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10 Rechnungsprogramme im Vergleich – finden Sie Ihre beste Rechnungssoftware zum Automatisieren der Buchhaltung – unser Test bzw. Ratgeber 2022


Marius Müller

von Marius Müller

Experte für Rechnungsprogramme
Zahlen liegen mir nicht. Trotzdem bin ich als freier Autor gezwungen, regelmäßig mit ihnen zu arbeiten. Zu meinem Glück gibt es Software, die mir einen großen Teil der Buchhaltung abnimmt. Um die beste Lösung für meinen Bedarf zu finden, habe ich viele Rechnungsprogramme getestet und dabei einiges herausgefunden. Im folgenden Vergleich erkläre ich, worauf es für mich bei einem guten Rechnungsprogramm ankommt.

Meine wichtigsten Kriterien

  • Geeignet für
  • Tarifsystem
  • Schnittstellen und Steuerberaterzugang
  • Testphase / kostenlose Basisversion
Meine Produkt-Empfehlung: lexoffice
lexoffice

Angebote und Rechnungen schreiben, Zahlungsein- und ausgänge belegen oder das Kassenbuch für Bargeldtransaktionen führen – das sind alles Buchhaltungsaufgaben, um die Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer nicht herumkommen. Die meisten empfinden die Buchhaltung als lästig und zeitraubend. Doch sie ist ein fester Bestandteil eines jeden Unternehmens und bildet die Grundlage für eine unkomplizierte Jahresendabrechnung.

Wer die Zeit für die Buchhaltung lieber in gewinnbringende Tätigkeiten investieren möchte, muss nicht unbedingt einen Buchhalter anstellen. Mit einem Rechnungsprogramm lassen sich Angebote und Rechnungen in wenigen Minuten erstellen und wiederkehrende Aufgaben leicht automatisieren. So bleibt mehr Zeit für die Tätigkeiten, die Geld in die Kasse spülen. Je nach Buchhaltungsaufwand kann sich die Investition schnell amortisieren.

Der folgende Vergleich zeigt die wichtigsten Eigenschaften und Tarife von 11 Rechnungsprogrammen. Im darauffolgenden Ratgeber lesen Selbstständige, wie eine Rechnungssoftware funktioniert, welche Funktionen sie haben kann und was es bei der Auswahl des richtigen Rechnungsprogramms zu beachten gibt. Die Antworten auf häufig gestellte Fragen finden sich im FAQ-Bereich. Zu guter Letzt geht es um die Rechnungsprogramm-Tests von Öko-Test und der Stiftung Warentest.

10 einfache Rechnungsprogramme mit verschiedenen Tarifen im großen Vergleich

Filter ausklappen
Modell
Vergleichsergebnis
Kundenbewertung
Anzahl an Benutzern
Anzahl der Buchungen
Geeignet für
ISO-27001-Zertifikat
Besonderheiten
Details zur Nutzung
Steuerberaterzugang
DATEV-Schnittstelle
Elster-Schnittstelle
Datenimport CSV
Datenexport CSV
Datenexport PDF
API-Schnittstellen
XML-Schnittstelle
App verfügbar
Details zu Buchhaltungsfunktionen
Einfache Buchführung (EÜR)
Doppelte Buchführung (GuV)
Jahresabschluss
E-Bilanz
Belegerfassung
Kassenbuch
Online-Banking-Integration
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Material- und Warenwirtschaftssystem
Details zu Rechnungsfunktionen
Angebote erstellen
Wiederkehrende Rechnungen
Rechnungen per E-Mail versenden
Rechnungen per Post versenden
Rechnungen per Fax versenden
Rechnungen ohne Logos der Software
Eigenes Rechnungs-Layout
Internationale Abrechnungen
Details zum Abonnement
Tarifsystem
Kosten
Kostenlose Basisversion
Testphase
Monatlich kündbar
Zahlungsmethoden
Details zum Kundenservice
FAQ-Bereich
E-Mail-Service
Videoanleitungen
Telefon-Service
Soziale Medien
Ausführliche Informationen
Häufige Fragen
Erhältlich bei*
Icon Bestseller
Erweiterbar sevDesk
sevDesk
Unsere Bewertung
Sehr gut
1,1509/2022
(9 Bewertungen)
1 Beliebig erweiterbar (zusätzliche Kosten)
Unbegrenzt
Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen
Steuerberater-Such-Service
Ab Buchhaltungs-Tarif
Keine näheren Angaben zur Anzahl der Personen
Monatliche, zwölfmonatige oder 24-monatige Abrechnung (drei Tarife: Rechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft)
7,90 bis 45,90 Euro monatlich
14 Tage
PayPal, Visa und Mastercard
Zum Angebot
Preis prüfen
Icon Autorentipp
Weiterbildungen lexoffice
lexoffice
Unsere Bewertung
Sehr gut
1,2609/2022
(7 Bewertungen)
2 Unbegrenzt
Unbegrenzt
Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen
lexoffice Academy (kostenpflichtiges Bildungsangebot mit Weiterbildungen zu spezifischen Themen wie Lohnabrechnung oder Steuerwissen)
Ab XL-Tarif
Ab L-Tarif
Ab L-Tarif
Ab L-Tarif
Ein bis 50 Mitarbeiter
Monatliche Abrechnung (vier Tarife: S, M, L und XL)
5,02 bis 165,58 Euro monatlich (abhängig von Lohnbuchhaltung)
30 Tage
Lastschrift, Visa und Mastercard
Zum Angebot
Preis prüfen
Tarifrabatt FastBill
FastBill
Unsere Bewertung
Sehr gut
1,3609/2022
(6 Bewertungen)
3 Bis fünf Konten im Premium-Tarif
Unbegrenzt
Freiberufler und kleine Unternehmen
Scan-App für Belege
Ab Pro-Tarif
Ab Pro-Tarif
Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung (drei Tarife: Starter, Pro und Premium)
8,99 bis 59 Euro monatlich
14 bis 30 Tage (ab Premium 30 Tage)
PayPal, Klarna, Visa und Mastercard
Zum Angebot
Preis prüfen
Acht Tarife easybill
easybill
Unsere Bewertung
Gut
1,4909/2022
(7 Bewertungen)
4 Unbegrenzt ab Plus-Tarif
Unbegrenzt
Online-Händler, Freiberufler und kleine Unternehmen
Fünf Sondertarife für Online-Händler
Ab Plus-Tarif
Ab Business-Tarif
Ab Business-Tarif
Ab Plus-Tarif
Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung (drei Tarife: Basic, Plus und Business, plus fünf Tarife für Online-Händler)
12 bis 420 Euro monatlich
7 Tage
Lastschrift, PayPal, Visa und Mastercard
Zum Angebot
Preis prüfen
Sondertarif Billomat
Billomat
Unsere Bewertung
Gut
1,6209/2022
(11 Bewertungen)
5 Bis drei Konten im Enterprise-Tarif
Unbegrenzt ab Business-Tarif
Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen
Individuelle Tarif- und Preiszusammensetzung für Enterprise-Tarif möglich
Ab Business-Tarif
Ab Business-Tarif
Ab Business-Tarif
Ab Business-Tarif
Ab Business-Tarif
Ab Business-Tarif
Keine näheren Angaben zur Anzahl der Personen
Ab Business-Tarif
Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung (drei Tarife: Solo, Business und Enterprise)
8 bis 50 monatlich
14 Tage
Lastschrift, PayPal, Visa und Mastercard
Zum Angebot
Preis prüfen
Free-Version BillingEngine
BillingEngine
Unsere Bewertung
Gut
1,7609/2022
(13 Bewertungen)
6 Bis acht Konten im Premium-Tarif
Bis 3.000 Rechnungen pro Monat ab Premium-Tarif
Freiberufler
Kostenlose Basisversion (reduzierter Funktionsumfang)
Ab Basic-Tarif
Ab Basic-Tarif
Ab Basic-Tarif
Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung (vier Tarife: Free, Basic, Plus und Premium)
4 bis 20 Euro monatlich
30 Tage
Lastschrift und PayPal
Zum Angebot
Preis prüfen
Flexibler Preis billbee
billbee
Unsere Bewertung
Gut
1,8709/2022
(8 Bewertungen)
7 Unbegrenzt
Bis 349.960 Rechnungen pro Monat
Freiberufler und kleine Unternehmen
Service-Versprechen (keine Gebühren für einen Monat, wenn der Kundenservice beim Erstkontakt nicht innerhalb von 24 Stunden antwortet)
Ein Tarif (Kosten nach Anzahl der Aufträge)
1 bis 499 Euro im Monat
30 Tage
Lastschrift, Visa und Mastercard
Zum Angebot
Preis prüfen
Ein Tarif Billtano
Billtano
Unsere Bewertung
Gut
2,0009/2022
(9 Bewertungen)
8 Unbegrenzt
Unbegrenzt
Freiberufler und kleine Unternehmen
Ein Tarif für alle Funktionen
Monatliche, dreimonatige und zwölfmonatige Abrechnung (ein Tarif)
3,99 bis 9 Euro monatlich
14 Tage
Überweisung und PayPal
Zum Angebot
Preis prüfen
Gratis E-Book Papierkram
Papierkram
Unsere Bewertung
Gut
2,1209/2022
(5 Bewertungen)
9 Bis 20 Konten im Business-Tarif
Unbegrenzt
Freiberufler und kleine Unternehmen
Gratis E-Book (Business-Basics für nicht studierte)
Ab Pro-Tarif
Ab Pro-Tarif
Ab Pro-Tarif
Ab Pro-Tarif
Ab Pro-Tarif
Ab Pro-Tarif
Ab Pro-Tarif
Ab Pro-Tarif
Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung (vier Tarife: Free, Pro, Team und Business)
8 bis 50 Euro monatlich
14 Tage
Lastschrift, Visa und Mastercard
Zum Angebot
Preis prüfen
E-Rechnungen Zervant
Zervant
Unsere Bewertung
Gut
2,2309/2022
(12 Bewertungen)
10 Unbegrenzt
100 (höhere Anzahl an Buchungen nur auf Anfrage möglich)
Freiberufler und kleine Unternehmen
Anpassung der Tarifleistungen auf Anfrage möglich
Ab Pro-Tarif
Ab Starter-Tarif
Ab Starter-Tarif
Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung (vier Tarife: Free, Starter, Pro und Wachstum)
8 bis 42 Euro monatlich
14 Tage
Visa und Mastercard
Zum Angebot
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Unsere Rechnungsprogramme-Empfehlungen

