11 Rechnungsprogramme im Vergleich – finden Sie Ihre beste Rechnungssoftware zum Automatisieren der Buchhaltung – unser Test bzw. Ratgeber 2023

11 einfache Rechnungsprogramme mit verschiedenen Tarifen im großen Vergleich

Unsere Rechnungsprogramme-Empfehlungen

"Rechnungsprogramm für mittelgroße Unternehmen"

lexoffice

Mittelgroßen Unternehmen, die eine vielseitige Rechnungssoftware suchen, empfehle ich lexoffice. Die Anzahl an Nutzern und Buchungen ist unbegrenzt. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind für bis zu 50 Mitarbeiter möglich. Zusammen mit dem Konkurrenten sevDesk bietet lexoffice den größten Funktionsumfang in meinem Vergleich. Ich ziehe lexoffice vor, weil der Anbieter hier eine 30-tägige Testphase gewährt.

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"Rechnungsprogramm für Betreiber von Online-Shops"

easybill

Betreibern von Online-Shops empfehle ich das Rechnungsprogramm easybill. Unter den verglichenen Anbietern handelt es sich um die einzige Software, die vom Hersteller explizit für den Bereich E-Commerce empfohlen wird. Es gibt fünf E-Commerce-Tarife für 2.000 bis 50.000 Verkäufe im Monat.

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"Rechnungsprogramm mit kostenloser Basisversion und langer Testphase"

BillingEngine

Wer sein neues Rechnungsprogramm ausgiebig testen möchte, bevor er sich langfristig bindet, könnte sich für das Angebot von BillingEngine interessieren. Es handelt sich um das einzige Rechnungsprogramm in meinem Vergleich, das sowohl eine 30-tägige Testphase hat, als auch im Rahmen einer kostenlosen Basisversion nutzbar ist.

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"Rechnungsprogramm für Freiberufler und kleine Unternehmen"

Billtano

Freiberuflern und Kleinunternehmen, die ihre Steuererklärung selbst vornehmen und ein einfaches Rechnungsprogramm für die Buchführung, Belegerfassung und Rechnungserstellung suchen, empfehle ich Billanto. Es gibt nur einen Tarif für alle Funktionen. Preislich gehört Billanto zu den günstigsten Anbietern. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, internationale Buchungen oder Steuerberaterzugang sind allerdings nicht möglich. Alternativ empfehle ich billbee – ein einfaches Rechnungsprogramm, das Steuerberatergriff per DATEV-Schnittstelle ermöglicht.

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1. sevDesk – mit großer Wissensdatenbank und YouTube-Kanal mit Videoanleitungen

Das Rechnungsprogramm sevDesk bietet laut Hersteller ein Dashboard mit zentralem Überblick über die wichtigsten Informationen zu Finanzen und Buchhaltung. Angebote lassen sich in wenigen Schritten erstellen und leicht in Rechnungen umwanden. Eingehende Zahlungen verbindet die Software automatisch mit den dazugehörigen Rechnungen. Für Bargeldgeschäfte bietet die Rechnungssoftware ein rechtskonformes Kassenbuch.

Die Software ist mit einer Laufzeit von einem, 12 oder 24 Monaten erhältlich, wobei sich die Kosten mit steigender Laufzeit reduzieren. Zur Auswahl stehen drei Tarife, die interessierte bis zu 14 Tage kostenlos testen können:

• „Rechnung“ – „Perfekt für Macher, die ihre Rechnungen schnell und einfach erstellen wollen“ – grundlegende Funktionen wie die Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie DATEV-Export und Zahlungserinnerungen
• „Buchhaltung“ – „Perfekt für alle, die ihre Buchhaltung einfach selbst erledigen möchten“ – alle Funktionen aus „Rechnung“ sowie zusätzlich EÜR, GuV und Kassenbuch
• „Warenwirtschaft“ – „Perfekt für Unternehmer, die beim Thema Buchhaltung Zeit und Geld sparen wollen“ – alle Funktionen aus „Buchhaltung“ inklusive Lagerverwaltung, Bestandsbuchungen und Artikelzuordnung

Die Software von sevDesk ist sowohl im Internet-Browser als auch via Android- und iOS-App nutzbar. Durch kostenlose Webinare, eine Wissensdatenbank sowie einen YouTube-Kanal mit Videoanleitungen unterstützt der Anbieter bei der Einarbeitung in das Rechnungsprogramm.

SevDesk ist ISO-27001-zertifiziert und durch seinen Serverstandort in Deutschland DSGVO-konform. Der Versand von Rechnungen und Angeboten kann per E-Mail oder postalisch über eingezahltes Guthaben im Account erfolgen. Auf der Webseite von sevDesk findet sich ein FAQ-Bereich. Der Kundenservice ist telefonisch oder per E-Mail zu erreichen.

Die ersten Schritte mit dem Rechnungsprogramm erklärt sevDesk im folgenden Video:

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2. BuchhaltungsButler – mehr Automatisierung für schnellere Workflows

Wer auf der Suche nach einer Buchhaltungssoftware ist, die schnell, sicher und smart ist, der sollte sich die Details von BuchhaltungsButler anschauen. Denn der Anbieter verspricht mit seinem Angebot ein intuitives, einfaches und wesentlich schnelleres Arbeiten. Eine aufwändige und zeitraubende Buchhaltung soll demnach der Vergangenheit angehören. Dabei setzt BuchhaltungsButler auf insgesamt vier verschiedene Tarife:

• Tarif Vorbereiter: Der Tarif richtet sich an Unternehmer, die nur ihre Belege und Zahlungen exportbereit für ihren Steuerberater verwalten wollen, ohne zu kontieren.
• Tarif Vorbucher: Wer auf der Suche nach einem Tarif ist, bei dem Unternehmer selbst vorbuchen und der Steuerberater lediglich abschließen muss, der wird bei dem Paket Vorbucher fündig.
• Tarif Selbstbucher: Hierbei bietet BuchhaltungsButler den vollen Funktionsumfang für EÜR oder Bilanz-Bucher. Dies ist bis zur Umsatzsteuervoranmeldung der Fall.
• Tarif Premium: Der Premiumtarif ist für größere Buchhaltungsteams gedacht, bietet er doch unter anderem unbegrenzt Nutzerzugänge und einen Buchhaltungssupport, ohne steuerliche Beratung.

Zusätzlich zu den verschiedenen Tarifen bietet BuchhaltungsButler zahlreiche Add-Ons an wie das E-Commerce Bundle für Unternehmen mit vielen Transaktionen, das Vereins Bundle für minimalen Aufwand, verschiedene Schnittstellen zu Online-Versandhändlern und Zahlungsdienstleistern, sowie sonstige Services und Funktionen. Nutzer des BuchhaltungsButler können monatlich, alle 12 Monate oder alle 24 Monate zahlen. Zudem gibt es eine 14-tägige Testphase.

