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Die 7 besten Projektmanagement-Softwares im Vergleich – 2019 Test und Ratgeber

Projektmanagement ist ein komplexes Themengebiet. Für das erfolgreiche Planen, Steuern und Abschließen eines Projektes muss der Projektleiter den Überblick über Termine, Budgets und Arbeitsfortschritte behalten. Außerdem ist die Kommunikation zwischen Teammitgliedern untereinander sowie Team und Projektleiter für das Gelingen unerlässlich.

Projektmanagement-Software (kurz PMS) bietet für diese Anforderungen die richtige Unterstützung. Mithilfe dieser Anwendungen behalten Projektmanager oder Teamleiter den Überblick über Budget, Termine und Deadlines, sie verteilen die Aufgaben im Team und können Reports und Analysen zum Fortschritt des Projektes erstellen. Je nach Ausstattung der Software können Projektmitarbeiter über einen integrierten Chat miteinander kommunizieren, Dateien austauschen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

Insgesamt ermöglicht die softwaregestützte Verwaltung von Projekten eine effiziente Koordination von Aufgaben. Unternehmen profitieren davon, da sie Projekte schneller abschließen und damit wertvolle Arbeitszeit sowie Kosten sparen.

Wir haben uns die Angebote von acht der bekanntesten Projektmanagement-Softwares genauer angeschaut und miteinander verglichen. Dazu gehören unter anderem Wrike, factro, Teamleader und monday. Zudem informieren wir in einem umfassenden Ratgeber, was der Markt an Projektmanagement-Software zu bieten hat und worauf Sie bei der Auswahl eines passenden Programmes achten sollten.

Die 4 besten Projektmanagement-Softwares im Vergleich auf STERN.de

monday
Leistungspakete
4
Basispreis
21 bis 98€
Kostenstruktur
Gruppe/Monat
Herkunftsland
USA
Kostenlos testen
30 Tage
Kanban-Ansicht
Deutsche Version
Zum Angebot
Erhältlich bei
21,00€
Wrike
Leistungspakete
5
Basispreis
$9,80 bis k.A.
Kostenstruktur
User/Monat
Herkunftsland
USA
Kostenlos testen
14 Tage
Kanban-Ansicht
Deutsche Version
Zum Angebot
Erhältlich bei
8,67€
factro
Leistungspakete
5
Basispreis
7,99€ bis 29,99€
Kostenstruktur
User/Monat
Herkunftsland
Deutschland
Kostenlos testen
14 Tage
Kanban-Ansicht
Deutsche Version
Zum Angebot
Erhältlich bei
7,99€
Teamwork Projects
Leistungspakete
4
Basispreis
$0 bis k.A.
Kostenstruktur
User/Monat
Herkunftsland
Irland
Kostenlos testen
30 Tage
Kanban-Ansicht
Deutsche Version
Zum Angebot
Erhältlich bei
8,00€
Abbildung
Modell monday Wrike factro Teamwork Projects
Leistungspakete
4 5 5 4
Basispreis
21 bis 98€ $9,80 bis k.A. 7,99€ bis 29,99€ $0 bis k.A.
Kostenstruktur
Gruppe/Monat User/Monat User/Monat User/Monat
Herkunftsland
USA USA Deutschland Irland
Kostenlos testen
30 Tage 14 Tage 14 Tage 30 Tage
Kanban-Ansicht
Deutsche Version
Erhältlich bei
Zum Angebot Zum Angebot Zum Angebot Zum Angebot
21,00€ 8,67€ 7,99€ 8,00€

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1. monday: Passt sich jedem Projekttyp an

monday ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die sich gut dafür eignet, den Workflow eines Projektes zu verfolgen. Außerdem unterstützt sie Teams bei der fristgerechten Erledigung der Projektaufgaben. Vom Funktionsumfang und von den Tarifen her ist das Tool eine Empfehlung für kleine und mittelgroße Unternehmen sowie Teams aller Art.

monday ist im Abonnement erhältlich. Kunden haben die Wahl aus vier Tarif-Paketen: Basic, Standard, Pro und Enterprise, die sich jeweils durch ihren Funktionsumfang unterscheiden. Der Preis richtet sich außerdem nach der gewählten Laufzeit, Nutzeranzahl und dem Abrechnungszeitraum. Leider kann der User nicht flexibel Funktionen oder Tools hinzubuchen. Er ist an die vorgegebenen Pakete gebunden. Die günstigste Option (Basic-Tarif, fünf Benutzer, zwei Jahre Laufzeit) beginnt bei 21 Euro monatlich. Die teuerste Option (Enterprise-Tarif, 200 Benutzer, monatliche Abrechnung) kostet monatlich etwa 5.800 Euro. Interessenten können den gewünschten Tarif zuvor 30 Tage lang kostenlos testen.

Die Grundlage für das Aufgabenmanagement von monday ist die Tabelle. Der Benutzer organisiert seine Aufgaben, Namen, Deadlines und dergleichen in „pulses“ (Tabellenzeilen), „columns“ (Spalten), „groups“ (Tabellen) und „boards“ (Tabellenblättern). Vorkonfigurierte „columns“ und Board-Vorlagen vereinfachen die Erstellung der passenden Übersicht. Egal ob Redaktionsplan, Bewerberübersicht oder Marketing-Prozess – mit monday baut der User für jedes Projekt das optimale Aufgabentool.

Besonderheit

monday lässt sich schnell an unterschiedliche Einsatzzwecke anpassen. Dabei ist das Tool sehr benutzerfreundlich. Erfreulicherweise belässt es monday nicht bei der Tabellenansicht. Das Tool visualisiert die Daten aus der Tabelle optional in verschiedenen Darstellungsformen wie Timeline, Calender, Map, Chart, Formular oder Kanban. Die Benennung der Elemente macht es schon deutlich: Eine deutsche Version des PM-Tools ist nicht erhältlich.

Auch Personen, die nicht bei monday angemeldet sind, können ein Leserecht erhalten. So verfolgt beispielsweise ein Kunde den Projektfortschritt mit. Auf zusätzliche Meetings, E-Mails oder Calls kann der Projektleiter so verzichten. Dank mobiler Apps für iOS und Android sind auch die Arbeit und der Zugriff von unterwegs möglich. Nur bei sehr langen Einträgen gibt es Darstellungsprobleme auf dem kleinen Smartphone-Display. Ein weiterer Kritikpunkt ist die magere Auswahl an Integrationen.