Rechnungsprogramm für mittelgroße Unternehmen
"Rechnungsprogramm für mittelgroße Unternehmen"
lexoffice
Mittelgroßen Unternehmen, die eine vielseitige Rechnungssoftware suchen, empfehle ich lexoffice. Die Anzahl an Nutzern und Buchungen ist unbegrenzt. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind für bis zu 50 Mitarbeiter möglich. Zusammen mit dem Konkurrenten sevDesk bietet lexoffice den größten Funktionsumfang in meinem Vergleich. Ich ziehe lexoffice vor, weil der Anbieter hier eine 30-tägige Testphase gewährt.
Rechnungsprogramm für Betreiber von Online-Shops
"Rechnungsprogramm für Betreiber von Online-Shops"
easybill
Betreibern von Online-Shops empfehle ich das Rechnungsprogramm easybill. Unter den verglichenen Anbietern handelt es sich um die einzige Software, die vom Hersteller explizit für den Bereich E-Commerce empfohlen wird. Es gibt fünf E-Commerce-Tarife für 2.000 bis 50.000 Verkäufe im Monat.
Rechnungsprogramm mit kostenloser Basisversion und langer Testphase
"Rechnungsprogramm mit kostenloser Basisversion und langer Testphase"
BillingEngine
Wer sein neues Rechnungsprogramm ausgiebig testen möchte, bevor er sich langfristig bindet, könnte sich für das Angebot von BillingEngine interessieren. Es handelt sich um das einzige Rechnungsprogramm in meinem Vergleich, das sowohl eine 30-tägige Testphase hat, als auch im Rahmen einer kostenlosen Basisversion nutzbar ist.
Rechnungsprogramm für Freiberufler und kleine Unternehmen
"Rechnungsprogramm für Freiberufler und kleine Unternehmen"
Billtano
Freiberuflern und Kleinunternehmen, die ihre Steuererklärung selbst vornehmen und ein einfaches Rechnungsprogramm für die Buchführung, Belegerfassung und Rechnungserstellung suchen, empfehle ich Billanto. Es gibt nur einen Tarif für alle Funktionen. Preislich gehört Billanto zu den günstigsten Anbietern. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, internationale Buchungen oder Steuerberaterzugang sind allerdings nicht möglich. Alternativ empfehle ich billbee – ein einfaches Rechnungsprogramm, das Steuerberatergriff per DATEV-Schnittstelle ermöglicht.

1. sevDesk – mit großer Wissensdatenbank und YouTube-Kanal mit Videoanleitungen

Erweiterbar
sevDesk
Kundenbewertung
(9 Bewertungen)
sevDesk
Preis prüfen Jetzt zu sevDesk

Das Rechnungsprogramm sevDesk bietet laut Hersteller ein Dashboard mit zentralem Überblick über die wichtigsten Informationen zu Finanzen und Buchhaltung. Angebote lassen sich in wenigen Schritten erstellen und leicht in Rechnungen umwanden. Eingehende Zahlungen verbindet die Software automatisch mit den dazugehörigen Rechnungen. Für Bargeldgeschäfte bietet die Rechnungssoftware ein rechtskonformes Kassenbuch.

Die Software ist mit einer Laufzeit von einem, 12 oder 24 Monaten erhältlich, wobei sich die Kosten mit steigender Laufzeit reduzieren. Zur Auswahl stehen drei Tarife, die interessierte bis zu 14 Tage kostenlos testen können:

  • „Rechnung“ – „Perfekt für Macher, die ihre Rechnungen schnell und einfach erstellen wollen“ – grundlegende Funktionen wie die Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie DATEV-Export und Zahlungserinnerungen
  • „Buchhaltung“ – „Perfekt für alle, die ihre Buchhaltung einfach selbst erledigen möchten“ – alle Funktionen aus „Rechnung“ sowie zusätzlich EÜR, GuV und Kassenbuch
  • „Warenwirtschaft“ – „Perfekt für Unternehmer, die beim Thema Buchhaltung Zeit und Geld sparen wollen“ – alle Funktionen aus „Buchhaltung“ inklusive Lagerverwaltung, Bestandsbuchungen und Artikelzuordnung

Die Software von sevDesk ist sowohl im Internet-Browser als auch via Android- und iOS-App nutzbar. Durch kostenlose Webinare, eine Wissensdatenbank sowie einen YouTube-Kanal mit Videoanleitungen unterstützt der Anbieter bei der Einarbeitung in das Rechnungsprogramm.

success

Steuerberatungsportal Nutzer von sevDesk können für ihren Steuerberater einen Portalzugang anlegen, sodass er jederzeit schnell auf alle Unterlagen zugreifen kann. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberater. Durch einen Steuerberater-Such-Service unterstützt der Anbieter beim Finden eines geeigneten Steuerberaters.

SevDesk ist ISO-27001-zertifiziert und durch seinen Serverstandort in Deutschland DSGVO-konform. Der Versand von Rechnungen und Angeboten kann per E-Mail oder postalisch über eingezahltes Guthaben im Account erfolgen. Auf der Webseite von sevDesk findet sich ein FAQ-Bereich. Der Kundenservice ist telefonisch oder per E-Mail zu erreichen.

info

Welche Vorteile hat ein deutscher Serverstandort? Hat der Betreiber einer Buchhaltungssoftware seinen Serverstandort in Deutschland, unterliegt die Datenspeicherung strengen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien entsprechend der DSGVO. Das gilt auch für Serverstandorte, die sich innerhalb der Europäischen Union befinden. Im Vergleich zu einem EU-Standort hat ein deutscher Serverstandort den Vorteil von höheren Sicherheitsstandards hinsichtlich der Gebäudesicherheit, einer ausfallsicheren Stromversorgung und der Klimatisierung. In anderen EU-Ländern sind die Regelungen zu sekundären Sicherheitsfaktoren der Rechenzentren meistens nicht so streng.

Die ersten Schritte mit dem Rechnungsprogramm erklärt sevDesk im folgenden Video:

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  • Steuerberater-Such-Service
  • Geeignet für Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen
  • Steuerberaterzugang (DATEV- und Elster-Schnittstelle)
  • Mittellange Testphase (14 Tage)
  • Drei Zahlmethoden (PayPal, Visa und Mastercard)
  • ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)
  • Monatliche, zwölfmonatige und 24-monatige Abrechnungen möglich
  • Telefon-Service
  • Videoanleitungen
  • Support über soziale Medien
  • Eingeschränkte Tarifauswahl (drei Tarife)
  • Keine kostenlose Basisversion
  • Keine XML-Schnittstelle

FAQ

Unterstützt der günstigste Tarif von sevDesk Online-Banking?
Nein, der Rechnung-Tarif unterstützt kein Online-Banking.
Welche Kündigungsfristen gelten?
Die Kündigungsfrist ist auf 14 Tage vor Vertragsende angesetzt.
Ist sevDesk ein deutsches Unternehmen?
Ja, sevDesk ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Offenburg.
Lassen sich Dateien per Drag-and-Drop in das Programm hochladen?
Ja, der Upload von Dateien per Drag-and-Drop ist möglich.

2. lexoffice – mit bis zu 50 Prozent Wechsel-Rabatt

Weiterbildungen
lexoffice
Kundenbewertung
(7 Bewertungen)
lexoffice
Preis prüfen Jetzt zu lexoffice

Das Rechnungsprogramm lexoffice bietet laut Anbieter einen kompakten Überblick über die Finanzen. Angebote lassen sich in rund einer Minute erstellen und mit einem Klick in Rechnungen umwandeln. Dokumente in gängigen Formaten lassen sich per Drag and Drop hochladen. Dank Texterkennung ordnet sie die Software automatisch den entsprechenden Zahlungsein- oder Ausgängen zu. So lassen sich die wesentlichen Prozesse der Buchhaltung automatisieren.

Bei lexoffice können sich Interessierte aus vier verschiedenen Tarifen mit einer monatlichen Kündigungsfrist entscheiden. Unabhängig vom Tarif besteht die Möglichkeit, eine 30-tägige Testphase in Anspruch zu nehmen. Laut Anbieter eigenen sich alle Tarife durch Anpassbarkeit an die Größe des Unternehmens für jede Geschäftsform.

  • „Rechnung und Finanzen“ – Erstellen von Rechnungen und Angeboten, Online-Banking sowie Belegerfassung und -verwaltung für einen Nutzer
  • „Lohn und Gehalt“ – alle Funktionen von „Rechnung und Finanzen“ inklusive Firmendaten- und Mitarbeiterdatenverwaltung sowie Abrechnung aller Mitarbeitertypen und Entgeltarten
  • „Buchhaltung und Berichte“ – zusätzlich Kassenbuch, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Gewinn-und-Verlustrechnung sowie Einnahmen-Überschuss-Rechnung für mehrere Nutzer
  • „Buchhaltung und Lohn“ – alle Funktionen von „Buchhaltung und Berichte“ inklusive Lohn- und Gehaltsabrechnung, automatisierter Versand von Steuerdaten, integriertes Bezahlen der Mitarbeiter und integrierte Belegübergabe sowie Verbuchung von Personalkosten

Die Rechnungssoftware von lexoffice ist im Internet-Browser oder per App nutzbar. Neue Belege lassen sich über die App einscannen und hochladen. Wer von einem anderen Anbieter zu lexoffice wechselt, erhält einen Wechsel-Rabatt in Höhe von 50 Prozent für die ersten 12 Monate.

success

lexoffice Academy: Die lexoffice Academy ist ein kostenpflichtiges Bildungsangebot mit Weiterbildungen zu spezifischen Themen wie Lohnabrechnung oder Steuerwissen. Die Wissensvermittlung findet durch Coachs vor Ort, Online-Einzelschulungen oder Online-Lerngruppen statt.

lexoffice ist nicht nur ISO-27001-zertifiziert und DSGVO-konform, sondern auch vom TÜV-Rheinland auf Datenschutz und Datensicherheit geprüft sowie GoBD-zertifiziert. Der Rechnungsversand ist nur per E-Mail möglich. Bei Problemen erreichen Nutzer den Kundenservice telefonisch oder per Mail.

info

Was ist ein GoBD-Zertifikat? GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das GoBD-Zertifikat bescheinigt die Befolgung der Grundsätze und garantiert Nutzern eine rechtskonforme Verwendung der Rechnungssoftware.

Das folgende Video enthält eine Einführung in das Rechnungsprogramm von lexoffice:

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  • lexoffice Academy (kostenpflichtiges Bildungsangebot mit Weiterbildungen zu spezifischen Themen wie Lohnabrechnung oder Steuerwissen)
  • Geeignet für Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen
  • Mittelgroße Tarifauswahl (vier Tarife)
  • Steuerberaterzugang (DATEV- und Elster-Schnittstelle)
  • Lange Testphase (30 Tage)
  • Drei Zahlmethoden (Lastschrift, Visa und Mastercard)
  • ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)
  • Telefon-Service
  • Videoanleitungen
  • Support über soziale Medien
  • Nur monatliche Abrechnung
  • Keine kostenlose Basisversion
  • Keine XML-Schnittstelle

FAQ

Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es bei lexoffice?
Die Bezahlung ist per Bankeinzug oder Kreditkarte möglich.
Lassen sich alle Pakete individuell mit Add-ons erweitern?
Ja, für alle Tarife sind Add-ons verfügbar.
Unterstützt der Anbieter OCR-Texterkennung?
Ja, lexoffice unterstützt die OCR-Texterkennung. Dadurch erkennt die Software Buchungstexte, Geschäftskontakte und Beträge aus Online-Rechnungen im PDF-Format und fügt sie automatisch in das Buchungssystem ein.
Kann das Rechnungsprogramm auf einem Apple-iMac-PC genutzt werden?
Ja, laut Anbieter ist das Rechnungsprogramm für den Apple-iMac-PC optimiert.
Bietet lexoffice einen kostenlosen Mehrwertsteuerrechner an?
Ja, lexoffice bietet einen kostenlosen Mehrwehrsteuerrechner an.