Die Schnelligkeit erlangt das Buchhaltungsprogramm dem Anbieter zufolge durch eine smarte digitale Finanzbuchhaltung, die auf eine hohe Automatisierung der Vorgänge setzt. Intelligente Workflows, Regeln, automatisierte Vorkontierungen und Sammelaktionen sorgen laut Anbieter für diese Schnelligkeit in Sachen Buchhaltung. Weiterhin liefert das übersichtliche Dashboard der Anwendung tagesaktuelle Leistungskennzahlen, Erinnerungen und smarte To-do-Listen. Dafür sorgen demnach selbstlernende Algorithmen. So soll der korrekte Monatsabschluss spielerisch gelingen.

Der BuchhaltungsButler ist zudem rechts- und revisionssicher. So ist die Anwendung nicht nur Finanzamt-gerecht, sondern auch GoBD-zertifiziert. Zudem ist das Programm ISO-zertifiziert und DSGVO-konform. Der Kundenservice des Unternehmens ist per E-Mail oder Telefon erreichbar. Zudem gibt es einen umfangreichen FAQ-Bereich auf der Webseite. Außerdem stehen zahlreiche Informationsvideos und wöchentliche Webinare des Herstellers zur Verfügung. Im folgenden Video beispielsweise finden Interessierte ein Webinar zum Thema Buchhaltung für Bilanzierer:

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3. lexoffice – mit bis zu 50 Prozent Wechsel-Rabatt

Das Rechnungsprogramm lexoffice bietet laut Anbieter einen kompakten Überblick über die Finanzen. Angebote lassen sich in rund einer Minute erstellen und mit einem Klick in Rechnungen umwandeln. Dokumente in gängigen Formaten lassen sich per Drag and Drop hochladen. Dank Texterkennung ordnet sie die Software automatisch den entsprechenden Zahlungsein- oder Ausgängen zu. So lassen sich die wesentlichen Prozesse der Buchhaltung automatisieren.

Bei lexoffice können sich Interessierte aus vier verschiedenen Tarifen mit einer monatlichen Kündigungsfrist entscheiden. Unabhängig vom Tarif besteht die Möglichkeit, eine 30-tägige Testphase in Anspruch zu nehmen. Laut Anbieter eigenen sich alle Tarife durch Anpassbarkeit an die Größe des Unternehmens für jede Geschäftsform.

• „Rechnung und Finanzen“ – Erstellen von Rechnungen und Angeboten, Online-Banking sowie Belegerfassung und -verwaltung für einen Nutzer
• „Lohn und Gehalt“ – alle Funktionen von „Rechnung und Finanzen“ inklusive Firmendaten- und Mitarbeiterdatenverwaltung sowie Abrechnung aller Mitarbeitertypen und Entgeltarten
• „Buchhaltung und Berichte“ – zusätzlich Kassenbuch, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Gewinn-und-Verlustrechnung sowie Einnahmen-Überschuss-Rechnung für mehrere Nutzer
• „Buchhaltung und Lohn“ – alle Funktionen von „Buchhaltung und Berichte“ inklusive Lohn- und Gehaltsabrechnung, automatisierter Versand von Steuerdaten, integriertes Bezahlen der Mitarbeiter und integrierte Belegübergabe sowie Verbuchung von Personalkosten

Die Rechnungssoftware von lexoffice ist im Internet-Browser oder per App nutzbar. Neue Belege lassen sich über die App einscannen und hochladen. Wer von einem anderen Anbieter zu lexoffice wechselt, erhält einen Wechsel-Rabatt in Höhe von 50 Prozent für die ersten 12 Monate.

lexoffice ist nicht nur ISO-27001-zertifiziert und DSGVO-konform, sondern auch vom TÜV-Rheinland auf Datenschutz und Datensicherheit geprüft sowie GoBD-zertifiziert. Der Rechnungsversand ist nur per E-Mail möglich. Bei Problemen erreichen Nutzer den Kundenservice telefonisch oder per Mail.

Das folgende Video enthält eine Einführung in das Rechnungsprogramm von lexoffice:

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4. FastBill – bis zu fünf Benutzerzugänge

Das Rechnungsprogramm von FastBill eignet sich laut Anbieter für Freelancer und kleine Unternehmen. Es bündelt Rechnungen, Belege, Banking, Cashflow, Steuern, Finanzierungen und vieles mehr es an einem Ort. Dokumente sind bequem per Drag and Drop hochzuladen. Alle Daten lassen sich unkompliziert an einen Steuerberater übermitteln.

FastBill ist in drei verschiedenen Tarifen mit einer Laufzeit von einem oder 12 Monaten nutzbar. Wer sich für eine jährliche Abrechnung entscheidet, erhält die Software 10 Prozent günstiger. Zum Ausprobieren gibt es eine 14-tägige Testphase für die Tarife „Starter“ und „Pro“.

• „Starter“ – „Ideal für Einzelunternehmer und Freiberufler“ – ein Benutzerzugang, ein zu verbindendes Banking-Konto, Steuerberater-Export, unbegrenzte Belege und Dokumentenverwaltung, unbegrenzte Angebote und Rechnungen und ein eigenes Rechnungs-Layout
• „Pro“ – „Ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen, die viel automatisieren wollen“ – alle Funktionen von „Starter“ und zusätzlich fünf Banking-Kontos, fünf Benutzerzugänge, DATEV-Übertragung sowie Kundencenter und Belegerfassung
• „Premium“ – „ für Unternehmen, die möglichst viele Arbeitsstunden auslagern möchten“ – alle Funktionen von „Pro“ und zusätzlich Kategorisierung der Ein- und Ausgaben, monatliche Statusreports und vollständige Finanzbuchhaltung

Ein automatisierter Beleg-Import ist bei allen Tarifen buchbar und im Tarif „Premium“ bereits inklusive. Für die Erstellung von individualisierten Rechnungen und Vorlagen bietet FastBill einen Vorlageneditor, mit dem sich Rechnungs- oder Angebotsvorlagen laut Anbieter innerhalb von wenigen Minuten erstellen lassen.

Die FastBill-Rechnungssoftware entspricht der ISO-Norm 27001 und ist dank Hosting in Deutschland DSGVO-konform. Die Bedienung der Software gestaltet sich laut Anbieter so einfach, dass keine Schulung erforderlich ist. FastBill bietet verschiedene Zusatzservices an, wie zum Beispiel das Finden eines Steuerberaters, einen Mehrwehrsteuerrechner und/oder ein Finanzlexikon. Für einen monatlichen Pauschalbetrag inkludiert das Premium-Paket einen digitalen Steuerberater.

Die wichtigsten Einstellungen für die Buchhaltung mit FastBill erklärt das folgende Video in unter 2 Minuten:

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5. easybill – einfache Rechnungserstellung in vier Schritten

Beim Rechnungsprogramm easybill erfolgt die Rechnungserstellung in vier Schritten. Einfach den Kunden aus der Datenbank auswählen, die zu berechnenden Positionen hinzufügen, die Vorschau des Dokuments prüfen, anschließend abspeichern und versenden. Angebote sind unkompliziert in Rechnungen umzuwandeln. Mahnungen lassen sich zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch versenden.