Trotz der kinderleichten Bedienung bietet Monday einen vielfältigen Support aus Webinaren, Video-Tutorials, FAQs und einem Ticketsystem an. Der Kundenservice ist per E-Mail und per Telefon 24/7 erreichbar. monday arbeitet DSGVO-konform und besitzt ein Zertifikat, welches belegt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

2. Wrike: Maßgeschneiderte Tools für das Marketing

Ein vielseitiger Werkzeugkasten für das Projektmanagement ist die Software Wrike. Sie eignet sich für alle Teamgrößen und alle gängigen Projektarten.

Der Hersteller schnürt insgesamt fünf Tarif-Pakete, die sich in Funktionsumfang und Nutzerlimits unterscheiden. Für kleine Teams gibt es ein kostenloses Paket. Bei den kostenpflichtigen Angeboten haben Interessierte die Wahl aus vier Optionen: Professional, Business, Marketing und Enterprise. Preislich fängt es an bei 9,80 Dollar pro Nutzer im Monat (Professional). Die Kosten für die Tarife Marketing und Enterprise müssen Interessenten bei Wrike erfragen. Die Testphase von 14 Tagen gehört zu allen Tarifen dazu.

Besonderheit

Wrike bietet mit dem Leistungspaket Wrike Marketing eine maßgeschneiderte Lösung für Teams aus Marketing und Kreativbereich. Es beinhaltet unter anderem Tools für Freigabe, Feedback, Publishing und Kampagnenaufbau. Auch in Wrike kann sich der User die Daten zum Projekt in verschiedenen Darstellungsformen anzeigen lassen, wie beispielsweise Zeitleiste (Gantt-Diagramm), Kanban-Board, Tabelle, Liste oder Änderungsprotokoll (Activity Log). Praktisch ist die Option „Arbeitsauslastung“, die dem Projektleiter zeigt, welcher Mitarbeiter noch über Kapazitäten verfügt.

Darüber hinaus punktet Wrike mit nützlichen Kalender- und Zeiterfassungsfunktionen. So kann der Benutzer einen Kalender erstellen und darin mehrere Projekte verfolgen. Das macht die Anwendung zu einem multiprojektfähigen Management-Programm. Weitere Funktionshighlights von Wrike sind interaktive Echtzeit-Reports, der Report-Generator, persönliche Dashboards für jeden User, Zugriffsrechteverwaltung über Definition von Nutzergruppen und die Budget-Management-Funktion.

Trotz des großen Funktionsumfanges ist die Benutzeroberfläche übersichtlich, die Bedienung erschließt sich leicht. Dank mobiler Apps für iOS und Android können User auch von Smartphone und Tablet bequem auf das PM-Tool zugreifen. Wrike ist auf Deutsch und in sieben weiteren Sprachversionen erhältlich.

Der Support erfolgt teils auf Deutsch, teils nur auf Englisch. Einsteiger arbeiten sich mithilfe der Webinare und der Wissensdatenbank schnell in die Grundfunktionen ein. Außerdem stellt Wrike verschiedene Materialien (etwa E-Books, Infografiken, Blogposts) zu Projektmanagement, Marketing, Produktivität und Arbeitsmanagement als Download kostenfrei zur Verfügung. Ergänzt werden diese Online-Hilfen durch Support via Live-Chat, E-Mail und Telefon. Erfreulich: Jeder Nutzer erhält nach der Anmeldung einen persönlichen Ansprechpartner.

3. factro: Sicheres Projektmanagement made in Germany

Auch die deutsche Projektmanagement-Software factro funktioniert cloudbasiert. Der Anbieter schnürt mit Basic-, Team-, Business– und Professional-Cloud vier verschiedene Angebote. Wie üblich unterscheiden sich die Produktvarianten im Funktionsumfang. Die Preise staffeln sich außerdem je nach Useranzahl. Die Basic-Cloud ist kostenlos zu haben, bietet mit Projektstrukturbaum, Kanban-Board, Kommentarfunktion, Tags, Dateianhängen und verknüpfbaren Aufgaben aber schon eine gute Ausstattung für das Projektmanagement mit kleinen Teams von maximal zehn Personen. Die kostenpflichtigen Pakete beginnen ab 7,99 Euro pro Monat und User aufwärts. Nutzer haben die Wahl zwischen jährlicher und monatlicher Abrechnung. Erstaunlicherweise macht factro hier keinen Preisunterschied.

Besonderheit

factro ist ein deutsches Produkt. Der Software-Anbieter arbeitet ausschließlich mit zertifizierten Rechenzentren in Deutschland zusammen. Damit entspricht die Datenverarbeitung und -sicherung der deutschen und der europäischen Gesetzgebung. Auf Wunsch schließt factro mit seinen Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.

Projekte gliedert factro in „Pakete“ und „Aufgaben“. Ein Paket ist die Sammlung mehrerer Aufgaben, die zum Erreichen eines Projektabschnittes erforderlich sind. Projekte zeigt die Software standardmäßig als übersichtlichen Projektstrukturbaum an. Der User kann darüber hinaus im Dashboard eine Kanban-Ansicht wählen oder zu einer Listenansicht wechseln. Im Business– und Professional-Tarif steht außerdem die Darstellungsform als Gantt-Diagramm, also als Zeitleiste, zur Verfügung.

Das Programm überzeugt mit einer aufgeräumten Benutzeroberfläche. Die Bedienung ist intuitiv und schnell erlernbar. Neben der Web-App sind auch mobile Apps für iOS und Android erhältlich. Dies ermöglicht die geräteübergreifende Nutzung des Programms und optimiert die Bedienung über kleine Displays. Die Datenübertragung zwischen Gerät und Cloud erfolgt verschlüsselt. Das Support-Team hilft und berät Kunden per E-Mail und per Telefon. Bei Bedarf führt der Anbieter auch Schulungen vor Ort durch.

4. Teamwork Projects: Fokus auf Produktivität und Kollaboration

Die Web-App Teamwork Projects enthält nützliche Features, die Arbeitsprozesse vereinfachen und die Kommunikation im Team unterstützen. Das Programm hilft beim Aufgabenmanagement ebenso wie bei der Budget- und Zeiterfassung. Es gibt vier verschiedene Preispläne: Free Forever, Pro, Premium und Enterprise. Die Kosten beginnen bei 9 Dollar pro Monat und User (Pro-Tarif) bei jährlicher Abrechnung. Die monatliche Abrechnung ist etwas teurer. Bis zu 50 User und 300 Projekte kann ein Unternehmen mit dem Pro-Paket verwalten. Neben dem 100-Gigabyte-Online-Speicher bietet Teamworks Projects Pro auch die Möglichkeit, sich mit gängigen Cloud-Speichern zu verbinden. Das Premium-Paket für monatlich 15 Dollar pro User eignet sich für große Teams, die mehr Sicherheitsfeatures und detaillierte Reports benötigen. Zum Paket gehören außerdem 250 Gigabyte Online-Speicher, bis zu 100 User-Accounts, Projektportfolio-Funktionen sowie Kapazität für 600 Projekte. Die Kosten für die Enterprise-Version müssen Interessenten beim Anbieter erfragen. Dieses Leistungspaket richtet sich an Unternehmen, in denen mehr als 100 Benutzer mit der Software arbeiten. Auch die Sicherheitsleistungen entsprechen Unternehmensstandards.