3. FastBill – bis zu fünf Benutzerzugänge

Tarifrabatt
FastBill
Kundenbewertung
(6 Bewertungen)
FastBill
Preis prüfen Jetzt zu FastBill

Das Rechnungsprogramm von FastBill eignet sich laut Anbieter für Freelancer und kleine Unternehmen. Es bündelt Rechnungen, Belege, Banking, Cashflow, Steuern, Finanzierungen und vieles mehr es an einem Ort. Dokumente sind bequem per Drag and Drop hochzuladen. Alle Daten lassen sich unkompliziert an einen Steuerberater übermitteln.

FastBill ist in drei verschiedenen Tarifen mit einer Laufzeit von einem oder 12 Monaten nutzbar. Wer sich für eine jährliche Abrechnung entscheidet, erhält die Software 10 Prozent günstiger. Zum Ausprobieren gibt es eine 14-tägige Testphase für die Tarife „Starter“ und „Pro“.

  • „Starter“ – „Ideal für Einzelunternehmer und Freiberufler“ – ein Benutzerzugang, ein zu verbindendes Banking-Konto, Steuerberater-Export, unbegrenzte Belege und Dokumentenverwaltung, unbegrenzte Angebote und Rechnungen und ein eigenes Rechnungs-Layout
  • „Pro“ – „Ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen, die viel automatisieren wollen“ – alle Funktionen von „Starter“ und zusätzlich fünf Banking-Kontos, fünf Benutzerzugänge, DATEV-Übertragung sowie Kundencenter und Belegerfassung
  • „Premium“ – „ für Unternehmen, die möglichst viele Arbeitsstunden auslagern möchten“ – alle Funktionen von „Pro“ und zusätzlich Kategorisierung der Ein- und Ausgaben, monatliche Statusreports und vollständige Finanzbuchhaltung

Ein automatisierter Beleg-Import ist bei allen Tarifen buchbar und im Tarif „Premium“ bereits inklusive. Für die Erstellung von individualisierten Rechnungen und Vorlagen bietet FastBill einen Vorlageneditor, mit dem sich Rechnungs- oder Angebotsvorlagen laut Anbieter innerhalb von wenigen Minuten erstellen lassen.

success

Scan-App für Belege: Das Rechnungsprogramm von FastBill inkludiert eine Scan-App, mit der sich Belege per Smartphone einscannen und automatisch in die Software importieren lassen.

Die FastBill-Rechnungssoftware entspricht der ISO-Norm 27001 und ist dank Hosting in Deutschland DSGVO-konform. Die Bedienung der Software gestaltet sich laut Anbieter so einfach, dass keine Schulung erforderlich ist. FastBill bietet verschiedene Zusatzservices an, wie zum Beispiel das Finden eines Steuerberaters, einen Mehrwehrsteuerrechner und/oder ein Finanzlexikon. Für einen monatlichen Pauschalbetrag inkludiert das Premium-Paket einen digitalen Steuerberater.

info

Was ist Drag and Drop? Drag and Drop heißt so viel wie Ziehen und Ablegen. Es bezeichnet das Hochladen von Dateien durch das Verschieben mit dem Mauszeiger. Rechnungen, Belege und andere Dokumente lassen sich vom Desktop des Computers in das Rechnungsprogramm verschieben und werden automatisch hochgeladen. Dadurch erübrigt sich die aufwändige Suche im Dokumente-Ordner.

Die wichtigsten Einstellungen für die Buchhaltung mit FastBill erklärt das folgende Video in unter 2 Minuten:

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  • Geeignet für Selbständige und kleine Unternehmen
  • Scan-App für Belege
  • Steuerberaterzugang (XML-, DATEV- und Elster-Schnittstelle)
  • Telefon-Service
  • Videoanleitungen
  • Lange Testphase (14 bis 30 Tage, abhängig vom Tarif)
  • Drei Zahlmethoden (Lastschrift, Visa und Mastercard)
  • Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung
  • ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)
  • Eingeschränkte Tarifauswahl (drei Tarife)
  • Keine kostenlose Basisversion
  • Kein Kassenbuch
  • Keine doppelte Buchführung (GuV)

FAQ

Wieso lässt sich der Premium-Tarif von FastBill nicht kostenlos testen?
Die vollständige Einrichtung des Premium-Service erfordert mehrere Tage. Deshalb bietet der Anbieter keine kostenlose Testphase an.
Kann FastBill per API-Schnitttelle mit anderen Programmen verbunden werden?
Ja, laut FastBill lässt sich die Software per API-Schnittstelle mit anderen Programmen verbinden. Wie viele API-Zugriffe möglich sind, hängt vom Tarif ab. Der Starter-Tarif unterstützt bis zu 100 Zugriffe pro Stunde, währen Pro und Premium bis zu 1.000 Zugriffe ermöglichen.
Lässt sich FastBill offline nutzen?
Nein, das Rechnungsprogramm von FastBill ist nicht offline nutzbar.
Wie funktioniert die Belegerfassung bei FastBill?
Für die Erfassung von Belegen sind folgende Daten erforderlich: Betrag und Name beziehungsweise Beschreibung des Belegs, Buchungsdatum und Belegnummer und Buchungssatz. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ist zusätzlich der Umsatzsteuersatz und die Position für die Einnahmeüberschussrechnungen erforderlich.

4. easybill – einfache Rechnungserstellung in vier Schritten

Acht Tarife
easybill
Kundenbewertung
(7 Bewertungen)
easybill
Preis prüfen Jetzt zu easybill

Beim Rechnungsprogramm easybill erfolgt die Rechnungserstellung in vier Schritten. Einfach den Kunden aus der Datenbank auswählen, die zu berechnenden Positionen hinzufügen, die Vorschau des Dokuments prüfen, anschließend abspeichern und versenden. Angebote sind unkompliziert in Rechnungen umzuwandeln. Mahnungen lassen sich zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch versenden.

Das Rechnungsprogramm von easybill eignet sich vor allem für Dienstleister und Betreiber von Online-Shops. Es ist in sieben verschiedenen Tarifen mit einer Laufzeit von einem oder 12 Monaten erhältlich. Wer sich für einen Jahrestarif entscheidet, kann bis zu 15 Prozent sparen. Eine kostenlose Testphase gibt es nicht. Dafür gibt es bei easybill einen kostenlosen Tarif.

Tarife für Dienstleister:

  • „Free“ – unbgrenzte Dokumente, bis zu drei Kunden
  • „Basic“ – unbgrenzte Dokumente, bis zu 20 Kunden, kostenloser E-Mail-Versand, eigenes Briefpapier als Vorlage
  • „Plus“ – unbegrenzte Kunden, Wiederholungsrechnungen, Projektverwaltung mit Zeiterfassung, Cloud Backup, kostenloses Designpaket, Import-Manager für bis zu 500 Verkäufe, Automatisierungen per API mit bis zu zehn Aufgaben pro Minute
  • „Business“ – Alles aus dem Tarif „Plus“ mit 60 API-Automatisierungen pro Minute und Import-Manager für bis zu 5.000 Verkäufe pro Monat inklusive automatisiertes Mahnverfahren und Mitarbeiterverwaltung

Tarife für Online-Shops:

  • „Business 10K“ – Import-Manager für bis zu 10.000 Verkäufe im Monat
  • „Business 20K“ – Import-Manager für bis zu 20.000 Verkäufe im Monat
  • „Business 30K“ – Import-Manager für bis zu 30.000 Verkäufe im Monat

Die Online-Shop-Tarife unterstützen 34 verschiedene Marktplätze und Shopsystem. In allen Tarifen sind Zugänge für mehrere Nutzer möglich.

success

Zwei-Faktor-Authentifizierung Für mehr Sicherheit beim Login gibt es bei easybill eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Neben einem Passwort ist für den Login ein Code erforderlich, den Nutzer über ihr Smartphone erhalten. Mehr zu den Vorteilen einer Zwei-Faktor-Authentifizierung ist hier nachzulesen.

Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien sind bei easybill DSGVO-konform. Der Rechnungsversand ist per E-Mail, Fax oder Post möglich. Für Probleme mit der Software hat easybill einen FAQ-Bereich sowie einen per Telefon und E-Mail erreichbaren Kundenservice.

Das folgende Video zeigt, wie sich Rechnungen mit easybill innerhalb von 30 Sekunden erstellen lassen:

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  • Geeignet für Onlinehändler, Freiberufler und kleine Unternehmen
  • Große Tarifauswahl (drei normale Tarife und fünf Tarife für Online-Händler)
  • Steuerberaterzugang (XML-, DATEV- und Elster-Schnittstelle)
  • Telefon-Service
  • Videoanleitungen
  • Vier Zahlmethoden (Lastschrift, PayPal, Visa und Mastercard)
  • Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung
  • Keine einfache oder doppelte Buchführung (EÜR und GuV)
  • Keine Online-Banking-Integration (Verbindung zwischen Rechnungsprogramm und Online-Bank)
  • Kurze Testphase (7 Tage)
  • Keine kostenlose Basisversion
  • Kein ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)

FAQ

Hat easybill eine DATEV-Schnittstelle?
Ja, easybill hat mit DATEVconnect eine direkte Online-Schnittstelle für Rechnungsprogramm und Steuerberater. So ist eine noch bessere Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Berater möglich.
In welchen Zeitraum ist der telefonische Support zu erreichen?
Der telefonische Support von easybill ist montags bis donnerstags von 8 bis 18 Uhr und freitags von 8 bis 17 Uhr zu erreichen.
Eignet sich easybill für Handwerker?
Ja, da sich Rechnungen, Lohnkosten und Materialkosten getrennt angeben lassen, eignet sich das Rechnungsprogramm laut Anbieter auch für Handwerker.
Wie viele Mitarbeiter können mit dem Rechnungsprogramm gleichzeitig arbeiten?
Laut Anbieter lassen sich Zugriffsrechte für mehrere Mitarbeiter erstellen. Eine konkrete Zahl gibt easybill nicht an.

5. Billomat – mit vielen Add-ons für unterschiedliche Geschäftszweige

Sondertarif
Billomat
Kundenbewertung
(11 Bewertungen)
Billomat
Preis prüfen Jetzt zu Billomat

Billomat bezeichnet sein Rechnungsprogramm als „Rundum-Wohlfühl-Paket“ für die Buchhaltung von Kleinunternehmern, Selbstständigen und Mittelständlern. Die Software lässt sich einfach bedienen und erfordert keine Schulung. Das Erstellen und Versenden von Rechnungen ist laut Anbieter in weniger als einer Minute möglich.