Das Rechnungsprogramm von easybill eignet sich vor allem für Dienstleister und Betreiber von Online-Shops. Es ist in sieben verschiedenen Tarifen mit einer Laufzeit von einem oder 12 Monaten erhältlich. Wer sich für einen Jahrestarif entscheidet, kann bis zu 15 Prozent sparen. Eine kostenlose Testphase gibt es nicht. Dafür gibt es bei easybill einen kostenlosen Tarif.

Tarife für Dienstleister:

• „Free“ – unbgrenzte Dokumente, bis zu drei Kunden
• „Basic“ – unbgrenzte Dokumente, bis zu 20 Kunden, kostenloser E-Mail-Versand, eigenes Briefpapier als Vorlage
• „Plus“ – unbegrenzte Kunden, Wiederholungsrechnungen, Projektverwaltung mit Zeiterfassung, Cloud Backup, kostenloses Designpaket, Import-Manager für bis zu 500 Verkäufe, Automatisierungen per API mit bis zu zehn Aufgaben pro Minute
• „Business“ – Alles aus dem Tarif „Plus“ mit 60 API-Automatisierungen pro Minute und Import-Manager für bis zu 5.000 Verkäufe pro Monat inklusive automatisiertes Mahnverfahren und Mitarbeiterverwaltung

Tarife für Online-Shops:

• „Business 10K“ – Import-Manager für bis zu 10.000 Verkäufe im Monat
• „Business 20K“ – Import-Manager für bis zu 20.000 Verkäufe im Monat
• „Business 30K“ – Import-Manager für bis zu 30.000 Verkäufe im Monat

Die Online-Shop-Tarife unterstützen 34 verschiedene Marktplätze und Shopsystem. In allen Tarifen sind Zugänge für mehrere Nutzer möglich.

Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien sind bei easybill DSGVO-konform. Der Rechnungsversand ist per E-Mail, Fax oder Post möglich. Für Probleme mit der Software hat easybill einen FAQ-Bereich sowie einen per Telefon und E-Mail erreichbaren Kundenservice.

Das folgende Video zeigt, wie sich Rechnungen mit easybill innerhalb von 30 Sekunden erstellen lassen:

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6. Billomat – mit vielen Add-ons für unterschiedliche Geschäftszweige

Billomat bezeichnet sein Rechnungsprogramm als „Rundum-Wohlfühl-Paket“ für die Buchhaltung von Kleinunternehmern, Selbstständigen und Mittelständlern. Die Software lässt sich einfach bedienen und erfordert keine Schulung. Das Erstellen und Versenden von Rechnungen ist laut Anbieter in weniger als einer Minute möglich.

Die Rechnungssoftware von Billomat ist in drei Tarifen mit einer Laufzeit von einem oder 12 Monaten nutzbar. Wer sich nicht sicher ist, ob sich die Software für die eigenen Anforderungen eignet, kann eine 14-tägige Testphase für alle Tarife in Anspruch nehmen.

• „Solo“ – „Perfekt für Freiberufler und Betreiber eines Nebengewerbes“ – bis zu 30 Rechnungen oder Angebote pro Monat, Zahlungserinnerungen, Lieferscheine, ein Benutzerzugang und eine Vorlage pro Dokumententyp
• „Business“ – „Perfekt für Start-ups oder kleine und mittlere Unternehmen“ – unbegrenzte Rechnungen und Angebote, zusätzliche Benutzer buchbar, unbegrenzte Vorlagen für alle Dokumententypen
• „Enterprise“ – dank individueller Zusammensetzung für unterschiedliche Anforderungen geeignet

Laut Billomat hat die Benutzeroberfläche der Rechnungssoftware ein übersichtliches und intuitiv nutzbares Design. Das Versenden von Rechnungen ist per E-Mail, Post oder Fax möglich. Für verschiedene Geschäftszweige wie Marketing, E-Commerce oder IT-Consulting bietet Billomat zahlreiche Add-ons an – zum Beispiel Shopify, OneDrive, Online-Banking oder DATEV. Jeden Freitag bietet Billomat für Kunden einen kostenlosen Buchhaltungs-Workshop zum Erlernen von Buchhaltungsprozessen an.

• ISO-27001
• Hosting in Deutschland – DSGVO-konform
• Kundenservice per FAQ-Bereich, Telefon, E-Mail oder Live-Chatbot

Das folgende Video zeigt, wie sich mit Billomat Rechnungen in unter einer Minute erstellen lassen:

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7. BillingEngine – mit 30-tägiger Geld-zurück-Garantie

Das Rechnungsprogramm von BillingEngine eignet sich laut Anbieter für kleine und mittelständige Unternehmen, Selbstständige sowie Freiberufler. Es ist in vier verschiedenen Tarifen mit einer Laufzeit von 1 oder 12 Monaten nutzbar. Anstelle einer Testphase ist die Rechnungssoftware im Tarif „Free“ kostenlos nutzbar.

• „Free“ – drei Rechnungen pro Monat, ein Benutzer, sechs Rechnungssprachen und Rechnungen als CSV-, XLS und XML-Datei exportierbar
• „Basic“ – alle Funktionen von „Free“ inklusive 30 Rechnungen, zwei Benutzer, Nutzung von Fremdwährung, Rechnungen als PDF ohne Wasserzeichen, Mahnwesen und wiederkehrende Rechnungen automatisierbar
• „Plus“ – alle Funktionen von „Basic“ mit 300 Rechnungen pro Monat und vier Nutzern
• „Premium“ – alle Funktionen von „Plus“ mit 3.000 Rechnungen pro Monat und acht Nutzern

Der Hosting-Partner von BillingEngine ist DigitalOcean mit Sitz in Frankfurt. Dementsprechend erfolgt die Datenspeicherung DSGVO-konform. Der Versand von Rechnungen ist ausschließlich per E-Mail möglich. Wer mit dem Rechnungsprogramm von BillingEngine nicht zufrieden ist, kann eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie in Anspruch nehmen.

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8. Billbee – mit flexiblen Kosten nach monatlichem Auftragsaufkommen

Billbee bezeichnet sein Rechnungsprogramm als „Komplettlösung für Marktplätze und Online-Shops“. Laut Anbieter ist die Software intuitiv zu bedienen und für kleine Unternehmen optimiert. Sie ermöglicht es, die Buchhaltung von Online-Shops vollständig zu automatisieren. Das umfasst Bestellungen, Zahlungen und Versand. Es gibt keine unterschiedlichen Tarife. Das Abonnement ist immer zum Ende eines Monats kündbar. Auf Wunsch können Interessierte eine 30-tägige Testphase in Anspruch nehmen.