Optisch überzeugt Teamwork Projects mit einem modernen Design und Übersichtlichkeit. Aber auch für Genauigkeit ist gesorgt: Wer eine Aufgabe anlegt, kann zahlreiche Details hinzufügen, zum Beispiel untergeordnete Tätigkeiten, Abhängigkeiten, Prioritäten und mehr.

Besonderheit

Über sogenannte „Trigger“ und „Webhooks“ legt der User verschiedene automatisierte Regeln an. Das können beispielsweise automatische Benachrichtigungen sein, die der Teamleiter erhält, sobald ein Meilenstein des Projektes erreicht ist. Oder Tickets im Kanban-Board werden automatisch als „Erledigt“ gekennzeichnet, sobald der Benutzer die Karte in die entsprechende Spalte verschiebt.

Selbstverständlich sind auch die üblichen Visualisierungstools wie Gantt-Diagramm und Kanban-Board dabei. Für den Austausch im Team ist eine Chat-App integriert, die ähnliche Funktionen hat wie ein Business-Chat. Die Nutzer legen Channels an, tauschen Dateien aus oder senden sich Nachrichten zu.

Bei Fragen können sich Kunden 24/7 per E-Mail und Telefon (montags bis freitags) an das Team wenden. Außerdem finden sich umfangreiche Online-Hilfen auf der Webseite. Einziger Nachteil: Der Support und auch die Software selbst sind nur auf Englisch verfügbar.

5. asana: Überzeugende Kombination aus Bedienkomfort und nützlichen PM-Tools

asana ist eines der bekanntesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Auf den ersten Blick sieht es mit seinem Drei-Spalten-Layout nicht anders aus als andere PM-Tools in diesem Vergleich. Der Funktionsumfang ist jedoch immens, zumindest in den kostenpflichtigen Versionen. Hiervon gibt es drei zur Auswahl: Premium, Business und Enterprise. Neben den Standards wie Aufgabenmanagement, Kalender und Zeitleistenansicht hat der User die Möglichkeit, eigene Felder zu definieren, die erweiterte Suche zu nutzen oder Aufgabenabhängigkeiten festzulegen.

Besonderheit

In der Zeitleisten-Ansicht kann der User den Projektplan erstellen und Aufgaben und Fristen miteinander verknüpfen. Bei Änderungen ist der Plan flexibel anpassbar und zeigt zeitliche Engpässe auf.

Die Enterprise-Version, die sich an große Unternehmen richtet, umfasst darüber hinaus Features für Portfoliomanagement, Kundenservice, Datenlöschung und die Option, ein eigenes Branding einzurichten. Kleine Teams mit maximal 15 Personen können den kostenfreien Basic-Tarif wählen, der jedoch nur die Grundfunktionen wie Listen-, Board- und Kalenderansicht, Status-Updates, die Bestimmung von Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten beinhaltet. Diverse Benachrichtigungsfunktionen und Diskussionsseiten erlauben den Austausch im Projektteam.

Der hohe Bedienkomfort ist eine Stärke von asana. Um Projekte anzulegen oder Aufgaben zu organisieren, braucht es nur wenige Klicks. Projektvorlagen vereinfachen das Monitoring von gängigen Prozessen. Die Bedienung erschließt sich dem User intuitiv. Die mobilen Apps für iOS und Android gewährleisten die komfortable Bedienung auf kleinen Smartphone- oder Tablet-Displays. Überdies gehören auch eine Programmierer-Schnittstelle sowie zahlreiche Integrationen wie Zapier, MailChimp, Slack, Salesforce oder Outlook zur Ausstattung von asana.

Der Hersteller bietet den Kunden einen umfangreichen Support in Form von Tutorials, Videos, Blogbeiträgen und FAQ-Einträgen. Das Service-Team ist per E-Mail erreichbar. Zahlende Nutzer erhalten bei der Bearbeitung von Supportanfragen den Vorzug. Insgesamt kann asana mit einem nützlichen Toolkit für das Projektmanagement sowie einem hohen Bedienkomfort überzeugen. Negativ fällt ins Gewicht, dass die Anwendung nur auf Englisch verfügbar ist. Auch eine Offline-Nutzung ermöglicht das PM-Tool nicht.

6. smartsheet: Übersichtliches Projektmanagement in Tabellenform

Einen kurzen Weg von der Idee bis zum Effekt zu schaffen, versprechen die Hersteller der Projektmanagement-Software smartsheet. Im Fokus der PM-Lösung steht die optimale Zusammenarbeit des Teams. Mitarbeiter sollen sich schnell einen Überblick über den Projektstatus oder über Planänderungen verschaffen und dadurch verantwortungsbewusst zusammenarbeiten können. Die gut strukturierte Benutzeroberfläche führt zu einer intuitiven Bedienung. smartsheet greift viele Bedienelemente auf, die PC-User bereits aus Office-Anwendungen oder durch den Internetbrowser kennen. Dadurch finden sich auch Einsteiger schnell in dem Programm zurecht.

Besonderheit

smartsheet ist eine Mischung aus einer Anwendung für Tabellenkalkulation und einer App für Projektmanagement. Damit vereint die Software die vertraute Bedienung einer Office-Software mit den Kommunikationsfunktionen eines Projektmanagement-Programmes.

Die Tabelle ist zwar das Grundelement für das Projektmanagement von smartsheet, aber noch längst nicht alles. Der User kann außerdem noch die Ansicht Kalender, Gantt-Diagramm oder Kanban-Board wählen. Zu kritisieren ist der Kalender, der nur zur Ansicht dient. Terminänderungen kann der Benutzer darin nicht vornehmen. Weiterhin bringt smartsheet eine Vielzahl an hilfreichen PM-Tools mit, etwa Benachrichtigung, Aktivitätsprotokoll und Ressourcenverwaltung.

Etwas mager sieht es bei den Integrationen aus. Hier beschränkt sich die Auswahl im Solutions Center auf 23 Programme. Dazu zählen unter anderem Salesforce, Evernote, Dropbox und Skype. Erfreulich ist jedoch die Verbindung zum Zapier-Netzwerk. Dies eröffnet einen Zugang zu weiteren beliebten Anwendungen, die das Projektmanagement und die Kommunikation im Team vereinfachen.

