Gemäß Lohnsteuerrichtlinien (LStR 72) gehören die Weihnachtsfeiern grundsätzlich zu den Betriebsveranstaltungen. Dies sind Veranstaltungen, bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht. Gemäss Abs. 3 dieser Richtlinie muss diese Betriebsveranstaltungen aber 'üblich sein', was die Zahl der Veranstaltung und auch deren Ausgestaltung betrifft.
Auch Übernachtung möglich
Die Zahl ist limitiert auf maximal zwei solcher Veranstaltungen pro Jahr. Was die Üblichkeit der Ausgestaltung betrifft sollte die jeweilige Betriebsveranstaltung nicht über das übliche Maß hinausgehen, wobei die Definition »übliches Maß« im Einzelfall zu prüfen ist und nicht allgemein festgeschrieben ist. Bis einschließlich 2001 war es unüblich (und somit steuerpflichtig), wenn die Veranstaltung länger als einen Tag dauerte. Seit 2002 kommt es darauf nicht mehr an, d. h. eine Übernachtung ist grundsätzlich gestattet.
Freigrenze von 110 € je Feier
Pro Betriebsfeier darf die Freigrenze von 110 Euro je Arbeitnehmer nicht überschritten werden. Es handelt sich um eine Freigrenze, die bei einer auch nur geringen Überschreitung zur vollen Steuerpflicht führt. Gleichfalls handelt es sich um einen Bruttobetrag, d. h. die Aufwendungen des Arbeitgebers für seinen Arbeitnehmer dürfen die erlaubten 110 Euro einschliesslich Umsatzsteuer je Arbeitnehmer und Veranstaltung nicht übersteigen.
Pauschalbetrag enthält alles
Mit diesem Betrag sind die Verabreichung von Speisen, Getränken, Tabakwaren, Süßigkeiten, die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, die Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, Geschenke, die im Rahmen dieser Betriebsveranstaltung überreicht werden (bis maximal 40 Euro und keine Geldgeschenke) sowie alle Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. Raummiete, Musik, Kegelbahn o. ä. abgedeckt.
Auch Ehegatten-Teilnahme abgedeckt
Die Lohnsteuerrichtlinien Abschn. 72 Abs. 5 regeln, dass diese betragliche Grenze auch die Kosten für teilnehmende Ehegatten oder sonstige Angehörige des Arbeitnehmers abdecken. Bei der Betriebsveranstaltung sollte es sich um eine Veranstaltung handeln, bei der die Förderung des Betriebsklimas im Vordergrund steht. Schädlich ist eine Veranstaltung, die Entlohnungsabsicht oder Entlohnungscharakter hat.
Sonderfall Verlosung
Werden Verlosungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung durchgeführt, gehören die Gewinne daraus grundsätzlich zum Arbeitslohn, wenn nicht alle an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmer beteiligt werden, sondern die Verlosung nur einem bestimmten, herausgehobenen Personenkreis vorbehalten ist.
Überschreitung der Grenzwerte
Sollte begrifflich eine Betriebsveranstaltung gegeben sein, jedoch z. B. die Grenze von 110 Euro überschritten werden, handelt es sich um in voller Höhe steuerpflichtigen Arbeitslohn. In einem solchen Fall hat jedoch der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Lohnsteuer gemaess § 40 Abs. 2 EStG mit 25 % pauschal abzuführen.
Vorsicht: Sozialversicherungspflicht
Die Überschreitung der Grenzwerte führt nicht nur zur Steuerpflicht, sondern auch zur Sozialversicherungspflicht. Nicht zuletzt aus diesem Grund kann es interessant sein, von der 25-%igen Pauschalierungsmöglichkeit Gebrauch zu machen, denn diese Pauschalierung bringt quasi automatisch auch die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung mit sich.