Billbee ermöglicht eine unkomplizierte Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen, wobei sich die Kosten nach dem monatlichen Auftragsaufkommen richten. Je weniger Aufträge ein Unternehmen pro Monat entgegennimmt umso geringer sind die Kosten.

Durch Billbees Serverstandort in Deutschland unterliegt die Datenspeicherung automatisch den Richtlinien der DSGVO. Die Nutzung des Rechnungsprogramms erläutert der Anbieter auf seinem YouTube-Kanal. Geschriebene Rechnungen lassen sich bei Bellbee ausschließlich per E-Mail versenden. Bei Fragen und Problemen können sich Nutzer im FAQ-Bereich informieren oder den E-Mail-Support in Anspruch nehmen. Jeden dritten Donnerstag im Monat veranstaltet Billbee kostenlose Webinare zu allgemeinen und speziellen Themen rund um das Rechnungsprogramm.

Die ersten Schritte mit dem Rechnungsprogramm von Billbee erklärt das folgende Video:

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9. Billtano – mit flexibler Laufzeit

Das Rechnungsprogramm von Billtano ist laut Anbieter für kleine und mittelständige Unternehmen konzipiert und bietet eine einfach aufgebaute Benutzeroberfläche. Es hat keine unterschiedlichen Tarife. Interessierte können zwischen einer Laufzeit von 30, 90 oder 360 Tagen wählen und vorab eine 14-tägige Testphase in Anspruch nehmen.

Neben dem Schreiben von Rechnungen und Angeboten ermöglicht die Software das Hochladen einer unbegrenzten Anzahl an Dokumenten – zum Beispiel Ausgaben, Gutschriften, Rechnungen, Mahnungen oder Angebote. Es lassen sich beliebig viele Kunden und Artikel anlegen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen.

Die Rechnungssoftware von Billtano ist sowohl per App als auch per Internet-Browser nutzbar. Das Rechnungs- und Angebotslayout lässt sich mit individuellem Briefpapier, einem Logo und einem festgelegten Einleitungs- und Abschiedstext gestalten. Laut eigenen Angaben bietet Billtano eine sichere und DSGVO-konforme Datenspeicherung. Der Rechnungsversand erfolgt ausschließlich per E-Mail. Für Fragen und Probleme bietet Billtano einen FAQ-Bereich sowie einen Kundenservice per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon.

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10. Papierkram – mit integrierter Zeiterfassung für eine automatische Rechnungserstellung für Dienstleistungen

Papierkram ist laut Anbieter ein Rechnungsprogramm mit übersichtlichem Dashboard für einen leichten Überblick über die verschiedenen Funktionen. Sobald ein Kunde ein Angebot angenommen hat, lässt sich sofort ein Projekt mit allen zu erledigenden Aufgaben erstellen. Damit unterstützt die Software nicht nur bei der Buchhaltung, sondern auch beim Projektmanagement. Eine integrierte Zeiterfassung dokumentiert die Zeit, die für verschiedene Tätigkeiten aufgewendet wurde und trägt sie automatisch in die Rechnungen ein. Das macht Papierkram zu einer guten Lösung für Dienstleistungsunternehmen.

Das Rechnungsprogramm ist in vier unterschiedlichen Tarifen nutzbar. Die Laufzeit beträgt einen oder 12 Monate, wobei die jährliche Variante um bis zu 20 Prozent kostengünstiger ist. Der Tarif „Pro+“ ist über einen gewissen Zeitraum kostenlos nutzbar. Wie lange genau, lässt der Anbieter unerwähnt.

• „Free“ – Online-Buchhaltung, Angebote und Rechnungen erstellen, Ausgaben erfassen, Belegmanagement, Stammdaten, Waren und Dienstleistungen erfassen, Zeiterfassung, drei Buchungen pro Monat per App, zeitlich begrenzter Support und 100 Megabyte Speicherplatz
• „Pro+“ – zusätzlich Cashflow-Auswertung, Mahnungen, unbegrenzte App-Nutzung, Lieferscheine, Weiterberechnung von Belegen an Kunden, Dokumente ohne Papierkram-Logo, Pro Support, automatische Belegerkennung, unterschiedliche Schriftarten in Dokumenten, anpassbare Dokumentenlayouts, Anlagenverwaltung, Einnahmenüberschussrechnung, DATEV-Export, wiederkehrende Rechnungen, Belege aus Kontoumsätzen, Laufzeit-Support und 1.000 Megabyte Speicherplatz
• „Team“ – zusätzlich erweiterte betriebswirtschaftliche Auswertung, automatisierter Abruf von bis zu fünf Online-Konten, bis zu fünf Nutzer, unbegrenzt viele App-Nutzungen für alle Nutzer und 2.500 Megabyte Speicherplatz
• „Business“ – zusätzlich automatisierter Abruf von bis zu zehn Online-Konten, bis zu zehn Nutzer, unbegrenzt viele App-Nutzungen für alle Nutzer und 2.500 Megabyte Speicher

Die Rechnungssoftware von Papierkram ist per App mobil nutzbar und bietet eine sichere und DSGVO-konforme Datenspeicherung dank deutschem Serverstandort. Auf der Webseite des Anbieters steht ein kostenloser Gewerbesteuer- und Mehrwertsteuerrechner zur Verfügung. Der Rechnungsversand ist ausschließlich per E-Mail möglich. Für Fragen und Probleme bietet Papierkram einen Kundenservice per E-Mail oder Kontaktformular an.

Einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Rechnungsprogramms gibt es im folgenden Video:

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11. Zervant – mit kostenlosem Tarif

Mit dem Rechnungsprogramm von Zervant lassen sich Rechnungen laut Anbieter innerhalb von weniger als einer Minute erstellen und verschicken. Für Dienstleister bietet die Software eine Zeiterfassung, die die Arbeitszeit für unterschiedliche Posten automatisch in die Rechnungen einträgt. Das Programm ist in vier verschiedenen Tarifen mit einer Laufzeit von einem oder 12 Monaten nutzbar. Wer die Software zuerst testen möchte, kann dafür den kostenlosen Tarif verwenden.

• „Kostenlos“ – unbegrenzte Rechnungen und Angebote per E-Mail, Kundenservice in sechs Sprachen und uneingeschränkte App-Nutzung
• „Starter“ – zusätzlich drei Papier- oder E-Rechnungen pro Monat, bis zu 30 Kunden, Rechnungen aus Angeboten, Mahnungen und Zahlungserinnerungen sowie Rechnungen mit Anhängen
• „Pro“ – zusätzlich bis zu zehn Papier- oder E-Rechnungen, unbegrenzte Kundenanzahl, Teilrechnungen, Wiederholungsrechnungen, Zeiterfassung und mehrere Rechnungsprofile
• „Wachstum“ – zusätzlich bis zu 30 Papier- oder E-Rechnungen

Zervant bietet eine App an, sodass die Rechnungssoftware auch mobil nutzbar ist. Die Datenspeicherung erfolgt auf Servern in Europa und unterliegt somit Datenschutz- und Sicherheitsstandards nach EU-Recht. Bei Schwierigkeiten mit dem Programm können sich Nutzer in einem FAQ-Bereich informieren oder den Kundenservice per Kontaktformular und E-Mail erreichen.