Um neuen Usern den Einstieg in den Umgang mit smartsheet zu erleichtern, stellt der Hersteller mehrere Video-Tutorials sowie Anleitungen bereit. Außerdem hilft das Support-Team per E-Mail weiter. Ergänzt wird das Ganze durch eine aktive User-Community. Hier sind jedoch Englisch-Kenntnisse gefordert.

7. ZOHO Projects: Multifunktional und preiswert

ZOHO Projects gehört zum Portfolio der indischen Softwareschmiede ZOHO Corporations. Anwendungen aus dem Hause ZOHO gelten als solide Programme, die viele Funktionen mitbringen und zu einem moderaten Preis zu haben sind. Für die Projektmanagement-Software hat der Anbieter vier Tarife (Standard, Express, Premium, Enterprise) und zusätzlich einen Gratistarif zusammengestellt. Die kostenlose Version ist auf fünf Benutzer und zwei Projekte beschränkt. Sie ist daher eine Empfehlung fürs Austesten. Für die langfristige Nutzung ist sie aufgrund dieser Limitierung kaum geeignet. Unternehmen, denen diese Kapazitäten auch für den Beginn zu gering sind, können auch ein kostenpflichtiges Paket nutzen. Die Testphase beträgt jeweils zehn Tage.

Besonderheit

Die Preise berechnet der Anbieter ausschließlich in Dollar. Die Preisspanne liegt zwischen monatlich 20 Dollar (Standard) und 125 Dollar (Enterprise). Das Besondere ist, dass in diesem Preis bereits 10 beziehungsweise 25 Nutzerzugänge inbegriffen sind. Das ist keine Selbstverständlichkeit, denn Softwarehersteller wie Wrike oder smartsheet kalkulieren die Preise von Anfang an pro Monat und pro User. Weitere Accounts kann der User auch bei ZOHO Projects flexibel hinzubuchen.

Der Funktionsumfang variiert in den vier Paketen. Grundfunktionen wie Aufgabenmanagement, Dokumentfreigabe, Kalenderansicht, Zeiterfassung, Projektvorlagen, Benachrichtigungsfunktion und Zapier-Anbindung sind in allen Tarifen vorhanden. In den drei Business-Tarifen stehen den Benutzern außerdem editierbare Gantt-Diagramme, Zeitnachweise, Budgetverwaltung und projektübergreifende Aufgabenabhängigkeiten zur Verfügung. Der Speicherplatz staffelt sich von 5 Gigabyte im Standard-Tarif bis hin zu 120 Gigabyte in Enterprise.

Die User-Interface-Elemente ähneln sich in den verschiedenen Programm-Bereichen. Das gibt dem User Orientierung. Im Vergleich zu anderen Programmen zeigt ZOHO Projects jedoch recht viele Details an. Negativ fällt auf, dass die deutsche Übersetzung stellenweise mangelhaft geraten ist. Das beeinträchtigt die Bedienung zwar nicht, aber es entsteht der Eindruck, als legten die Entwickler keinen Wert auf Gewissenhaftigkeit im Detail.

Das Support-Angebot könnte besser sein. Die Online-Hilfen in Form von FAQs, animierten GIFS und Video-Tutorials sind nur auf Englisch vorhanden. Für den direkten Kontakt mit ZOHO-Service-Mitarbeitern nutzen User ein Web-Formular, die Community oder den im Programm integrierten Live-Chat.

Was ist eine Projektmanagement-Software?

Projektmanagement Software TestDer Begriff Projektmanagement-Software umfasst alle PC-Programme und Software-Tools, die Projektleiter, Teamleiter und Führungskräfte bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Unternehmungen einsetzen.

Projektarbeit bestimmt heute den Arbeitsalltag vieler Unternehmen. Vor allem in der IT-Branche oder in Research-and-Development-Abteilungen hat die Strukturierung und Umsetzung zielführender Projektarbeit in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen – also dort, wo ständig neue Produkte entwickelt oder weiterentwickelt werden. Dadurch mag der Eindruck entstehen, dass Projektarbeit zum Tagesgeschäft gehört. Entsprechend seiner Definition ist ein Projekt jedoch eine komplexe, zeitlich befristete Unternehmung, die das Ziel verfolgt, eine Innovation (etwa ein Produkt, einen Service, eine Methode) zu entwickeln. Zum Alltagsgeschäft eines Unternehmens gehören Projekte damit eigentlich nicht.

Was ist ein Projekt?

Folgende Eigenschaften machen eine Unternehmung zu einem Projekt:

  • Zeitliche Befristung: Ein Projekt hat einen Beginn und einen festgesetzten Schlusstermin.
  • Ziel: Die Unternehmung soll zu einem bestimmten Ergebnis führen (Projektdefinition).
  • Komplexität: Die Durchführung umfasst viele Komponenten (in technischer, inhaltlicher sowie organisatorischer Hinsicht) und braucht ein gesondertes (Projekt-)Management.
  • Innovation und Einmaligkeit: Durch die Aktivität wird ein neues Produkt, eine Dienstleistung, eine Methode, eine Technologie oder Ähnliches entwickelt.
  • Organisation: Um ein Projekt umzusetzen, wird ein gesondertes Team gebildet. Auch externe Mitarbeiter können beteiligt sein.

Projektmanagement umfasst wiederum die Initiierung eines Projektes, die Planung und Steuerung der einzelnen Projektabschnitte, die Verwendung bestimmter Projektmethoden sowie die Abrechnung und den Abschluss der Unternehmung.

Eine Projektmanagement-Software (PM-Software) ist eine effiziente Hilfe, um diesen komplexen Prozess erfolgreich umzusetzen. Allerdings braucht es etwas Recherche- und Analysekompetenz, um eine passende Softwarelösung zu finden. Die Kategorie der PM-Software ist nämlich sehr vielfältig. Damit wird die Suche nach einer Software für Projektmanagement selbst bereits ein kleines Projekt.

Was kann eine Projektmanagement-Software? – Der Funktionsumfang

Wussten Sie folgendes?Eine eindeutige Definition, welche Funktionen eine Projektmanagement-Software umfassen muss, gibt es nicht. Daher findet man in dieser Gruppe zum einen Software-Tools, die nur Teilbereiche des Projektmanagements abdecken, beispielsweise Terminplaner, To-do-Listen oder Kommunikationstools für Teams, aber auch Programm-Suites mit einem sehr komplexen Funktionsumfang.