Die Rechnungssoftware von Billomat ist in drei Tarifen mit einer Laufzeit von einem oder 12 Monaten nutzbar. Wer sich nicht sicher ist, ob sich die Software für die eigenen Anforderungen eignet, kann eine 14-tägige Testphase für alle Tarife in Anspruch nehmen.

  • „Solo“ – „Perfekt für Freiberufler und Betreiber eines Nebengewerbes“ – bis zu 30 Rechnungen oder Angebote pro Monat, Zahlungserinnerungen, Lieferscheine, ein Benutzerzugang und eine Vorlage pro Dokumententyp
  • „Business“ – „Perfekt für Start-ups oder kleine und mittlere Unternehmen“ – unbegrenzte Rechnungen und Angebote, zusätzliche Benutzer buchbar, unbegrenzte Vorlagen für alle Dokumententypen
  • „Enterprise“ – dank individueller Zusammensetzung für unterschiedliche Anforderungen geeignet
success

Individuelle Tarif- und Preiszusammensetzung: Der Tarif „Enterprise“ hat individuelle Kosten und Funktionen. In einem Gespräch mit einem Kundenberater können Nutzer einen Tarif zusammenstellen, der alle erforderlichen Funktionen für die eigenen Bedürfnisse beinhaltet.

Laut Billomat hat die Benutzeroberfläche der Rechnungssoftware ein übersichtliches und intuitiv nutzbares Design. Das Versenden von Rechnungen ist per E-Mail, Post oder Fax möglich. Für verschiedene Geschäftszweige wie Marketing, E-Commerce oder IT-Consulting bietet Billomat zahlreiche Add-ons an – zum Beispiel Shopify, OneDrive, Online-Banking oder DATEV. Jeden Freitag bietet Billomat für Kunden einen kostenlosen Buchhaltungs-Workshop zum Erlernen von Buchhaltungsprozessen an.

  • ISO-27001
  • Hosting in Deutschland – DSGVO-konform
  • Kundenservice per FAQ-Bereich, Telefon, E-Mail oder Live-Chatbot

Das folgende Video zeigt, wie sich mit Billomat Rechnungen in unter einer Minute erstellen lassen:

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  • Individuelle Tarif- und Preiszusammensetzung für Enterprise-Tarif
  • Geeignet für Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen
  • Steuerberaterzugang (DATEV- und Elster-Schnittstelle)
  • Telefon-Service
  • Videoanleitungen
  • Mittellange Testphase (14 Tage)
  • Vier Zahlmethoden (Lastschrift, PayPal, Visa und Mastercard)
  • ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)
  • Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung
  • Eingeschränkte Tarifauswahl (drei Tarife)
  • Nur monatliche Abrechnung
  • Keine kostenlose Basisversion
  • Kein Kassenbuch
  • Keine XML-Schnittstelle

FAQ

Wann ist der telefonische Support von Billomat erreichbar?
Der Support ist montags bis freitags von 9 bis 16 Uhr erreichbar.
Was passiert nach der 14-tägigen Testphase?
Nach Ablauf der 14-tägigen Testphase können Nutzer entscheiden, ob sie die Software kostenpflichtig weiter benutzen oder sich für ein anderes Rechnungsprogramm entscheiden möchten. Wer sich für Billomat entscheidet, kann jetzt einen Tarif und eine Zahlungsmethode wählen. Falls nicht, wird der Account gelöscht.
Sind Vorkenntnisse als Buchhalter nötig, um das Programm effektiv nutzen zu können?
Nein, laut Anbieter ist für die Nutzung des Programms keine Erfahrung notwendig.
Gibt es technische Voraussetzungen für das Programm?
Nein, das Rechnungsprogramm ist Cloud-basiert. Abgesehen von einem Computer mit Internetverbindung gibt es keine technischen Voraussetzungen.
Sind Updates kostenlos?
Ja, der Anbieter aktualisiert die Software kostenlos.

6. BillingEngine – mit 30-tägiger Geld-zurück-Garantie

Free-Version
BillingEngine
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(13 Bewertungen)
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Das Rechnungsprogramm von BillingEngine eignet sich laut Anbieter für kleine und mittelständige Unternehmen, Selbstständige sowie Freiberufler. Es ist in vier verschiedenen Tarifen mit einer Laufzeit von 1 oder 12 Monaten nutzbar. Anstelle einer Testphase ist die Rechnungssoftware im Tarif „Free“ kostenlos nutzbar.

  • „Free“ – drei Rechnungen pro Monat, ein Benutzer, sechs Rechnungssprachen und Rechnungen als CSV-, XLS und XML-Datei exportierbar
  • „Basic“ – alle Funktionen von „Free“ inklusive 30 Rechnungen, zwei Benutzer, Nutzung von Fremdwährung, Rechnungen als PDF ohne Wasserzeichen, Mahnwesen und wiederkehrende Rechnungen automatisierbar
  • „Plus“ – alle Funktionen von „Basic“ mit 300 Rechnungen pro Monat und vier Nutzern
  • „Premium“ – alle Funktionen von „Plus“ mit 3.000 Rechnungen pro Monat und acht Nutzern

Der Hosting-Partner von BillingEngine ist DigitalOcean mit Sitz in Frankfurt. Dementsprechend erfolgt die Datenspeicherung DSGVO-konform. Der Versand von Rechnungen ist ausschließlich per E-Mail möglich. Wer mit dem Rechnungsprogramm von BillingEngine nicht zufrieden ist, kann eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie in Anspruch nehmen.

  • Für Freiberufler geeignet
  • Mittelgroße Tarifauswahl (vier Tarife)
  • Lange Testphase (30 Tage)
  • Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung
  • Support über soziale Medien
  • Keine einfache oder doppelte Buchführung (EÜR und GuV)
  • Kein Steuerberaterzugang
  • Keine API-Schnittstelle
  • Kein Telefon-Service
  • Kein ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)
  • Nur zwei Zahlmethoden (Lastschrift und PayPal)
  • Keine Online-Banking-Integration (Verbindung zwischen Rechnungsprogramm und Online-Bank)

FAQ

Kann ich bei BillingEngine jederzeit den Tarif wechseln?
Ja, der Tarif lässt sich jederzeit wechseln.
In welchen Sprachen kann ich Rechnungen erstellen?
Rechnungen lassen sich auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Niederländisch erstellen.
Lässt sich das Rechnungsprogramm auf einem Computer installieren?
Nein, das Rechnungsprogramm ist Cloud-basiert und erfordert keine Installation.
Auf welchen Geräten lässt sich die Rechnungssoftware nutzen?
Das Programm lässt sich auf jedem Gerät nutzen, das einen Internet-Browser hat.

7. Billbee – mit flexiblen Kosten nach monatlichem Auftragsaufkommen

Flexibler Preis
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Billbee bezeichnet sein Rechnungsprogramm als „Komplettlösung für Marktplätze und Online-Shops“. Laut Anbieter ist die Software intuitiv zu bedienen und für kleine Unternehmen optimiert. Sie ermöglicht es, die Buchhaltung von Online-Shops vollständig zu automatisieren. Das umfasst Bestellungen, Zahlungen und Versand. Es gibt keine unterschiedlichen Tarife. Das Abonnement ist immer zum Ende eines Monats kündbar. Auf Wunsch können Interessierte eine 30-tägige Testphase in Anspruch nehmen.

Billbee ermöglicht eine unkomplizierte Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen, wobei sich die Kosten nach dem monatlichen Auftragsaufkommen richten. Je weniger Aufträge ein Unternehmen pro Monat entgegennimmt umso geringer sind die Kosten.

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Serviceversprechen: Billbee ist bestrebt, einen möglichst schnellen Kundenservice zu bieten. Wer länger als bis zum nächsten Werktag auf die Erstantwort zu seiner Support-Anfrage warten muss, zahlt in diesem Monat automatisch keinerlei Gebühren für das Rechnungsprogramm.

Durch Billbees Serverstandort in Deutschland unterliegt die Datenspeicherung automatisch den Richtlinien der DSGVO. Die Nutzung des Rechnungsprogramms erläutert der Anbieter auf seinem YouTube-Kanal. Geschriebene Rechnungen lassen sich bei Bellbee ausschließlich per E-Mail versenden. Bei Fragen und Problemen können sich Nutzer im FAQ-Bereich informieren oder den E-Mail-Support in Anspruch nehmen. Jeden dritten Donnerstag im Monat veranstaltet Billbee kostenlose Webinare zu allgemeinen und speziellen Themen rund um das Rechnungsprogramm.

Die ersten Schritte mit dem Rechnungsprogramm von Billbee erklärt das folgende Video:

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  • Geeignet für Selbstständige und kleine Unternehmen
  • Service-Versprechen (keine Gebühren für einen Monat, wenn der Kundenservice beim Erstkontakt nicht innerhalb von 24 Stunden antwortet)
  • Flexible Preisgestaltung (Kosten nach Anzahl der Aufträge)
  • Steuerberaterzugang (XML- und DATEV-Schnittstelle)
  • Lange Testphase (30 Tage)
  • Drei Zahlmethoden (Lastschrift, Visa und Mastercard)
  • Videoanleitungen
  • Support über soziale Medien
  • ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)
  • Keine Elster-Schnittstelle
  • Keine einfache oder doppelte Buchführung (EÜR und GuV)
  • Kein Telefon-Service
  • Kein Kassenbuch
  • Nur monatliche Abrechnung

FAQ

Hat Billbee eine API-Schnittstelle für Programmierer?
Ja, zur Automatisierung von bestimmten Aufgaben hat Billbee eine API-Schnittstelle.
Gibt es eine Kündigungsfrist?
Nein, bei Billbee gibt es keine Kündigungsfrist.
Lassen sich während der 30-tägigen Testphase alle Funktionen nutzen?
Ja, während der kostenlosen Phase ist das Rechnungsprogramm von Billbee uneingeschränkt nutzbar.
Kann Beillbee in englischer Sprache genutzt werden?
Ja, Billbee lässt sich auf Englisch verwenden.

8. Billtano – mit flexibler Laufzeit

Ein Tarif
Billtano
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(9 Bewertungen)
Billtano
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Das Rechnungsprogramm von Billtano ist laut Anbieter für kleine und mittelständige Unternehmen konzipiert und bietet eine einfach aufgebaute Benutzeroberfläche. Es hat keine unterschiedlichen Tarife. Interessierte können zwischen einer Laufzeit von 30, 90 oder 360 Tagen wählen und vorab eine 14-tägige Testphase in Anspruch nehmen.

Neben dem Schreiben von Rechnungen und Angeboten ermöglicht die Software das Hochladen einer unbegrenzten Anzahl an Dokumenten – zum Beispiel Ausgaben, Gutschriften, Rechnungen, Mahnungen oder Angebote. Es lassen sich beliebig viele Kunden und Artikel anlegen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen.