Das folgende Video zeigt, wie sich in nur 60 Sekunden eine Rechnung mit dem Rechnungsprogramm von Zervannt erstellen lässt:

 

FAQ

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm ist eine Software, die Vorlagen für die Erstellung von Rechnungen und Angeboten enthält. Das erleichtert die Buchhaltung für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Einige Rechnungsprogramme sind mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos nutzbar. Alternative Bezeichnungen sind zum Beispiel Buchhaltungssoftware oder Rechnungssoftware.

Wie funktioniert ein Rechnungsprogramm?

Die meisten Rechnungsprogramme sind im Internet-Browser nutzbar. Das heißt, es ist kein Download und keine Installation auf dem Computer erforderlich. Anstatt eine Rechnung in einem Office-Dokument zu verfassen, geben Nutzer nur die Eckdaten an. Das Rechnungsprogramm erstellt daraus automatisch eine Rechnung. Zu den erforderlichen Daten zählen:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfänger
• Abzurechnende Posten
• Rechnungsbetrag pro Posten

Alle anderen Pflichtangaben, die auf eine Rechnung gehören – zum Beispiel Name, Anschrift und Steuernummer des Rechnungsstellers, Ort und Datum sowie die Bankverbindung – sind nur einmal anzugeben. Danach trägt die Software sie automatisch ein.

Viele Anbieter speichern die Daten automatisch auf ihren eigenen Servern, sodass Nutzer via Cloud ortsunabhängig von jedem beliebigen Gerät darauf zugreifen können. Dafür sind lediglich die persönlichen Zugangsdaten für das Rechnungsprogramm erforderlich.

Welche Aufgaben können Rechnungsprogramme übernehmen?
Rechnungsprogramme eignen sich nicht nur für die Erstellung von Rechnungen und Angeboten. Sie können auch dabei helfen, Ein- und Ausgaben zu dokumentieren, Belege zu sammeln und zuzuordnen, Zahlungsziele im Blick zu behalten oder Mahnungen zur erstellen. Kurz gesagt: Eine Rechnungssoftware kann die gesamte Buchhaltung erleichtern. Sie unterstützt Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler bei folgenden Aufgaben:

• Ordnungsgemäßes Buchen sämtlicher Einnahmen und Ausgaben
• Unterstützung bei korrekter Erstellung von Angeboten und Rechnungen
• Erstellen von Abschlussberichten und Bilanzen aus den hochgeladenen Daten
• Unterstützung bei der Belegverwaltung
• Automatisierung des Mahnwesens
• Bezahlen von eingehenden Rechnungen und Mitarbeitern

Online-Händler können ihre Produktdatenbanken auf allen Marktplätzen synchronisieren und so ihre Rechnungsstellung in einem zentralen System bündeln. Projektbasierte Unternehmen und Agenturen können die aufgewendete Zeit für bestimmte Leistungen erfassen und automatisch in eine Rechnung umwanden. Dienstleister können eine zentrale Kundendatenbank anlegen und erhalten so einen genauen Überblick über Aufträge, Angebote und Kontakte

Für wen lohnt sich ein Rechnungsprogramm?

Grundsätzlich eigenen sich Rechnungsprogramme für alle, die Belege wie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine schnell und unkompliziert erstellen und verwalten möchten. Das können zum Beispiel Kleinunternehmen im Nebenerwerb, Einzelunternehmer, Freiberufler oder Unternehmen sein. Auch für Privatpersonen, die viele Rechnungen schreiben, kann sich die Investition in eine Rechnungssoftware lohnen.

Insbesondere für Personen, die nicht gerne mit Zahlen arbeiten und dazu neigen, viele Fehler zu machen, ist ein Rechnungsprogramm eine sinnvolle Unterstützung. Falsch ausgestellte Rechnung können zu einem großen Mehraufwand führen. Welche rechtlichen Konsequenzen bei fehlerhafter Buchführung zu erwarten sind, ist hier nachzulesen.

Grundsätzlich gilt: Je mehr Rechnungen und Angebote zu erstellen sind, umso lohnender ist die Investition in ein Rechnungsprogramm. Es gibt auch Unternehmen und Selbstständige, die nur wenige oder gar keine Rechnungen erstellen. Wer sich nicht sicher ist, ob sich eine Rechnungssoftware lohnt, sollte sich einen Überblick über die potenzielle Zeitersparnis verschaffen und dann abwägen, ob sich die wiederkehrenden Kosten rentieren.

Was Kleinunternehmer bei der Rechnungserstellung beachten sollten, erklärt das folgende Video:

Was ist Buchhaltung?

Buchhaltung beziehungsweise Buchführung bezeichnet die chronologische und lückenlose Aufzeichnung aller geschäftlichen Vorfälle. Selbstständige und Unternehmen, die nicht in einen Steuerberater oder Buchhalter investieren möchten, müssen die Buchhaltung selbst erledigen. Eine Rechnungssoftware kann den Prozess vereinfachen. Dazu gehört das Dokumentieren von Einnahmen und Ausgaben. Am Ende eines jeden Geschäftsjahres gilt es, aus den Buchhaltungsdaten einen Jahresabschluss zu erstellen. Das ist die Grundlage für die Ermittlung der Gewerbe-, Körperschafts- und Einkommensteuer.

In Deutschland ist jedes Unternehmen, das den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung – kurz GoB – unterliegt, zur Buchhaltung verpflichtet. Das trifft auf nahezu alle Unternehmen und Selbstständigen zu. Die Regelungen variieren je nach Geschäftsform. Für Selbstständige, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen und im letzten Geschäftsjahr weniger als 17.500 Euro Umsatz erwirtschaftet haben, gelten weniger strenge Regeln. Ein umfangreicher Artikel zum Thema Buchhaltung findet sich hier.

Was sind Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?
Zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gehören sowohl amtliche als ungeschriebene Regeln der Buchführung und Bilanzierung. Die Buchhaltung ist so zu gestalten, dass sachverständige Dritte einen Einblick in alle Geschäftsvorfälle erhalten können. Dazu gehören:

• Sachgerechte Organisation
• Überschaubare Aufschlüsselung von Jahresabschlüssen
• Es ist untersagt, Vermögenswerte und Schulden oder Aufwendungen und Erträge miteinander auszugleichen
• Es ist untersagt, Buchungen unleserlich zu machen beziehungsweise sie durchzustreichen

Alle Geschäftsvorfälle sind kontinuierlich, vollständig, korrekt, zeitnah und sachlich geordnet zu buchen. Für alle Buchungen ist ein Beleg erforderlich und Buchführungsunterlagen sind ordnungsgemäß aufzubewahren

Seit 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD. Die Leitlinien erfordern:

• Elektronische Erfassbarkeit
• Maschinelle Auswertbarkeit
• Unveränderbarkeit
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Was sind die Vor- und Nachteile von Rechnungsprogrammen?