Im Groben lassen sich zwei wesentliche Funktionsbereiche unterscheiden: die Projektplanung und die Kollaboration (Zusammenarbeit). Diese beiden Felder muss eine gute Projektmanagement-Software mit ihrer Auswahl an Funktionen und Features bedienen können. Das kann man sich wie folgt vorstellen:

  • Planung: Kalender, To-do-Listen, Task-Management, Meilensteine
  • Kollaboration: Foren, Chats, Whiteboards, Messenger-Tools, Weboffice-Funktionen zum gemeinsamen Bearbeiten von Dateien

Warum lohnt es sich, mit einer Projektmanagement-Software zu arbeiten?

Programme für Projektmanagement sind in der Regel eine Art Toolbox, die verschiedene Funktionen für die Planung und Steuerung von Vorhaben enthält. Diese sind so miteinander verknüpft, dass der Nutzer einen Überblick behält und weniger Arbeitsaufwand hat. Wenn zum Beispiel in einer To-do-Liste eine Aufgabe mit Termin eingetragen wird, ist diese Frist auch im Kalender zu sehen und der zuständige Mitarbeiter erhält automatisch eine Benachrichtigung über die neue Tätigkeit. Der Projektmanager muss also nicht mehrere Tools updaten und eine E-Mail texten. Es genügt eine Eingabe im Programm.

  • Zentrale Organisation aller Informationen und Dokumente zum Projekt
  • Überblick über Projektstatus, Rechnungen und Arbeitslast der Mitarbeiter
  • Zeitsparende, zielführende Methoden
  • Ergebnisorientiertes Arbeiten an Projekten
  • Projekte vorantreiben, um Unternehmensziele zu erreichen
  • Einarbeitungszeit bei komplexen Programmen
  • Zusätzliche Ausgaben durch Lizenzgebühren oder Abonnement
Je größer das Vorhaben ist, desto mehr lohnt es sich, mit einer vielseitigen Projektmanagement-Software zu arbeiten.

Viele Anbieter von Softwarelösungen zur Projektverwaltung bieten ihre Anwendungen als SaaS-Programme (Software as a Service) an. Bei diesen cloudbasierten Anwendungen ist keine Installation notwendig. Die Teammitglieder können von jedem internetfähigen Gerät bequem über den Browser auf Daten, Nachrichten, Termine und Dokumente zugreifen. Dies vereinfacht die Projektdurchführung mit einem Team, welches auf mehrere Standorte verteilt ist.

Die gängigen Tools einer Projektmanagement-Lösung stellen wir im Folgenden vor.

Planungstools & Aufgabenverwaltung

Die Aufgabenverwaltung gehört zu den wichtigsten Funktionen, die eine Projektmanagement-Software bieten sollte. Dafür stehen in den Programmen verschiedene Übersichten und Features zur Verfügung. Eine gängige Form sind To-do-Listen. Viele Programme erlauben es, dass der User zu jeder Aufgabe verschiedene Zusatzinformationen ergänzen kann, wie zum Beispiel Deadline, verantwortlicher Mitarbeiter, Dateianhänge oder Checklisten. Außerdem können Nutzer häufig zwischen mehreren Darstellungen wie Liste, Kanban-Bord oder Kalender wählen.

Kanban

Kanban (japanisch für „Signalkarte“) ist eine Methode zur Steuerung eines Produktionsprozesses, die auf Karten basiert. Seinen Ursprung hat das System in der japanischen Autoindustrie. Der Konzern Toyota entwickelte das Kartensystem, um den Überblick über den Lagerbestand zu behalten und den Produktionsprozess zu verbessern.

In digitaler Form ist das System heute bei Software-Entwicklern und Projektteams sehr beliebt. Der User erstellt mit ihm Karten, auf die er verschiedene Informationen schreibt. Diese Karten können für Aufgaben, Ideen, Termine oder andere Dinge stehen. Auf einem Brett (Board) arrangiert der Nutzer sie nach Bedarf, zum Beispiel nach den Kategorien „To do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Auf diese Weise wird der Produktionsprozess visualisiert.

Features für die Projektplanung und das Aufgabenmanagement

  • Synchronisierter Kalender
  • Workload-Manager
  • Individualisierte Dashboards für jedes Teammitglied
  • Aufgabenliste
  • Projektstrukturplan
  • Verwaltung von Projektdaten
  • Projektvorlagen
  • Verschiedene Projektmanagement-Methoden wie Liste, Kanban, Scrum, Gantt-Diagramm
  • Meilensteine

Kommunikation & Kollaboration

Projektmanagement Software VergleichEine reibungslose Kommunikation ist ein weiterer Baustein für erfolgreiches Projektmanagement. Die Teammitglieder sollten sich schnell untereinander austauschen können und jeder Mitarbeiter wissen, welche Tätigkeiten Priorität haben beziehungsweise wann welche Aufgabe fällig ist. Und auch der Projektleiter sollte die Mitarbeiter zuverlässig erreichen und über Updates und den Stand der Dinge informieren können.

Wenn eine Projektmanagement-Software mehrere Kommunikationstools umfasst, können Nutzer auf zusätzliche Programme verzichten. In der Praxis setzen viele Anbieter jedoch auf Integrationen, also Schnittstellen, über die der Projektmanager einen externen Chat- oder Messenger-Dienst oder ein anderes Programm einbinden kann.

Eng verknüpft mit der Kommunikation im Team sind die Funktionen, die die Zusammenarbeit vereinfachen. Dazu zählen beispielsweise Online-Speicherfunktionen mit Weboffice oder Schnittstellen zu Office-Tools. So können mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Auch eine Kommentarfunktion kann hier sinnvoll sein. So können sich die Mitarbeiter beispielsweise gegenseitig Feedback zu Entwürfen geben. Ferner unterstützen auch Kanban-Boards die Zusammenarbeit. Sie helfen, den Workflow zu veranschaulichen.

Kommunikationsfeatures im Projektmanagement

  • Team-Chat
  • Benachrichtigungsfunktionen
  • Kommentarfunktion
  • Forum
  • E-Mail
  • Konferenzschaltungen (Telefon, Video)
  • Kontakteverwaltung
  • Screenshare-Funktion
  • News-Feed
  • Dashboard
  • Web-Office-Funktionen
  • Schnittstellen zu Office-Anwendungen

Dokumentenverwaltung

Beste Projektmanagement SoftwareEin sehr schätzenswerter Vorteil, den eine Projektmanagement-Software bietet, ist die Möglichkeit, alle Dokumente, die zum Projekt gehören, an einem Ort zu sammeln und abzulegen. Das hilft nicht nur dem Projektleiter, auch die Teammitglieder haben so Zugriff auf erforderliche Dateien oder sie können Dateien in der Projektgruppe teilen. Im weiteren Sinne verzahnen sich hier Kollaboration und Archivierung. Ein integrierter Cloud-Speicher oder wenigstens die Option, einen Cloud-Anbieter wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox einzubinden, sollte also aus mehreren Gründen gegeben sein. Hilfreich ist außerdem eine Suchfunktion, die das schnelle Wiederfinden der gespeicherten Dokumente ermöglicht. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch eine Zugriffsrechteverwaltung. Nützliche Extras sind Versionierung und eine Bearbeitungshistorie. Mit letzterem können der Projektmanager oder Mitarbeiter nachvollziehen, wer an dem Dokument oder auch in der Software gearbeitet hat. Mit der Versionierung steht die aktuelle Fassung einer Datei zur Verfügung, während frühere Dateiversionen sicherheitshalber im Archiv landen.

