alpines Thema, finden Sie anhand entsprechender Suchbegriffe alle geeigneten Bilder. Essenzielle Metadaten ordnen DAM-Systeme automatisch zu, Sie können jedoch beliebige weitere hinzufügen.

Metadaten

DAM-Software Test und VergleichOhne Metadaten kann kein Digital-Asset-Management-System seinen Mehrwert gegenüber bloßen Storage-Servern ausspielen. Metadaten sind Informationen, die anderen Daten wie etwa Bildern beigeordnet sind und sie beschreiben. Kurz gesagt: Metadaten sind Daten über Daten. Sie dienen der Organisation und dem schnellen Finden von Dateien.

Viele Programme lesen Metadaten beim Import automatisch aus. Solche Softwares sortieren die importierten Medieninhalte nach bestimmten Kriterien, etwa nach ihrem Verwendungszweck oder dem Aufnahmedatum. Zudem können einige DAM-Programme die Metadaten in verschiedene Sprachen übersetzen, was für internationale Unternehmen relevant ist.

Metadaten existieren in verschiedenen Formaten. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen den drei Klassen der technischen, der beschreibenden und der administrativen Metadaten.

Beispiele für Metadaten

Bei Bild-Assets beschreiben Metadaten beispielsweise:

  • Format und Größe
  • Urheber
  • Aufnahmedatum, -zeit und -ort
  • Copyright-Status
  • Farben
  • Inhalte wie Gebäude, lächelnde Gesichter, Hände oder Menschengruppen

Zu typischen Metadaten von Video-Assets zählen:

  • Format, Größe und Spieldauer
  • Urheber, Aufnahmedatum, -zeit und -ort
  • Copyright-Status
  • Farbkorrektur und Lichtverhältnisse

Bei Audio-Assets gibt es unter anderem Metadaten zu:

    Tipps & Hinweise

  • Format
  • Titel
  • Interpret
  • Name des Albums
  • Genre
  • Tempo
  • Tonart

Bei Office-Dokument-Assets sind folgende Metadaten geläufig:

  • Autor und Bearbeiter
  • Dokumentenname
  • Dokumententyp
  • Thema und Stichwörter zum Inhalt

Was ist Media-Asset-Management?

Media-Asset-Management unterscheidet sich mittlerweile kaum mehr von Digital-Asset-Management, vielmehr ist es eine Unterkategorie von DAM. Wie auch DAM bezeichnet MAM eine Software für das Speichern, Organisieren und Verarbeiten von Mediendateien, insbesondere von Bildern und Videos. Die Unterscheidung zwischen DAM und MAM war in der Vergangenheit bedeutsamer, ist aber auch heute noch anzutreffen. Sie rührt daher, dass frühere DAM-Programme üblicherweise keine Rich-Media-Assets verwalten konnten. Mit der steigenden Popularität von Rich-Media-Assets und der Verbreitung des HTML-5-Standards entwickelten sich DAM-Systeme weiter, um auch derlei Assets implementieren zu können.

info

Was sind Rich-Media-Assets? „Rich Media“ bezeichnet eine bestimmte Art der Online-Werbung. Erweiterte und aufmerksamkeitswirksame Funktionen wie audiovisuelle Elemente sollen Internetnutzer zu einer Interaktion animieren. Während traditionelle Werbebotschaften auf Text- oder Bildanzeigen basieren, ermöglichen Rich-Media-Assets etwa Expendable- oder Floating-Anzeigen. Zusätzlich erfassen Rich-Media-Anzeigen, wie lange und umfangreich sich Betrachter mit ihnen befassen, was genaue Impact-Analysen ermöglicht.

Darauf sollten Sie achtenMAM-Systeme sind heute spezialisiertere und besonders für den Bereich der Online-Werbung geeignete DAM-Systeme, mit denen Anwender Medien wie Bilder, Videos, Audios, grafische Dokumente oder Produktbroschüren organisieren und bearbeiten. Formate und Auflösungen von Rich-Media-Assets rechnen sie automatisch passend zu den jeweiligen Anforderungen um.

Was ist Video-Asset-Management?

Video-Asset-Management bezeichnet eine wiederum speziellere Form von Media-Asset-Management. VAM-Systeme fokussieren sich auf die Speicherung, Verwaltung und Bearbeitung von digitalen Videoinhalten, weshalb sie einige für diese Aufgabe maßgeschneiderte Features mitbringen. Die Organisation großer Mengen von Video-Assets geht mit besonderen Anforderungen einher. Die Zuweisung von Metadaten kann weit anspruchsvoller als bei Bild- oder Dokumentendateien sein. Die Möglichkeit, kurze Vorschau-Clips zu generieren, ist sehr hilfreich für die Verwaltung. VAM-Systeme optimieren außerdem das Hochladen und Bearbeiten von Videodateien, welche üblicherweise eine hohe Bandbreite und große Speicherkapazität beanspruchen.

DAM-Software-Liste 2021: Finden Sie Ihre beste DAM-Software

  Produkt Datum Preis  
1. AdmiralCloud 08/2021 Preis prüfen Zum Angebot
2. Bynder 08/2021 Preis prüfen Zum Angebot
3. 4ALLPORTAL 08/2021 Preis prüfen Zum Angebot
4. pixx.io 08/2021 Preis prüfen Zum Angebot
5. Canto 08/2021 Preis prüfen Zum Angebot
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