Rechnungsprogramme vereinfachen und automatisieren Arbeitsschritte und Prozesse der Buchhaltung. Das spart wertvolle Zeit, die Selbstständige und Unternehmen in gewinnbringende Tätigkeiten investieren können. Die Software automatisiert alle mathematischen Aufgaben. Das ist ein großer Vorteil für jeden, der nicht gerne mit Zahlen arbeitet. Gleichzeitig vereinfacht sie das Aufbewahren von Belegen, indem sie sie digital abspeichert. Das kann Selbstständigen viel Stress bei der Jahresendabrechnung ersparen.

Als Nachteil anzuführen ist, dass für die Nutzung eines Rechnungsprogramms wiederkehrende Kosten entstehen. Wer die Buchhaltung bisher immer selbst erledigt hat, muss sich mit einem zusätzlichen Posten in seinem Kostenapparat abfinden. Unter dem Strich kann sich das aber lohnen, weil mehr Zeit für die Tätigkeiten bleibt, die Umsatz generieren. Nicht zu vernachlässigen ist, dass sich nicht jedes Rechnungsprogramm für jeden Nutzer gleich gut eignet. Wer nicht weiß, worauf er achten muss, könnte eventuell Schwierigkeiten bei der Auswahl einer geeigneten Rechnungssoftware habe.

Welche Arten von Rechnungsprogrammen gibt es?

Es gibt Rechnungsprogramme für Handwerker, andere Dienstleister, Kleingewerbetreibende, Freiberufler oder Großunternehmen. Die Unterschiede liegen im Funktionsumfang. Denn nicht jede Funktion, die eine Rechnungssoftware haben kann, ist für jeden Gewerbetreibenden nützlich.

Welche Funktionen haben Rechnungsprogramme?

Vor der Auswahl eines bestimmten Rechnungsprogramms ist es ratsam, sich einen Überblick über mögliche Funktionen zu verschaffen und festzulegen, welche Funktionen die Software haben sollte. Der folgende Abschnitt gibt einen Überblick.

• Erstellung von Rechnungen und Angeboten
• Offene Posten, Mahn- und Inkassowesen
• Führen eines Kassenbuchs
• Online-Banking-Integration
• Auswertungen und Berichte erstellen
• OCR-Texterkennung
• DATEV- und Elster-Schnittstelle
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Weitere Features durch offene API
• Anlagebuchhaltung und Abschreibungen
• Material- und Warenwirtschaftssystem
• ERP-Systeme für Großkunden

Erstellung von Rechnungen und Angeboten

Jedes Rechnungsprogramm ermöglicht die Erstellung von Rechnungen und Angeboten. Die Dokumente sollten ein übersichtliches Layout haben und einen professionellen Eindruck machen.

Offene Posten, Mahn- und Inkassowesen
Einige Rechnungsprogramme weisen darauf hin, wenn Rechnungen fällig sind oder das Zahlungsziel überschritten wurde. Nutzer können bezahlte Rechnungen als solche kennzeichnen, sobald das Geld auf dem Konto eingegangen ist. Das ermöglicht einen besseren Überblick über offene Posten. Die Software benachrichtigt über demnächst anstehende Zahlungserinnerungen. Auch Erinnerungen für Mahn- oder Inkassoforderungen können von Vorteil sein.

Führen eines Kassenbuchs
Ein Kassenbuch ermöglicht eine ordentliche Dokumentation aller Bareinnahmen und -ausgaben. Rechnungsprogramme für Selbstständige, die Beträge häufig in Bar kassieren, sollten eine solche Funktion in jedem Fall mitbringen.

Beispiel: Handwerker kaufen Materialien häufig im Baumarkt ein und bezahlen sie bar. Nach getaner Arbeit kassieren sie den Rechnungsbetrag beim Kunden vor Ort ab. Es entstehen Barausgaben und -einnahmen. Am Abrechnungstag lässt sich anhand des digitalen Kassenbuches überprüfen, ob sich der Barbetrag in der Firmenkasse exakt mit dem im Kassenbuch deckt.

Was es beim Führen eines Kassenbuchs zu beachten gibt, erklärt das folgende Video:

Online-Banking-Integration
Viele Rechnungsprogramme lassen sich mit Konten verschiedener Bankinstitute verbinden. So können sie Einnahmen und Ausgaben sowie Überweisungstexte automatisch erfassen. Daraus ermittelt die Software den Finanzstatus und kann überprüfen, ob und zu welcher Zeit Rechnungen beglichen wurden.

Eine Rechnungssoftware mit Online-Banking-Integration macht das manuelle Kennzeichnen von bezahlten und überfälligen Rechnungen überflüssig. Das ist nur noch bei Bar-Rechnungen oder Zahlungsaufschüben notwendig. So kann das Erinnerungs- und Mahnwesen nahezu automatisch ablaufen.

Auswertungen und Berichte erstellen

Da in Buchhaltungsprogrammen alle Einnahmen und Ausgaben vorliegen, lassen sich oft verschiedene Abrechnungsformate erstellen. Dazu zählen unter anderem Eröffnungs- und Abschlussbilanzen, Einnahmen-Überschussrechnungen, Gewinn- und Verlustrechnungen, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Welche Abrechnungsarten erforderlich sind, hängt vom Unternehmen ab. Beispielsweise muss nicht jeder Selbstständige Eröffnungs- und Abschlussbilanzen oder Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen. Deshalb ist es bei vielen Programmen vom Tarif abhängig, welche Rechnungsarten sich erstellen lassen.

OCR-Texterkennung
Die OCR-Funktion ist eine automatische Texterkennung, die Buchungstexte, Geschäftskontakte und Beträge aus Online-Rechnungen als PDF automatisch erkennt und in das Buchungssystem einfügt. Häufig ist es möglich, Papierdokumente wie Tankrechnungen, Bewirtungsbelege oder Kassenzettel mit dem Smartphone abzufotografieren und automatisch einfügen zu lassen.

Rechnungsprogramme mit OCR-Texterkennung erfassen Buchungstexte beziehungsweise Verwendungszwecke automatisch und ordnen sie der jeweiligen Kostenstelle zu. Das sorgt für mehr Ordnung in der Buchhaltung und verringert das Risiko, Nachweise zu verlieren oder zu vergessen.

DATEV- und ELSTER-Schnittstelle
Viele Unternehmen und Selbstständige übermitteln digital gesammelte Belege an ihren Steuerberater, der dann zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung oder den Jahresendabschluss erstellt. Viele Steuerberater nutzen das Programm des Softwareherstellers DATEV. Für eine schnelle und unkomplizierte Übermittlung ist es von Vorteil, wenn das Rechnungsprogramm mit DATEV kompatibel ist.