Die Rechnungssoftware von Billtano ist sowohl per App als auch per Internet-Browser nutzbar. Das Rechnungs- und Angebotslayout lässt sich mit individuellem Briefpapier, einem Logo und einem festgelegten Einleitungs- und Abschiedstext gestalten. Laut eigenen Angaben bietet Billtano eine sichere und DSGVO-konforme Datenspeicherung. Der Rechnungsversand erfolgt ausschließlich per E-Mail. Für Fragen und Probleme bietet Billtano einen FAQ-Bereich sowie einen Kundenservice per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon.

  • Geeignet für Selbständige und kleine Unternehmen
  • Ein Tarif für gesamten Funktionsumfang
  • Mittellange Testphase (14 Tage)
  • Monatliche, dreimonatige und zwölfmonatige Abrechnung
  • ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)
  • Telefon-Service
  • Kein Steuerberaterzugang, XML-, DATEV- und Elster-Schnittstelle
  • Keine einfache Buchführung (GuV)
  • Kein Kassenbuch
  • Keine Videoanleitungen
  • Kein Support über soziale Medien
  • Nur zwei Zahlmethoden (Überweisung und PayPal)

FAQ

Eignet sich die App für iOS und Android?
Ja, die Billtano-App eignet sich sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte.
Mit welchen Geräten ist das Rechnungsprogramm kompatibel?
Die Software ist mit allen Geräten kompatibel, die einen Internet-Browser unterstützen.
Wann ist der telefonische Kundenservice erreichbar?
Der Kundenservice von Billtano ist täglich von 10 bis 17 Uhr erreichbar.
Lassen sich mit der Rechnungssoftware Zahlungseingänge verschlüsselt empfangen und einfach erfassen?
Ja, laut Anbieter sind Zahlungseingänge durch einen verschlüsselten Bankabgleich einfach zu erfassen.

9. Papierkram – mit integrierter Zeiterfassung für eine automatische Rechnungserstellung für Dienstleistungen

Gratis E-Book
Papierkram
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Papierkram
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Papierkram ist laut Anbieter ein Rechnungsprogramm mit übersichtlichem Dashboard für einen leichten Überblick über die verschiedenen Funktionen. Sobald ein Kunde ein Angebot angenommen hat, lässt sich sofort ein Projekt mit allen zu erledigenden Aufgaben erstellen. Damit unterstützt die Software nicht nur bei der Buchhaltung, sondern auch beim Projektmanagement. Eine integrierte Zeiterfassung dokumentiert die Zeit, die für verschiedene Tätigkeiten aufgewendet wurde und trägt sie automatisch in die Rechnungen ein. Das macht Papierkram zu einer guten Lösung für Dienstleistungsunternehmen.

Das Rechnungsprogramm ist in vier unterschiedlichen Tarifen nutzbar. Die Laufzeit beträgt einen oder 12 Monate, wobei die jährliche Variante um bis zu 20 Prozent kostengünstiger ist. Der Tarif „Pro+“ ist über einen gewissen Zeitraum kostenlos nutzbar. Wie lange genau, lässt der Anbieter unerwähnt.

  • „Free“ – Online-Buchhaltung, Angebote und Rechnungen erstellen, Ausgaben erfassen, Belegmanagement, Stammdaten, Waren und Dienstleistungen erfassen, Zeiterfassung, drei Buchungen pro Monat per App, zeitlich begrenzter Support und 100 Megabyte Speicherplatz
  • „Pro+“ – zusätzlich Cashflow-Auswertung, Mahnungen, unbegrenzte App-Nutzung, Lieferscheine, Weiterberechnung von Belegen an Kunden, Dokumente ohne Papierkram-Logo, Pro Support, automatische Belegerkennung, unterschiedliche Schriftarten in Dokumenten, anpassbare Dokumentenlayouts, Anlagenverwaltung, Einnahmenüberschussrechnung, DATEV-Export, wiederkehrende Rechnungen, Belege aus Kontoumsätzen, Laufzeit-Support und 1.000 Megabyte Speicherplatz
  • „Team“ – zusätzlich erweiterte betriebswirtschaftliche Auswertung, automatisierter Abruf von bis zu fünf Online-Konten, bis zu fünf Nutzer, unbegrenzt viele App-Nutzungen für alle Nutzer und 2.500 Megabyte Speicherplatz
  • „Business“ – zusätzlich automatisierter Abruf von bis zu zehn Online-Konten, bis zu zehn Nutzer, unbegrenzt viele App-Nutzungen für alle Nutzer und 2.500 Megabyte Speicher
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Unterstützung des Umweltprogramms „Togo“: Togo ist ein Klimaschutz- und Entwicklungshilfeprojekt in Afrika. Pro Jahresabo pflanzt Papierkram gemeinsam mit Togo einen Baum.

Die Rechnungssoftware von Papierkram ist per App mobil nutzbar und bietet eine sichere und DSGVO-konforme Datenspeicherung dank deutschem Serverstandort. Auf der Webseite des Anbieters steht ein kostenloser Gewerbesteuer- und Mehrwertsteuerrechner zur Verfügung. Der Rechnungsversand ist ausschließlich per E-Mail möglich. Für Fragen und Probleme bietet Papierkram einen Kundenservice per E-Mail oder Kontaktformular an.

Einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Rechnungsprogramms gibt es im folgenden Video:

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  • Geeignet für Selbständige und kleine Unternehmen
  • Gratis E-Book (Business-Basics für nicht studierte)
  • Steuerberaterzugang, XML- DATEV- und Elster-Schnittstelle
  • Mittelgroße Tarifauswahl (vier Tarife)
  • Mittellange Testphase (14 Tage)
  • Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung
  • ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)
  • Telefon-Service
  • Drei Zahlmethoden (Lastschrift, Visa und Mastercard)
  • Videoanleitungen
  • Kein Telefon-Service
  • Support über soziale Medien

FAQ

Inwiefern ist der Support bei der Free-Version von Papierkram begrenzt?
In der Free-Version erlischt der Anspruch auf Support nach 60 Tagen.
Mit welchen Betriebssystemen ist die App kompatibel?
Die App ist mit den Betriebssystemen iOS und Android kompatibel.
Hat Papierkram eine API-Schnittstelle für Programmierer?
Nein, Papierkram hat keine Schnittstelle für API-Automatisierungen.
Wie viele Bankkonten lassen sich mit dem Rechnungsprogramm verbinden?
Bei der Pro+-Version lassen sich zwei Bankkonten verbinden. Ab dem Tarif Team ist die Verbindung von bis zu vier Konten möglich.

10. Zervant – mit kostenlosem Tarif

E-Rechnungen
Zervant
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(12 Bewertungen)
Zervant
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Mit dem Rechnungsprogramm von Zervant lassen sich Rechnungen laut Anbieter innerhalb von weniger als einer Minute erstellen und verschicken. Für Dienstleister bietet die Software eine Zeiterfassung, die die Arbeitszeit für unterschiedliche Posten automatisch in die Rechnungen einträgt. Das Programm ist in vier verschiedenen Tarifen mit einer Laufzeit von einem oder 12 Monaten nutzbar. Wer die Software zuerst testen möchte, kann dafür den kostenlosen Tarif verwenden.

  • „Kostenlos“ – unbegrenzte Rechnungen und Angebote per E-Mail, Kundenservice in sechs Sprachen und uneingeschränkte App-Nutzung
  • „Starter“ – zusätzlich drei Papier- oder E-Rechnungen pro Monat, bis zu 30 Kunden, Rechnungen aus Angeboten, Mahnungen und Zahlungserinnerungen sowie Rechnungen mit Anhängen
  • „Pro“ – zusätzlich bis zu zehn Papier- oder E-Rechnungen, unbegrenzte Kundenanzahl, Teilrechnungen, Wiederholungsrechnungen, Zeiterfassung und mehrere Rechnungsprofile
  • „Wachstum“ – zusätzlich bis zu 30 Papier- oder E-Rechnungen
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Größerer Tarif auf Anfrage möglich: Laut Anbieter ist auf Anfrage ein noch größerer Tarif mit bis zu 100 Post- und E-Rechnungen möglich.

Zervant bietet eine App an, sodass die Rechnungssoftware auch mobil nutzbar ist. Die Datenspeicherung erfolgt auf Servern in Europa und unterliegt somit Datenschutz- und Sicherheitsstandards nach EU-Recht. Bei Schwierigkeiten mit dem Programm können sich Nutzer in einem FAQ-Bereich informieren oder den Kundenservice per Kontaktformular und E-Mail erreichen.

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Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist keine normale E-Mail-Rechnung. Laut Zervant handelt es sich um ein standardisiertes, maschinell lesbares Format, das von einem Partner des über ein E-Rechnungsnetzwerk an Kunden versendet wird. Der Vorteil im Vergleich zu normalen Rechnungen per E-Mail ist, dass der PDF-Datei eine maschinenlesbare XML-Datei angehängt ist, was eine automatische Verarbeitung der elektronischen Rechnung ermöglicht. Nähere Informationen zu den Vorteilen und Anforderungen an E-Rechnungen finden sich hier.

Das folgende Video zeigt, wie sich in nur 60 Sekunden eine Rechnung mit dem Rechnungsprogramm von Zervannt erstellen lässt:

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  • Geeignet für Selbständige und kleine Unternehmen
  • Mittelgroße Tarifauswahl (vier Tarife)
  • Größerer Tarif auf Anfrage möglich
  • Mittellange Testphase (14 Tage)
  • Monatliche und zwölfmonatige Abrechnung
  • ISO-27001-Zertifikat (hohe IT-Sicherheitsstandards)
  • Telefon-Service
  • Kein Steuerberaterzugang, XML-, DATEV- und Elster-Schnittstelle
  • Nur zwei Zahlmethoden (Visa und Mastercard)
  • Keine einfache oder doppelte Buchführung (EÜR und GuV)
  • Kein Telefon-Service und keine Videoanleitungen
  • Support über soziale Medien

FAQ

Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es bei Zervant?
Als Zahlungsmöglichkeiten stehen das SEPA-Lastschriftverfahren oder Zahlung per Kreditkarte zur Verfügung.
Können mehrere Nutzer gleichzeitig mit der Rechnungssoftware arbeiten?
Theoretisch können mehrere Personen über einen Account die gleichen Zugangsdaten verwenden. Um Komplikationen zu vermeiden, rät der Anbieter davon ab.
Hat Zervant eine DATEV-Schnittstelle?
Nein, das Rechnungsprogramm von Zervant hat keine DATEV-Schnittstelle.
Lassen sich bereits bestehende Kundendatenbanken in Zervant importieren?
Ja, Kundenlisten lassen sich als Excel-Dateien importieren.

Was ist ein Rechnungsprogramm?

RechnungsprogrammEin Rechnungsprogramm ist eine Software, die Vorlagen für die Erstellung von Rechnungen und Angeboten enthält. Das erleichtert die Buchhaltung für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Einige Rechnungsprogramme sind mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos nutzbar. Alternative Bezeichnungen sind zum Beispiel Buchhaltungssoftware oder Rechnungssoftware.

Wie funktioniert ein Rechnungsprogramm?