Dokumentenmanagement-Funktionen für die Projektarbeit

  • Filesharing
  • Cloud-Speicher
  • Web-Office-Funktionen
  • Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Archiv
  • Wissensmanagement
  • Versionierung

Ressourcenmanagement & Controlling

Tipps & HinweiseDas Controlling gehört zu den Hauptaufgaben der Projektleitung. Dabei gilt es, das Projekt so zu überwachen und zu steuern, dass Termine, Kosten und Ergebnisse möglichst in Übereinstimmung mit dem Projektplan eingehalten werden.

Eine der großen Herausforderungen ist dabei das Ressourcenmanagement. Der Teamleiter muss unter anderem dafür sorgen, dass genügend Mitarbeiter für die Aufgaben zur Verfügung stehen, und schnell reagieren, wenn es Engpässe oder Abweichungen von der Planung gibt. Mithilfe der Ressourcenverwaltung behält der Nutzer die Arbeitsauslastung der Mitarbeiter im Blick, kann Aufgaben gleichmäßig verteilen und bei Bedarf Änderungen vornehmen. Auch die Verfügbarkeit von Ressourcen wie Räumen, Maschinen, Material und Ähnlichem lässt sich mit einer solchen Software verwalten.

Zu den Standard-Funktionen von Projektmanagement-Software gehört eine Zeitleiste in Form eines Gantt-Diagramms. Sie zeigt auf, an welchen Stellen es im Projektplan bei einer Verzögerung kritisch werden könnte. Eine rechtzeitige Umplanung hilft, die Deadlines einzuhalten.

Schließlich gilt es, auch das Budget im Auge zu behalten. Die Übersicht über Personal, Ressourcen und Zeitaufwand hilft bei der Budgetplanung für kommende Projekte.

Wichtige Funktionen für Ressourcen- und Budgetverwaltung

  • Benutzerverwaltung
  • Budgetplanung
  • Ressourcenmanagement
  • Kostenmanagement
  • Gantt-Diagramm (Zeitleiste)
  • Zeiterfassung

Auswertung & Reporting

Reporting-Funktionen sind in vielen Bereichen einer PM-Software zu finden. Mit ihrer Hilfe verschafft sich der Benutzer beispielsweise einen Überblick über den Fortschritt der Projektarbeit, über Ausgaben und Budgetbestände oder den Zeitaufwand der Tätigkeiten. Viele Programme bieten Dashboards, die sich jeder Benutzer nach Bedarf einrichten kann. Der Projektleiter erhält damit einen schnellen Überblick über die wichtigen Kennzahlen und den Status des Projektes. Teammitglieder behalten mithilfe eines solchen Features ihre Aufgaben sowie den Zeitplan im Blick. Idealerweise erfolgen die Aktualisierungen in diesen Übersichten in Echtzeit.

Praktisch ist es, wenn der User mit der Software Auswertungen in grafischer Ansicht per Klick erstellen und versenden kann.

Reporting-Funktionen in einer PM-Software

  • Dashboards
  • Grafiken
  • Zeitleistenansicht

Mobile Apps & Integrationen

UnterschiedeMobilität ist auch im Arbeitsalltag mittlerweile essenziell. Daher sollte eine Projektmanagement-Software auch über mobile Geräte wie Smartphones und Tablets zugänglich sein. Bei Programmen, die als Software-as-a-Service (SaaS) verfügbar sind, erfolgt der Zugriff über den Browser. Der User kann also einfach den Internet-Browser des Smartphones nutzen, um auf die Daten und Tools zuzugreifen. Besser ist es aber, wenn die Softwarehersteller eine App für iOS oder Android bereitstellt.

Die Integrationen einer PM-Software kann man sich als Schnittstelle zu anderen Programmen vorstellen. Wenn das Unternehmen beispielsweise schon jahrelang mit dem Messaging-Dienst Slack arbeitet, kann es dieses Tool mit der neuen Projektmanagement-Software verbinden, sofern eine solche Integration möglich ist. Auch Cloud-Speicher, E-Mail-Programme oder Entwickler-Tools lassen sich mit einigen PM-Softwares verbinden. Das ermöglicht eine nahtlose Integration der Software in den Workflow des Unternehmens.

Empfehlenswert ist eine Anbindung an das Zapier-Netzwerk. Zapier ist ein Webservice, der es erlaubt, Web-Apps miteinander zu verbinden. Mehr als 1.000 Anwendungen stehen dem User über diesen Dienst zur Verfügung.

Wenn ein Programmentwickler mit einer eigenen Anwendung auf die Projektmanagement-Software zugreifen möchte, benötigt er dazu eine Programmierschnittstelle (API = Application Programming Interface).

Typische Funktionen und Features für mobilen Zugriff

  • Mobile App für iOS und Android
  • Integrationen
  • Zapier-Zugang
  • API-Schnittstelle

So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software

Das Angebot an Projektmanagement-Software ist sehr breit gefächert. Ein Vergleich von mehreren Produkten ist aufgrund dieser Menge oft nur schwer möglich. Welche Anforderungen die Projektmanagement-Software erfüllen muss, hängt zudem auch von den Gegebenheiten im Unternehmen ab. Weiterhin spielen Faktoren wie die Anzahl der Projekte, die Art der Teamzusammenarbeit oder die Prozessmethode (klassisch oder agil) eine Rolle. Um die ideale Softwarelösung für das Projektmanagement zu finden, braucht es Zeit und Geduld, einige Grundfragen zu klären.

Wer sich dafür entscheidet, eine Projektmanagement-Software im Unternehmen zu implementieren, glaubt mitunter, damit auch Projektmanagement einzuführen. Die Software ist jedoch nur ein Werkzeug, das in den Workflow integriert wird. Die Methoden und Prozesse des Projektmanagements sollten Teamleiter bereits im Unternehmen etabliert haben. Ansonsten könnte es dazu kommen, dass die Mitarbeiter dem Projektmanagement und der dazugehörigen Software ablehnend gegenüberstehen, und die Investition hätte sich nicht gelohnt.