ELSTER ist eine Software, die es ermöglicht, steuerlich relevante Unterlagen direkt an das Finanzamt zu übermitteln. Eine ELSTER-Schnittstelle ermöglicht es, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über die Rechnungssoftware an das Finanzamt zu senden. Dabei erfasst die Software automatisch alle erforderlichen Daten. Mehr zu ELSTER ist hier nachzulesen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung
Für Unternehmer mit vielen Angestellten kann sich eine Funktion für Lohn- und Gehaltsabrechnungen auszahlen. Sie ermöglicht es, Arbeits-, Krankheits- und Urlaubszeiten sowie Überstunden, Nacht- und Wochenendzuschläge zu sammeln und fällige Arbeitsgeberanteile sowie Krankenversicherungsbeiträge zu berechnen. Bei einigen Programmen lassen sich Lohnzahlungen direkt im Programm anweisen.

Mehr zum Thema Lohn- und Gehaltsabrechnungen erklärt das folgende Video:

Offene API-Schnittstelle
Eine Rechnungssoftware mit offener API-Schnittstelle lässt sich mit Add-ons von Drittanbietern erweitern. Das ermöglicht einen programmübergreifenden Datenaustausch – selbst, wenn hinzugefügte Programme mit unterschiedlichen Dateitypen arbeiten. Einfach gesagt lässt sich die Buchhaltungssoftware mit Funktionen ergänzen, die sie von Hause aus nicht hat. Das kann zum Beispiel das Anlegen von regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen, der Import von Daten aus Drittprogrammen oder das Hinzufügen einer bargeldlosen Bezahlungsmöglichkeit über mobile Zahlungsanbieter sein.

Anlagebuchhaltung und Abschreibungen
Unternehmen mit einem großen Anlagevermögen verwalten dieses in Form einer Anlagebuchhaltung. Bei einigen Rechnungsprogrammen lassen sich Zu- und Abgänge des Anlagevermögens aufzeichnen und Abschreibungen mit einer bestimmten Laufzeit oder zu einem Fixdatum buchen.

Material- und Warenwirtschaftssystem
Eine Rechnungssoftware mit Material- und Warenwirtschaftssystem übernimmt für Unternehmen im Verkauf – zum Beispiel E-Commerce-Unternehmen mit Onlineshop – die Inventur. Es ist jederzeit ersichtlich, welche Produkte in welcher Menge verfügbar sind. Das verschafft eine bessere Übersicht und macht Produkte mit einer begrenzten Haltbarkeit, wie zum Beispiel Lebensmittel oder Kosmetika, leichter kalkulierbar.

ERP-Systeme für große Unternehmen
Für große Unternehmen reicht ein Material- und Warenwirtschaftssystem häufig nicht aus. Ín diesem Fall kommen ERP-Systeme – Enterprise Resource Planning – zum Einsatz. Das ist ein ganzheitliches System zur Planung von Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmitteln, Material sowie Informations- und Kommunikationsmitteln.

Wie viel kostet ein Rechnungsprogramm?

Die Kosten für ein Rechnungsprogramm können unterschiedlich ausfallen und richten sich in erster Linie nach dem Funktionsumfang. Es gibt kostenlose Rechnungsprogramme, die meistens nur grundlegende Funktionen bieten. Die meisten Unternehmen und Selbstständigen profitieren von der Investition in ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm.

Für eine vollwertige Rechnungssoftware fallen wiederkehrende Kosten an. Je nach Anbieter lassen sie sich monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich begleichen. Häufig gibt es Rechnungsprogramme mit unterschiedlichen Tarifen und variablem Funktionsumfang. In der Regel belaufen sich die Kosten auf einen einstelligen bis mittleren zweistelligen Betrag pro Monat.

Kostenlos versus kostenpflichtig – was eignet sich für wen?

Kostenlose Rechnungsprogramme – sogenannte Free-Versionen – bieten in der Regel nur rudimentäre Funktionen. Meistens ist die Anzahl an anlegbaren Kunden und zu schreibenden Rechnungen auf ein bestimmtes Kontingent pro Monat begrenzt. Kostenlose Rechnungsprogramme eignen sich vor allem zum Ausprobieren – also für diejenigen, die sich nicht sicher sind, ob sich die Investition in eine vollwertige Rechnungssoftware auszahlt. Eine vollwertige Rechnungssoftware eignet sich für alle Selbstständigen und Unternehmer, die möglichst viel Zeit sparen und die Buchhaltung automatisieren möchten.

Die beste Rechnungssoftware finden – was gibt es bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms zu beachten?

Neben dem Funktionsumfang und den Kosten gilt es bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms auf folgende Faktoren zu achten:

1. Nutzerfreundlichkeit
2. Anzahl an Rechnungen
3. Größenordnung und Funktionsumfang
4. Rechnungsversand
5. Performance
6. Kundenservice
7. ISO-Zertifikate

Die Benutzerfreundlichkeit
Damit eine Rechnungssoftware tatsächlich Zeit spart, ist es wichtig, dass sich Nutzer schnell damit zurechtfinden. Folgende Fragestellungen helfen dabei, ein benutzerfreundliches Rechnungsprogramm zu finden.

• Ist die Software intuitiv bedienbar?
• Ist die Software per App nutzbar?
• Wirkt die Benutzeroberfläche übersichtlich?
• Kann ich das Layout individuell anpassen?
• Welche Sprachen werden unterstützt?

Anzahl an Rechnungen
Die meisten Rechnungsprogramme staffeln sich in Tarifpakete mit einer bestimmten Anzahl an monatlich zu verschickenden Rechnungen oder einer maximalen Anzahl an Kunden in der Datenbank – zum Beispiel maximal 50 Rechnungen pro Monat und 20 Kunden in der Datenbank. Hier gilt es je nach eigenem Bedarf zu entscheiden, welcher Tarif sich am besten eignet.

Größenordnung und Funktionsumfang
Zu den Grundfunktionen, die jedes Rechnungsprogramm bietet, zählen die Erstellung von Rechnungen und Angeboten, die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Erfassung und Archivierung von Belegen. Alle anderen Funktionen sind optional. Vor der Auswahl empfiehlt sich ein Blick in den Abschnitt „Welche Funktionen haben Rechnungsprogramme?“. Dort können sich Interessierte einen Überblick darüber verschaffen, welche Funktionen ihnen wichtig sind und bei der Auswahl des Rechnungsprogramms auf deren Vorhandensein achten.