Die meisten Rechnungsprogramme sind im Internet-Browser nutzbar. Das heißt, es ist kein Download und keine Installation auf dem Computer erforderlich. Anstatt eine Rechnung in einem Office-Dokument zu verfassen, geben Nutzer nur die Eckdaten an. Das Rechnungsprogramm erstellt daraus automatisch eine Rechnung. Zu den erforderlichen Daten zählen:

  • Name und Anschrift des Rechnungsempfänger
  • Abzurechnende Posten
  • Rechnungsbetrag pro Posten

Alle anderen Pflichtangaben, die auf eine Rechnung gehören – zum Beispiel Name, Anschrift und Steuernummer des Rechnungsstellers, Ort und Datum sowie die Bankverbindung – sind nur einmal anzugeben. Danach trägt die Software sie automatisch ein.

info

Rechnungsprogramm als Smartphone-App: Viele Rechnungsprogramme sind per App auch auf dem Smartphone nutzbar. Das ist zum Beispiel nützlich, um Rechnungen direkt vor Ort beim Kunden zu schreiben oder Wartezeiten produktiv mit dem Erstellen von Rechnungen und Angeboten zu überbrücken.

Viele Anbieter speichern die Daten automatisch auf ihren eigenen Servern, sodass Nutzer via Cloud ortsunabhängig von jedem beliebigen Gerät darauf zugreifen können. Dafür sind lediglich die persönlichen Zugangsdaten für das Rechnungsprogramm erforderlich.

Welche Aufgaben können Rechnungsprogramme übernehmen?
Tipps & HinweiseRechnungsprogramme eignen sich nicht nur für die Erstellung von Rechnungen und Angeboten. Sie können auch dabei helfen, Ein- und Ausgaben zu dokumentieren, Belege zu sammeln und zuzuordnen, Zahlungsziele im Blick zu behalten oder Mahnungen zur erstellen. Kurz gesagt: Eine Rechnungssoftware kann die gesamte Buchhaltung erleichtern. Sie unterstützt Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler bei folgenden Aufgaben:

  • Ordnungsgemäßes Buchen sämtlicher Einnahmen und Ausgaben
  • Unterstützung bei korrekter Erstellung von Angeboten und Rechnungen
  • Erstellen von Abschlussberichten und Bilanzen aus den hochgeladenen Daten
  • Unterstützung bei der Belegverwaltung
  • Automatisierung des Mahnwesens
  • Bezahlen von eingehenden Rechnungen und Mitarbeitern

Online-Händler können ihre Produktdatenbanken auf allen Marktplätzen synchronisieren und so ihre Rechnungsstellung in einem zentralen System bündeln. Projektbasierte Unternehmen und Agenturen können die aufgewendete Zeit für bestimmte Leistungen erfassen und automatisch in eine Rechnung umwanden. Dienstleister können eine zentrale Kundendatenbank anlegen und erhalten so einen genauen Überblick über Aufträge, Angebote und Kontakte

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Rechtssichere Rechnungslegung: Vorlagen von Rechnungsprogrammen sind rechtskonform gestaltet und enthalten alle Angaben, die eine Rechnung laut Gesetzgeber enthalten muss.

Für wen lohnt sich ein Rechnungsprogramm?

Grundsätzlich eigenen sich Rechnungsprogramme für alle, die Belege wie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine schnell und unkompliziert erstellen und verwalten möchten. Das können zum Beispiel Kleinunternehmen im Nebenerwerb, Einzelunternehmer, Freiberufler oder Unternehmen sein. Auch für Privatpersonen, die viele Rechnungen schreiben, kann sich die Investition in eine Rechnungssoftware lohnen.

Insbesondere für Personen, die nicht gerne mit Zahlen arbeiten und dazu neigen, viele Fehler zu machen, ist ein Rechnungsprogramm eine sinnvolle Unterstützung. Falsch ausgestellte Rechnung können zu einem großen Mehraufwand führen. Welche rechtlichen Konsequenzen bei fehlerhafter Buchführung zu erwarten sind, ist hier nachzulesen.

Grundsätzlich gilt: Je mehr Rechnungen und Angebote zu erstellen sind, umso lohnender ist die Investition in ein Rechnungsprogramm. Es gibt auch Unternehmen und Selbstständige, die nur wenige oder gar keine Rechnungen erstellen. Wer sich nicht sicher ist, ob sich eine Rechnungssoftware lohnt, sollte sich einen Überblick über die potenzielle Zeitersparnis verschaffen und dann abwägen, ob sich die wiederkehrenden Kosten rentieren.

Was Kleinunternehmer bei der Rechnungserstellung beachten sollten, erklärt das folgende Video:

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Was ist Buchhaltung?

Buchhaltung beziehungsweise Buchführung bezeichnet die chronologische und lückenlose Aufzeichnung aller geschäftlichen Vorfälle. Selbstständige und Unternehmen, die nicht in einen Steuerberater oder Buchhalter investieren möchten, müssen die Buchhaltung selbst erledigen. Eine Rechnungssoftware kann den Prozess vereinfachen. Dazu gehört das Dokumentieren von Einnahmen und Ausgaben. Am Ende eines jeden Geschäftsjahres gilt es, aus den Buchhaltungsdaten einen Jahresabschluss zu erstellen. Das ist die Grundlage für die Ermittlung der Gewerbe-, Körperschafts- und Einkommensteuer.

In Deutschland ist jedes Unternehmen, das den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung – kurz GoB – unterliegt, zur Buchhaltung verpflichtet. Das trifft auf nahezu alle Unternehmen und Selbstständigen zu. Die Regelungen variieren je nach Geschäftsform. Für Selbstständige, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen und im letzten Geschäftsjahr weniger als 17.500 Euro Umsatz erwirtschaftet haben, gelten weniger strenge Regeln. Ein umfangreicher Artikel zum Thema Buchhaltung findet sich hier.

Was sind Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?
RechnungssoftwareZu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gehören sowohl amtliche als ungeschriebene Regeln der Buchführung und Bilanzierung. Die Buchhaltung ist so zu gestalten, dass sachverständige Dritte einen Einblick in alle Geschäftsvorfälle erhalten können. Dazu gehören:

  • Sachgerechte Organisation
  • Überschaubare Aufschlüsselung von Jahresabschlüssen
  • Es ist untersagt, Vermögenswerte und Schulden oder Aufwendungen und Erträge miteinander auszugleichen
  • Es ist untersagt, Buchungen unleserlich zu machen beziehungsweise sie durchzustreichen

Alle Geschäftsvorfälle sind kontinuierlich, vollständig, korrekt, zeitnah und sachlich geordnet zu buchen. Für alle Buchungen ist ein Beleg erforderlich und Buchführungsunterlagen sind ordnungsgemäß aufzubewahren

Seit 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD. Die Leitlinien erfordern:

  • Elektronische Erfassbarkeit
  • Maschinelle Auswertbarkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Was sind die Vor- und Nachteile von Rechnungsprogrammen?

Rechnungsprogramme vereinfachen und automatisieren Arbeitsschritte und Prozesse der Buchhaltung. Das spart wertvolle Zeit, die Selbstständige und Unternehmen in gewinnbringende Tätigkeiten investieren können. Die Software automatisiert alle mathematischen Aufgaben. Das ist ein großer Vorteil für jeden, der nicht gerne mit Zahlen arbeitet. Gleichzeitig vereinfacht sie das Aufbewahren von Belegen, indem sie sie digital abspeichert. Das kann Selbstständigen viel Stress bei der Jahresendabrechnung ersparen.

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Geringere Kosten für den Steuerberater: Steuerberater rechnen in der Regel nach Aufwand ab. Durch die übersichtliche Aufstellung aller Belege und den schnellen Zugang über nur ein System minimiert sich der stündliche Aufwand für den Steuerberater und damit auch die anfallenden Kosten.

Als Nachteil anzuführen ist, dass für die Nutzung eines Rechnungsprogramms wiederkehrende Kosten entstehen. Wer die Buchhaltung bisher immer selbst erledigt hat, muss sich mit einem zusätzlichen Posten in seinem Kostenapparat abfinden. Unter dem Strich kann sich das aber lohnen, weil mehr Zeit für die Tätigkeiten bleibt, die Umsatz generieren. Nicht zu vernachlässigen ist, dass sich nicht jedes Rechnungsprogramm für jeden Nutzer gleich gut eignet. Wer nicht weiß, worauf er achten muss, könnte eventuell Schwierigkeiten bei der Auswahl einer geeigneten Rechnungssoftware habe.

  • Vereinfacht und automatisiert Arbeitsschritte der Buchhaltung
  • Spart Zeit, die selbstständige in gewinnbringende Tätigkeiten investieren können
  • Automatisiert alle mathematischen Prozesse
  • Software vereinfacht Aufbewahrung von Belegen
  • Erleichtert Suche nach Buchungsnachweisen – Nutzer können nach Datum und Stichwörtern filtern
  • Dank Cloud-Service oft mobil nutzbar
  • Per Browser oder App geräteübergreifend nutzbar
  • Oftmals ohne Installation nutzbar
  • Kosten für Steuerberater minimierbar
  • Wiederkehrende Kosten
  • Nicht jede Software eignet sich für jeden Nutzer

Welche Arten von Rechnungsprogrammen gibt es?

Es gibt Rechnungsprogramme für Handwerker, andere Dienstleister, Kleingewerbetreibende, Freiberufler oder Großunternehmen. Die Unterschiede liegen im Funktionsumfang. Denn nicht jede Funktion, die eine Rechnungssoftware haben kann, ist für jeden Gewerbetreibenden nützlich.

Welche Funktionen haben Rechnungsprogramme?

Rechnungsprogramm TestVor der Auswahl eines bestimmten Rechnungsprogramms ist es ratsam, sich einen Überblick über mögliche Funktionen zu verschaffen und festzulegen, welche Funktionen die Software haben sollte. Der folgende Abschnitt gibt einen Überblick.

  • Erstellung von Rechnungen und Angeboten
  • Offene Posten, Mahn- und Inkassowesen
  • Führen eines Kassenbuchs
  • Online-Banking-Integration
  • Auswertungen und Berichte erstellen
  • OCR-Texterkennung
  • DATEV- und Elster-Schnittstelle
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Weitere Features durch offene API
  • Anlagebuchhaltung und Abschreibungen
  • Material- und Warenwirtschaftssystem
  • ERP-Systeme für Großkunden

Erstellung von Rechnungen und Angeboten

Jedes Rechnungsprogramm ermöglicht die Erstellung von Rechnungen und Angeboten. Die Dokumente sollten ein übersichtliches Layout haben und einen professionellen Eindruck machen.

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Praktisch: Viele Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, Angebote mit einem Klick in Rechnungen umzuwandeln. Kleine Änderungen des Arbeits- oder Materialaufwands sind meistens mit wenig Aufwand möglich.

Offene Posten, Mahn- und Inkassowesen
Einige Rechnungsprogramme weisen darauf hin, wenn Rechnungen fällig sind oder das Zahlungsziel überschritten wurde. Nutzer können bezahlte Rechnungen als solche kennzeichnen, sobald das Geld auf dem Konto eingegangen ist. Das ermöglicht einen besseren Überblick über offene Posten. Die Software benachrichtigt über demnächst anstehende Zahlungserinnerungen. Auch Erinnerungen für Mahn- oder Inkassoforderungen können von Vorteil sein.