Ausgangssituation & Bedarfsanalyse

Das sollten Sie sich merken!Bevor es an den Vergleich der Programm-Features geht, gilt es, den Ist-Zustand zu erfassen. Vor allem müssen die Verantwortlichen im Unternehmen und die Projektmitarbeiter zunächst die Fragen klären:

Welche Probleme soll die Software lösen? Welche Erwartungen haben wir an das Programm?

In diesem Zusammenhang lohnt es sich, das Projektmanagement in der Firma genauer unter die Lupe zu nehmen. Um hier Klarheit zu schaffen, ist es stets ratsam, dass sich Entscheider, Teamleiter, aber auch Projektmitarbeiter – also die zukünftigen Nutzer der Software – zunächst zusammensetzen und analysieren, wie das Projektmanagement in der Firma bisher funktioniert. Welche Tools und Prozesse im Projektmanagement gibt es bereits im Unternehmen oder im Team? Welche haben sich bewährt und welche müssen verbessert werden?

Folgende Leitfragen helfen bei der Bestimmung der Anforderungen, die das Programm erfüllen soll:

  • Wer wird die Software hauptsächlich nutzen? Wie viele Nutzer sollen wir einplanen?
  • Wie viele Projekte stehen in Zukunft an?
  • Welche Projektmanagement-Methoden soll das Programm unterstützen?
  • Welche Funktionen und Features müssen enthalten sein? Welche sind wünschenswert, aber kein Muss?
  • Welche Integrationen und Schnittstellen muss das Programm bieten?
  • Wie viel Geld darf die PM-Software kosten?

Im Folgenden erklären wir, welche Punkte Sie dabei genauer bedenken sollten.

Wer wird die Software hauptsächlich nutzen?

Die meisten Projektmanagement-Programme sind als cloudbasierte Anwendung erhältlich. Die Anbieter berechnen den Preis nach der Nutzeranzahl. Aus diesem Grund ist es ratsam, sich bei der Bedarfsanalyse auch mit der Frage zu beschäftigten, wie viele Nutzer mit der Projektmanagement-Software arbeiten werden. Wenn das Unternehmen voraussichtlich in Zukunft wächst und dadurch mehr Nutzer hinzukommen, kann sich bereits von Anfang an ein anderer Tarif als perspektivisch besser geeignet erweisen. In diesem Zusammenhang legen die Verantwortlichen auch fest, ob die Anzahl der Nutzer flexibel anpassbar sein soll.

Hinzu kommt die Überlegung, ob die Software nur von internen Mitarbeitern genutzt wird oder ob auch externe User, beispielsweise Kunden, einen Zugriff erhalten sollen. In diesem Zusammenhang sind auch Sicherheitsfeatures wie Zugriffsrechteverwaltung und Benutzerrollen wichtig. Schließlich sollen alle Projektmitarbeiter gut mit der Software zurechtkommen und auf die erforderlichen Dokumente und Channels zugreifen können. Gleichzeitig dürfen sensible Unternehmensdaten oder personenbezogene Daten nicht in unbefugte Hände gelangen.

Wie viele Projekte werden jährlich bearbeitet?

Für Firmen, die an vielen Projekten arbeiten, kann sich ein Programm mit Projektportfoliomanagement-Funktionen lohnen. Was ist darunter zu verstehen? Während sich Projektmanagement auf die Steuerung eines Projektes konzentriert, geht es beim Projektportfoliomanagement (PPM) um die Gesamtheit aller Projekte, die ein Unternehmen umsetzt. PPM hilft dem Top-Management, gezielt die Projekte zu identifizieren und voranzutreiben, die zu den Unternehmenszielen passen.

PPM-Funktionen lassen sich auch durch Add-ons wie Portfolio for Jira in Projektmanagement-Softwares einbinden. Achten Sie bei Ihrer Kaufentscheidung darauf, dass diese Schnittstellen vorhanden sind.

Welche Projektmanagement-Methode soll das Programm unterstützen?

FragezeichenProjektmanagement funktioniert nicht einfach nach Schema F. Die Entwicklung einer Software erfordert einen anderen Prozess als beispielsweise die Organisation einer Ausstellung. Im Projektmanagement haben sich daher verschiedene Methoden etabliert, um die jeweiligen Projekte mitsamt ihren Risiken zu steuern.

Das klassische Projektmanagement kennt man auch als statisches Projektmanagement. Statisch deshalb, weil die einzelnen Projektphasen in der geplanten Reihenfolge nacheinander abgearbeitet werden. Diese Methode folgt, allgemein betrachtet, dem traditionellen Weg von der Zielsetzung und der Planung über die Abarbeitung der Projektphasen hin zum definierten Ergebnis. Ein typisches Instrument für das klassische Projektmanagement ist das Gantt-Diagramm, das die aufeinanderfolgenden, zeitlich geplanten Projektphasen veranschaulicht.

Dem gegenüber steht das agile Projektmanagement, das vor allem in der Softwareentwicklung verbreitet ist. Bei diesem Ansatz werden ein Produkt oder ein Programm Schritt für Schritt in mehreren Phasen, den so genannten Sprints, entwickelt. Dadurch kann das Projektteam neue Kundenwünsche schnell umsetzen und flexibel auf Veränderungen reagieren. Anders als beim klassischen Management ist das finale Ziel nicht genau definiert. Beliebte Tools für die agile Managementmethode sind Kanban-Boards und Burn-down-Charts.

Häufig wirkt es so, also ob das agile Projektmanagement generell besser wäre als der klassische Ansatz. Dies ist jedoch nicht der Fall. Beide Managementformen haben ihre Vor- und Nachteile.

Das traditionelle Projektmanagement

Im statischen Projektmanagement lässt sich besser planen. Die Methode eignet sich gut, wenn bereits zu Beginn ein konkretes Ziel oder zu erreichendes Ergebnis feststehen. Die Verantwortung für Erfolg oder Misserfolg liegt in erster Linie beim Projektmanager.

  • Gute Planbarkeit
  • Klarer Aufbau
  • Projektmanager als Verantwortlicher
  • Planungskorrekturen oft aufwendig
  • Genaue Dokumentation erforderlich

Das agile Projektmanagement

Das agile Management wirkt im Vergleich dazu am Anfang etwas unstrukturiert, weil es kein klar definiertes Ziel gibt. Die Aufgaben werden in kleinere Pakete unterteilt. Das Team reflektiert in kurzen Abständen immer wieder den Umsetzungsprozess. Das setzt eine gute und schnelle Kommunikation voraus. Die Verantwortung für den Erfolg liegt hier stärker beim Projektteam, das in der Lage sein muss, sich selbst zu organisieren. Durch die Flexibilität bei Änderungen ist der Entwicklungsprozess schnell anpassbar.