Der Rechnungsversand
Im digitalen Zeitalter erfolgt der Rechnungsversand häufig ausschließlich per E-Mail. Viele Rechnungsprogramme ermöglichen es, erstellte Rechnungen direkt per Mail an den Empfänger zu versenden. Wer seine Rechnungen in Papierform per Post versenden möchte, kann das entweder selbst tun oder einen Anbieter wählen, der einen Post-Service anbietet. Gegen eine Gebühr druckt der Anbieter die Rechnung aus und versendet sie postalisch an den Rechnungsempfänger. Auch das Versenden per Fax ist bei einigen Anbietern möglich.

Die Performance
Da die meisten Rechnungsprogramme über den Internet-Browser nutzbar sind, ist die einzige Voraussetzung eine gute Internetverbindung. Es gibt keine Systemvoraussetzungen und es wird kein Festplattenspeicher belegt. Alle Berechnungen erfolgen auf den Servern des Anbieters. Ein Rechnungsprogramm sollte sowohl auf Computern als auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets funktionieren.

Wichtig ist, dass das Programm responsiv arbeitet – also sich an die Displaygröße des Endgerätes anpasst. Es gilt darauf zu achten, dass der Anbieter für Sicherheitsmaßnahmen und Updates der Software sorgt. Trotzdem ist es empfehlenswert, auf allen Endgeräten eine aktuelle Virenscanner-Software und eine Firewall zu nutzen.

Der Kundenservice
Trotz benutzerfreundlicher Bedienoberfläche ist es am Anfang wahrscheinlich, dass Nutzer auf Probleme bei der Handhabung der Software stoßen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Anbieter einen umfangreichen Kundenservice anbietet. Viele Probleme lassen sich bereits durch einen FAQ-Bereich auf der Webseite des Anbieters oder ein integriertes Community-Forum lösen. Falls nicht, sollte der Kundenservice gut zu erreichen sein – am besten per Live-Chat, E-Mail und Telefon.

ISO-Zertifikate
Eine Rechnungssoftware kann verschiedene ISO-Zertifikate haben, die hohe Sicherheits- und Qualitätsstandards belegen:

• Die ISO-27001-Zertifizierung gewährleistet Standardsicherheitsmaßnahmen nach IT-Grundschutz und ist ein vertrauenswürdiger Nachweis dafür, dass die IT-Sicherheit nach deutschen und europäischen Standards eingehalten wird. Nutzer können sich sicher sein, dass keine Sicherheitsmängel im Netzwerk des Anbieters bestehen. Befindet sich das Rechenzentrum des Anbieters in Deutschland, ist die Zertifizierung in jedem Fall vorhanden.
• ISO-9001 ist ein internationaler Standard für das Qualitätsmanagement von Unternehmen und Organisationen aller Größen und Branchen. Anbieter und Firmen verpflichten sich zur Transparenz interner Abläufe, einer gezielten Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Senkung der Fehlerquote sowie vermeidbarer Kosten.
• Das IDW-PS-88-Zertifikat ist ein Gütesiegel für eine hohe Sicherheit, das nach einer Prüfung der Software durch einen Wirtschaftsprüfer ausgestellt werden kann.

Richtig Rechnungen schreiben – was gibt es zu beachten?

Der Gesetzgeber hat einige Rahmenbedingungen für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung festgesetzt. Alle Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer müssen sich danach richten. Anderenfalls können bei der jährlichen Steuererklärung aufwändige Nacharbeiten erforderlich werden. Zu den Pflichtangaben zählen:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Steuernummer des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum der Lieferung oder Leistungserbringung
• Art und Menge des Produkts oder der Leistung
• Umsatzsteuersatz bei Umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen
• Brutto- und Netto-Preis

Grundsätzlich lassen sich Rechnungen in einem einfachen Office-Dokument erstellen. In Rechnungsprogrammen stehen dafür meist individuelle Layouts zur Verfügung, die beim Kunden einen professionellen Eindruck machen.

Das folgende Video erklärt in rund 10 Minuten, was es für Selbstständige bei der korrekten Ausstellung von Rechnungen zu beachten gibt:

FAQ – häufig gestellte Fragen zu Rechnungsprogrammen

Kann ein Rechnungsprogramm gekauft werden, sodass keine Folgekosten entstehen?

Für gewöhnlich vergeben die Anbieter von Rechnungsprogrammen Lizenzen, die nur über einen bestimmten Zeitraum gültig sind. Es ist möglich, ein Rechnungsprogramm für ein oder mehrere Jahre zu kaufen. So entstehen keine monatlichen Gebühren. Eine Rechnungssoftware zu kaufen, sodass sie auf unbegrenzte Zeit kostenlos zur Verfügung steht, ist in der Regel nicht möglich.

Lassen sich Rechnungen mit einem Tablet erstellen?

Ja, egal ob im Office-Dokument oder mithilfe einer Rechnungssoftware – Rechnungen lassen sich sowohl am Computer als auch mit dem Smartphone oder Tablet erstellen. Die Rechnungserstellung in einem Office-Dokument kann sich bei der Nutzung eines Tablets als umständlich erweisen. Wer hierfür ein Rechnungsprogramm verwendet, ist mit dem Tablet-PC genauso schnell fertig wie am Computer.

Können Rechnungen per Hand geschrieben werden?

Ja, handgeschriebene Rechnungen sind rechtskonform, solange sie alle Pflichtangaben beinhalten. Die Nachteile: Das Erstellen der Rechnung dauert länger, sie muss per Post versandt werden und das Risiko für Fehler ist höher. Bei der Nutzung einer Rechnungssoftware kann die Rechnung erst abgespeichert werden, sobald sie alle Pflichtangaben beinhaltet.

Wie lange lässt sich nachträglich eine Rechnung stellen?

Das lässt sich pauschal nicht beantworten. Eine Rechnung kann bis zu 3 Jahre rückwirkend ab dem Zeitpunkt der Leistungserbringung ausgestellt werden. Bei bestimmten Produkten oder Leistungen beträgt die Verjährungsfrist nur 6 Monate.

Wie oft darf eine Rechnung gedruckt werden?

Das Originaldokument einer Rechnung darf im Original nur einmal in gedruckter Form vorhanden sein. Weitere Ausdrucke – zum Beispiel für die Unterlagen des Rechnungsstellers – sind mit dem Hinweis „Kopie“ zu versehen.

Gibt es einen Rechnungsprogramm-Test der Stiftung Warentest?

Nein, die Stiftung Warentest hat bislang keinen Rechnungsprogramm-Test veröffentlicht. Sollte die Verbraucherorganisation in Zukunft einen Rechnungsprogramm-Test veröffentlichen, werden wir unseren Vergleich aktualisieren.

Gibt es einen Rechnungsprogramm-Test von Öko-Test?

Nein, die Tester von Öko-Test haben bisher keinen Rechnungsprogramm-Test durchgeführt. Falls sich an dieser Tatsache etwas ändert, wird der Vergleich aktualisiert.

Glossar

Weitere interessante Fragen

Quellenangaben

• mission-mobile.de
• sevdesk.de
• buchhaltung-einfach-sicher.de
• steuertipps.de
• rechtslupe.de

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