Führen eines Kassenbuchs
Ein Kassenbuch ermöglicht eine ordentliche Dokumentation aller Bareinnahmen und -ausgaben. Rechnungsprogramme für Selbstständige, die Beträge häufig in Bar kassieren, sollten eine solche Funktion in jedem Fall mitbringen.

Beispiel: Handwerker kaufen Materialien häufig im Baumarkt ein und bezahlen sie bar. Nach getaner Arbeit kassieren sie den Rechnungsbetrag beim Kunden vor Ort ab. Es entstehen Barausgaben und -einnahmen. Am Abrechnungstag lässt sich anhand des digitalen Kassenbuches überprüfen, ob sich der Barbetrag in der Firmenkasse exakt mit dem im Kassenbuch deckt.

Was es beim Führen eines Kassenbuchs zu beachten gibt, erklärt das folgende Video:

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Online-Banking-Integration
Viele Rechnungsprogramme lassen sich mit Konten verschiedener Bankinstitute verbinden. So können sie Einnahmen und Ausgaben sowie Überweisungstexte automatisch erfassen. Daraus ermittelt die Software den Finanzstatus und kann überprüfen, ob und zu welcher Zeit Rechnungen beglichen wurden.

Eine Rechnungssoftware mit Online-Banking-Integration macht das manuelle Kennzeichnen von bezahlten und überfälligen Rechnungen überflüssig. Das ist nur noch bei Bar-Rechnungen oder Zahlungsaufschüben notwendig. So kann das Erinnerungs- und Mahnwesen nahezu automatisch ablaufen.

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Leichtes Überweisen: Mit einer Online-Banking-Integration können Anwender zu begleichende Rechnungen über die Software bezahlen.

Auswertungen und Berichte erstellen

Da in Buchhaltungsprogrammen alle Einnahmen und Ausgaben vorliegen, lassen sich oft verschiedene Abrechnungsformate erstellen. Dazu zählen unter anderem Eröffnungs- und Abschlussbilanzen, Einnahmen-Überschussrechnungen, Gewinn- und Verlustrechnungen, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Welche Abrechnungsarten erforderlich sind, hängt vom Unternehmen ab. Beispielsweise muss nicht jeder Selbstständige Eröffnungs- und Abschlussbilanzen oder Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen. Deshalb ist es bei vielen Programmen vom Tarif abhängig, welche Rechnungsarten sich erstellen lassen.

OCR-Texterkennung
Wussten Sie folgendes?Die OCR-Funktion ist eine automatische Texterkennung, die Buchungstexte, Geschäftskontakte und Beträge aus Online-Rechnungen als PDF automatisch erkennt und in das Buchungssystem einfügt. Häufig ist es möglich, Papierdokumente wie Tankrechnungen, Bewirtungsbelege oder Kassenzettel mit dem Smartphone abzufotografieren und automatisch einfügen zu lassen.

Rechnungsprogramme mit OCR-Texterkennung erfassen Buchungstexte beziehungsweise Verwendungszwecke automatisch und ordnen sie der jeweiligen Kostenstelle zu. Das sorgt für mehr Ordnung in der Buchhaltung und verringert das Risiko, Nachweise zu verlieren oder zu vergessen.

DATEV- und ELSTER-Schnittstelle
Viele Unternehmen und Selbstständige übermitteln digital gesammelte Belege an ihren Steuerberater, der dann zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung oder den Jahresendabschluss erstellt. Viele Steuerberater nutzen das Programm des Softwareherstellers DATEV. Für eine schnelle und unkomplizierte Übermittlung ist es von Vorteil, wenn das Rechnungsprogramm mit DATEV kompatibel ist.

ELSTER ist eine Software, die es ermöglicht, steuerlich relevante Unterlagen direkt an das Finanzamt zu übermitteln. Eine ELSTER-Schnittstelle ermöglicht es, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über die Rechnungssoftware an das Finanzamt zu senden. Dabei erfasst die Software automatisch alle erforderlichen Daten. Mehr zu ELSTER ist hier nachzulesen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung
Für Unternehmer mit vielen Angestellten kann sich eine Funktion für Lohn- und Gehaltsabrechnungen auszahlen. Sie ermöglicht es, Arbeits-, Krankheits- und Urlaubszeiten sowie Überstunden, Nacht- und Wochenendzuschläge zu sammeln und fällige Arbeitsgeberanteile sowie Krankenversicherungsbeiträge zu berechnen. Bei einigen Programmen lassen sich Lohnzahlungen direkt im Programm anweisen.

Mehr zum Thema Lohn- und Gehaltsabrechnungen erklärt das folgende Video:

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Offene API-Schnittstelle
Eine Rechnungssoftware mit offener API-Schnittstelle lässt sich mit Add-ons von Drittanbietern erweitern. Das ermöglicht einen programmübergreifenden Datenaustausch – selbst, wenn hinzugefügte Programme mit unterschiedlichen Dateitypen arbeiten. Einfach gesagt lässt sich die Buchhaltungssoftware mit Funktionen ergänzen, die sie von Hause aus nicht hat. Das kann zum Beispiel das Anlegen von regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen, der Import von Daten aus Drittprogrammen oder das Hinzufügen einer bargeldlosen Bezahlungsmöglichkeit über mobile Zahlungsanbieter sein.

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Was ist eine API-Schnittstelle? API steht für Application Programming Interface. Das ist eine digitale Schnittstelle, über die sich zwei unterschiedliche Programme miteinander verbinden können.

Anlagebuchhaltung und Abschreibungen
Unternehmen mit einem großen Anlagevermögen verwalten dieses in Form einer Anlagebuchhaltung. Bei einigen Rechnungsprogrammen lassen sich Zu- und Abgänge des Anlagevermögens aufzeichnen und Abschreibungen mit einer bestimmten Laufzeit oder zu einem Fixdatum buchen.

Material- und Warenwirtschaftssystem
Eine Rechnungssoftware mit Material- und Warenwirtschaftssystem übernimmt für Unternehmen im Verkauf – zum Beispiel E-Commerce-Unternehmen mit Onlineshop – die Inventur. Es ist jederzeit ersichtlich, welche Produkte in welcher Menge verfügbar sind. Das verschafft eine bessere Übersicht und macht Produkte mit einer begrenzten Haltbarkeit, wie zum Beispiel Lebensmittel oder Kosmetika, leichter kalkulierbar.

ERP-Systeme für große Unternehmen
Für große Unternehmen reicht ein Material- und Warenwirtschaftssystem häufig nicht aus. Ín diesem Fall kommen ERP-Systeme – Enterprise Resource Planning – zum Einsatz. Das ist ein ganzheitliches System zur Planung von Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmitteln, Material sowie Informations- und Kommunikationsmitteln.

Wie viel kostet ein Rechnungsprogramm?

Die Kosten für ein Rechnungsprogramm können unterschiedlich ausfallen und richten sich in erster Linie nach dem Funktionsumfang. Es gibt kostenlose Rechnungsprogramme, die meistens nur grundlegende Funktionen bieten. Die meisten Unternehmen und Selbstständigen profitieren von der Investition in ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm.

Für eine vollwertige Rechnungssoftware fallen wiederkehrende Kosten an. Je nach Anbieter lassen sie sich monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich begleichen. Häufig gibt es Rechnungsprogramme mit unterschiedlichen Tarifen und variablem Funktionsumfang. In der Regel belaufen sich die Kosten auf einen einstelligen bis mittleren zweistelligen Betrag pro Monat.

Kostenlos versus kostenpflichtig – was eignet sich für wen?

Kostenlose Rechnungsprogramme – sogenannte Free-Versionen – bieten in der Regel nur rudimentäre Funktionen. Meistens ist die Anzahl an anlegbaren Kunden und zu schreibenden Rechnungen auf ein bestimmtes Kontingent pro Monat begrenzt. Kostenlose Rechnungsprogramme eignen sich vor allem zum Ausprobieren – also für diejenigen, die sich nicht sicher sind, ob sich die Investition in eine vollwertige Rechnungssoftware auszahlt. Eine vollwertige Rechnungssoftware eignet sich für alle Selbstständigen und Unternehmer, die möglichst viel Zeit sparen und die Buchhaltung automatisieren möchten.

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Rechnungsprogramm für Privatleute: Nicht nur Unternehmen und Selbstständige können Rechnungen ausstellen. Auch Privatleute schreiben Rechnungen, um sich eine Zahlung belegen zu lassen oder Ausgaben für die Lohnsteuererklärung zu dokumentieren. Die Voraussetzung für die Rechnungsstellung als Privatperson ist, dass die Tätigkeit keinen gewerblichen Charakter hat – also nicht regelmäßig ist und keine langfristige Ertragsabsicht hat. Hierfür kann eine kostenlose Rechnungssoftware langfristig ausreichen.

Die beste Rechnungssoftware finden – was gibt es bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms zu beachten?

Neben dem Funktionsumfang und den Kosten gilt es bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms auf folgende Faktoren zu achten:

  1. Nutzerfreundlichkeit
  2. Anzahl an Rechnungen
  3. Größenordnung und Funktionsumfang
  4. Rechnungsversand
  5. Performance
  6. Kundenservice
  7. ISO-Zertifikate

Die Benutzerfreundlichkeit
Kostenloses RechnungsprogrammDamit eine Rechnungssoftware tatsächlich Zeit spart, ist es wichtig, dass sich Nutzer schnell damit zurechtfinden. Folgende Fragestellungen helfen dabei, ein benutzerfreundliches Rechnungsprogramm zu finden.

  • Ist die Software intuitiv bedienbar?
  • Ist die Software per App nutzbar?
  • Wirkt die Benutzeroberfläche übersichtlich?
  • Kann ich das Layout individuell anpassen?
  • Welche Sprachen werden unterstützt?

Anzahl an Rechnungen
Die meisten Rechnungsprogramme staffeln sich in Tarifpakete mit einer bestimmten Anzahl an monatlich zu verschickenden Rechnungen oder einer maximalen Anzahl an Kunden in der Datenbank – zum Beispiel maximal 50 Rechnungen pro Monat und 20 Kunden in der Datenbank. Hier gilt es je nach eigenem Bedarf zu entscheiden, welcher Tarif sich am besten eignet.

Größenordnung und Funktionsumfang
Zu den Grundfunktionen, die jedes Rechnungsprogramm bietet, zählen die Erstellung von Rechnungen und Angeboten, die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Erfassung und Archivierung von Belegen. Alle anderen Funktionen sind optional. Vor der Auswahl empfiehlt sich ein Blick in den Abschnitt „Welche Funktionen haben Rechnungsprogramme?“. Dort können sich Interessierte einen Überblick darüber verschaffen, welche Funktionen ihnen wichtig sind und bei der Auswahl des Rechnungsprogramms auf deren Vorhandensein achten.