  • Schnelle Reaktionen auf Änderungen
  • Kurze Meetings
  • Schnelle Identifikation von Fehlern
  • Wirkt anfangs etwas unstrukturiert
  • Gute Organisation und Kommunikation im Team erforderlich

Zum Teil entstehen in der Praxis hybride Managementmethoden, die Elemente aus beiden Ansätzen nutzen. So können beispielsweise in der Analysephase die Planungsmethoden aus dem traditionellen Projektmanagement zum Einsatz kommen, in der Design-Phase kann das Team wiederum auf agile Methoden zurückgreifen.

Welche Anwendungen sollen integriert werden?

Tools wie Chats, E-Mail-Programme oder Cloud-Speicher lassen sich mit der Projektmanagement-Software verbinden. Falls sich bestimmte Tools im Workflow bereits als praktisch erwiesen haben, dann können sie über Programmschnittstellen auch in das neue Programm eingebunden werden. Diese Bündelung von Tools ist auch ein Vorteil der Projektmanagement-Software. Selbstverständlich kommen bei dem Auswahlprozess nur die Programme eine Runde weiter, die die passenden Schnittstellen mitbringen.

Was zeichnet eine gute PM-Software aus?

Wenn die Anforderungen geklärt, Produkte und Preise verglichen sind und eine engere Auswahl an geeigneten Programmen feststeht, gilt es, die Anwendungen genauer unter die Lupe zu nehmen und vor allem ihre Praxistauglichkeit zu testen. Folgende Kriterien helfen beim Vergleich der Anwendungen:

Funktionalität

Viele Funktionen garantieren noch nicht den zukünftigen Projekterfolg. Prüfen Sie in der Testphase, ob sich die Projektarbeit mit den gewünschten Funktionen wirklich verbessert. Funktioniert die Interaktion mit den externen Tools?

Bedienkomfort

Eine PM-Software, die sich intuitiv bedienen lässt, bringt schnell die Unterstützung, die man sich gewünscht hat, und stört den Workflow nicht. Zu bevorzugen sind daher natürlich Anwendungen, die sich dem User nach einer kurzen Einführung quasi von selbst erschließen. Nur wenn die Mitarbeiter gut mit der Software zurechtkommen, nutzen sie sie auch, und nur dann lohnt sich die Investition.

Stabilität und Performance

Wenn das neue Programm mehrfach abstürzt und Fehler meldet, ist es keine Hilfe, sondern einfach nur frustrierend. Auch wenn die Funktionsausstattung und der Preis stimmen – eine einwandfreie Performance geht vor. Wenn sich die technischen Mängel nicht beheben lassen, dann lassen Sie besser die Finger von der Anwendung. Das klingt zwar wie eine Selbstverständlichkeit, tatsächlich aber arbeiten erstaunlich viele Unternehmen mit Softwares, die im täglichen Einsatz für so regelmäßige wie unnötige Frustmomente sorgen.

Kundenservice und Support

Bei B2B-Software ist ein exzellenter Kundenservices besonders wichtig. Idealerweise gibt es einen persönlichen Ansprechpartner, an den sich die Mitarbeiter wenden können, falls die Projektmanagement-Software Schwierigkeiten bereitet.

Datensicherheit und Datenschutz

Auf Datensicherheit und den sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten müssen Unternehmen heute unbedingt großen Wert legen. Verstöße gegen die DSGVO können teuer werden. Aber auch Firmenwissen soll natürlich nicht in unbefugte Hände gelangen. Die Nutzung von cloudbasierten Anwendungen birgt in dieser Hinsicht natürlich ein gewisses Risiko. Umso wichtiger ist es, bei der Neuanschaffung eines Programms genau hinzuschauen: Wenn das PM-Tool DSGVO- und BDSG-konform sein soll, dann sollte der Serverstandort auf jeden Fall Deutschland sein.

Kostenlose oder kostenpflichtige Software – Warum lohnt sich die Investition in eine Projektmanagement-Software?

Projektmanagement Software Test und VergleichWer eine Projektmanagement-Software sucht, stellt sich sicher auch die Frage: Muss ich für das Programm unbedingt Geld ausgeben? Oder tut es nicht auch einfach eine kostenlose Version? Vor allem, wenn das Budget knapp oder das Unternehmen beziehungsweise das Projektteam sehr klein sind, scheint ein kostenloses Programm die praktischere Lösung zu sein.

Mit asana, Wrike oder MeisterTask sind auch unter den kostenlosen Angeboten einige namhafte Produkte zu finden, die einen guten Ruf genießen und Top-Bewertungen bekommen. Die kostenlose Version von asana genügt beispielsweise für ein Team von maximal 15 Personen und bietet alle wesentlichen Funktionen für das Projektmanagement, die auch zahlende Kunden nutzen können. Der Unterschied zum kostenpflichtigen Programm besteht in der Auflösung des Nutzer-Limits, besserem Support, Gast-Nutzer-Option und separaten Projekten innerhalb eines Teams.

Für ein kleines Team, das nur gelegentlich Projekte umsetzt, ist eine solche Version durchaus ausreichend. Langfristig und bei einer stärkeren Nutzung liegen die Schwächen eines kostenlosen PM-Programmes jedoch auf der Hand:

  • Begrenzter Speicherplatz
  • Begrenztes File-Sharing
  • Eingeschränkte Funktionalität
  • Limitierte User-Anzahl

Eine Empfehlung für die Kaufentscheidung sind in jedem Fall die Testversionen, die die meisten Softwarehersteller für Interessenten, die ja potenzielle zahlende Kunden sind, zur Verfügung stellen. Mit diesen Versionen können die Entscheider und Projektverantwortlichen den Bedienkomfort der PM-Software ohne Risiko in der Praxis testen.

Getreu der Internet-Weisheit „Wenn Du etwas kostenlos im Internet benutzt, bist Du nicht der Kunde, sondern das Produkt (Stichwort Datenschutz!).“ sollte ein Unternehmen jedoch auf jeden Fall in eine kostenpflichtige Software investieren. Ansonsten spart es schlimmstenfalls am falschen Ende.

Projektmanagement-Software-Liste 2019: Finden Sie Ihre beste Projektmanagement-Software

PlatzierungProduktDatumPreisShopping
1. monday 08/2019 21,00€ Zum Angebot
2. Wrike 02/2019 8,67€ Zum Angebot
3. factro 03/2019 7,99€ Zum Angebot
4. Teamwork Projects 07/2019 8,00€ Zum Angebot
5. asana 04/2019 8,00€ Zum Angebot
6. smartsheet 07/2019 Preis prüfen Zum Angebot
Unser Tipp:

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