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Kostenlose Testphase: Wer sich nicht sicher ist, ob sich ein bestimmtes Rechnungsprogramm für die eigenen Anforderungen eignet, kann bei vielen Anbietern eine kostenlose Testphase von 14 oder 30 Tagen in Anspruch nehmen.

Der Rechnungsversand
Im digitalen Zeitalter erfolgt der Rechnungsversand häufig ausschließlich per E-Mail. Viele Rechnungsprogramme ermöglichen es, erstellte Rechnungen direkt per Mail an den Empfänger zu versenden. Wer seine Rechnungen in Papierform per Post versenden möchte, kann das entweder selbst tun oder einen Anbieter wählen, der einen Post-Service anbietet. Gegen eine Gebühr druckt der Anbieter die Rechnung aus und versendet sie postalisch an den Rechnungsempfänger. Auch das Versenden per Fax ist bei einigen Anbietern möglich.

Die Performance
Da die meisten Rechnungsprogramme über den Internet-Browser nutzbar sind, ist die einzige Voraussetzung eine gute Internetverbindung. Es gibt keine Systemvoraussetzungen und es wird kein Festplattenspeicher belegt. Alle Berechnungen erfolgen auf den Servern des Anbieters. Ein Rechnungsprogramm sollte sowohl auf Computern als auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets funktionieren.

Wichtig ist, dass das Programm responsiv arbeitet – also sich an die Displaygröße des Endgerätes anpasst. Es gilt darauf zu achten, dass der Anbieter für Sicherheitsmaßnahmen und Updates der Software sorgt. Trotzdem ist es empfehlenswert, auf allen Endgeräten eine aktuelle Virenscanner-Software und eine Firewall zu nutzen.

Der Kundenservice
Trotz benutzerfreundlicher Bedienoberfläche ist es am Anfang wahrscheinlich, dass Nutzer auf Probleme bei der Handhabung der Software stoßen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Anbieter einen umfangreichen Kundenservice anbietet. Viele Probleme lassen sich bereits durch einen FAQ-Bereich auf der Webseite des Anbieters oder ein integriertes Community-Forum lösen. Falls nicht, sollte der Kundenservice gut zu erreichen sein – am besten per Live-Chat, E-Mail und Telefon.

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Tutorials für einen ungehinderten Einstieg: Bei einigen Anbietern gibt es Online-Tutorials in Form von kostenlosen Webinaren oder YouTube-Videos, die die ersten Schritte der Bedienung erläutern. So lassen sich Probleme von Anfang an vermeiden.

ISO-Zertifikate
Eine Rechnungssoftware kann verschiedene ISO-Zertifikate haben, die hohe Sicherheits- und Qualitätsstandards belegen:

  • Die ISO-27001-Zertifizierung gewährleistet Standardsicherheitsmaßnahmen nach IT-Grundschutz und ist ein vertrauenswürdiger Nachweis dafür, dass die IT-Sicherheit nach deutschen und europäischen Standards eingehalten wird. Nutzer können sich sicher sein, dass keine Sicherheitsmängel im Netzwerk des Anbieters bestehen. Befindet sich das Rechenzentrum des Anbieters in Deutschland, ist die Zertifizierung in jedem Fall vorhanden.
  • ISO-9001 ist ein internationaler Standard für das Qualitätsmanagement von Unternehmen und Organisationen aller Größen und Branchen. Anbieter und Firmen verpflichten sich zur Transparenz interner Abläufe, einer gezielten Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Senkung der Fehlerquote sowie vermeidbarer Kosten.
  • Das IDW-PS-88-Zertifikat ist ein Gütesiegel für eine hohe Sicherheit, das nach einer Prüfung der Software durch einen Wirtschaftsprüfer ausgestellt werden kann.
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Was ist ein ISO-Zertifikat? ISO steht als Abkürzung für „International Standard Organisation“. Das ist eine internationale Vereinigung von Organisationen, die Normen für die Qualität und Sicherheit von Produkten und Dienstleistungen erarbeiten. Eine ISO-Zertifikat sagt aus, dass die gestellten Anforderungen der jeweiligen Normen erfüllt sind. Es wird von anerkannten Prüfstellen ausgestellt, wie zum Beispiel dem TÜV Süd.

Richtig Rechnungen schreiben – was gibt es zu beachten?

FragezeichenDer Gesetzgeber hat einige Rahmenbedingungen für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung festgesetzt. Alle Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer müssen sich danach richten. Anderenfalls können bei der jährlichen Steuererklärung aufwändige Nacharbeiten erforderlich werden. Zu den Pflichtangaben zählen:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Steuernummer des Rechnungsstellers
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Datum der Lieferung oder Leistungserbringung
  • Art und Menge des Produkts oder der Leistung
  • Umsatzsteuersatz bei Umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen
  • Brutto- und Netto-Preis

Grundsätzlich lassen sich Rechnungen in einem einfachen Office-Dokument erstellen. In Rechnungsprogrammen stehen dafür meist individuelle Layouts zur Verfügung, die beim Kunden einen professionellen Eindruck machen.

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Digitale Rechnungen als PDF: Digitale Rechnungen sind genauso rechtskonform wie Rechnungen in Papierform. Wichtig ist, dass die Rechnung in einem unveränderbaren Format ausgestellt wird. In der Regel kommt hierfür das PDF-Format zum Einsatz.

Das folgende Video erklärt in rund 10 Minuten, was es für Selbstständige bei der korrekten Ausstellung von Rechnungen zu beachten gibt:

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FAQ – häufig gestellte Fragen zu Rechnungsprogrammen

Kann ein Rechnungsprogramm gekauft werden, sodass keine Folgekosten entstehen?

Für gewöhnlich vergeben die Anbieter von Rechnungsprogrammen Lizenzen, die nur über einen bestimmten Zeitraum gültig sind. Es ist möglich, ein Rechnungsprogramm für ein oder mehrere Jahre zu kaufen. So entstehen keine monatlichen Gebühren. Eine Rechnungssoftware zu kaufen, sodass sie auf unbegrenzte Zeit kostenlos zur Verfügung steht, ist in der Regel nicht möglich.

Lassen sich Rechnungen mit einem Tablet erstellen?

Ja, egal ob im Office-Dokument oder mithilfe einer Rechnungssoftware – Rechnungen lassen sich sowohl am Computer als auch mit dem Smartphone oder Tablet erstellen. Die Rechnungserstellung in einem Office-Dokument kann sich bei der Nutzung eines Tablets als umständlich erweisen. Wer hierfür ein Rechnungsprogramm verwendet, ist mit dem Tablet-PC genauso schnell fertig wie am Computer.

Können Rechnungen per Hand geschrieben werden?

Ja, handgeschriebene Rechnungen sind rechtskonform, solange sie alle Pflichtangaben beinhalten. Die Nachteile: Das Erstellen der Rechnung dauert länger, sie muss per Post versandt werden und das Risiko für Fehler ist höher. Bei der Nutzung einer Rechnungssoftware kann die Rechnung erst abgespeichert werden, sobald sie alle Pflichtangaben beinhaltet.

Wie lange lässt sich nachträglich eine Rechnung stellen?

Das lässt sich pauschal nicht beantworten. Eine Rechnung kann bis zu 3 Jahre rückwirkend ab dem Zeitpunkt der Leistungserbringung ausgestellt werden. Bei bestimmten Produkten oder Leistungen beträgt die Verjährungsfrist nur 6 Monate.

Wie oft darf eine Rechnung gedruckt werden?

Das Originaldokument einer Rechnung darf im Original nur einmal in gedruckter Form vorhanden sein. Weitere Ausdrucke – zum Beispiel für die Unterlagen des Rechnungsstellers – sind mit dem Hinweis „Kopie“ zu versehen.

Gibt es einen Rechnungsprogramm-Test der Stiftung Warentest?

Nein, die Stiftung Warentest hat bislang keinen Rechnungsprogramm-Test veröffentlicht. Sollte die Verbraucherorganisation in Zukunft einen Rechnungsprogramm-Test veröffentlichen, werden wir unseren Vergleich aktualisieren.

Gibt es einen Rechnungsprogramm-Test von Öko-Test?

Nein, die Tester von Öko-Test haben bisher keinen Rechnungsprogramm-Test durchgeführt. Falls sich an dieser Tatsache etwas ändert, wird der Vergleich aktualisiert.

Glossar

Add-ons
Add-ons sind Programme, die sich in die Buchhaltungssoftware integrieren lassen, um den Funktionsumfang zu erweitern. Sie ermöglichen Zum Beispiel die Datenerfassung aus externen Online-Shop-Systemen oder den Zugriff auf Online-Banking-Konten.
API
API steht für Application Programming Interface und ist eine Software-Schnittstelle für Programmierer. Über API lassen sich unterschiedliche Programme auf Quelltext-Ebene miteinander verbinden, damit sie miteinander interagieren können.
Cloud
Eine Cloud ist ein Online-Speicher, der über Server von Drittanbietern realisiert wird. Ein Cloud-basiertes Rechnungsprogramm ist ortsunabhängig im Internet-Browser nutzbar. Der Zugriff ist von jedem Gerät möglich, das einen Internet-Browser hat.
CSV
CSV bedeutet Comma-separated values und ist ein spezielles Dateiformat, mit dem sich zum Beispiel Tabellen aus einem Schreibprogramm in ein anderes Schreibprogramm oder ein Rechnungsprogramm importieren lassen.
Dashboard
Das Dashboard stellt die grafische Benutzeroberfläche für die Verwaltung von Programmen, Website oder Betriebssystemen dar. Das Dashboard einer Rechnungssoftware zeigt einen Gesamtüberblick über die Finanzen und ermöglicht den Zugriff auf alle Funktionen.
DATEV
DATEV ist ein Softwarehersteller, der IT-Lösungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte programmiert. Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht es, dass ein Steuerberater über seine eigenen Programme mit der Rechnungssoftware kommunizieren kann. So kann der Steuerberater die Daten schneller auswerten und kostenschonender arbeiten.
DSGVO-konform
DSGVO steht für Datenschutzgrundverordnung. Das ist eine Reihe von mehreren Gesetzen, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten sind und dazu dienen, Daten und Persönlichkeitsrechte Einzelner zu schützen und die Datenverarbeitung von Webseiten und Online-Diensten zu vereinheitlichen.
ISO-Zertifikat
ISO steht für International Organisation for Standardisation beziehungsweise internationale Normierungsorganisation. Ein ISO-Zertifikat bestätigt, dass ein Unternehmen oder ein Produkt einen Konformitätsnachweis erlangt hat und vorgeschriebenen ISO-Normen entspricht.
XLS
XLS steht für Excel File Format. Das ist ein spezielles Dateiformat für das Tabellenprogramm Excel. Wenn ein Rechnungsprogramm mit XLS kompatibel ist, lassen sich Dateien im XLS-Format importieren und für weitere Aufgaben im Programm verwenden.

Weitere interessante Fragen

Welche Rechnungsprogramme sind die besten?
Welche Produkte haben uns besonders gut gefallen und warum?

Quellenangaben

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