Für Unternehmen, Freiberufler und Verbände sind die entsprechenden Aufbewahrungsfristen von zehn beziehungsweise sechs Jahren zum 1. Januar 2006 abgelaufen, teilt der Bund der Steuerzahler Hessen mit. Zehn Jahre lang müssen den Angaben zufolge Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsunterlagen und Buchungsbelege aufbewahrt werden. Die Zehnjahresfrist gelte auch für Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die die zuvor genannten Belege verständlich machen und erläutern. Folglich könnten die entsprechenden Unterlagen des Jahres 1995 und früherer Jahre in den Reißwolf wandern.
Geschäftsbriefe von 1999 können weg
Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht besteht für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Geschäftsberichte sowie Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind. Vernichtet werden können laut Steuerzahlerbund entsprechende Belege des Jahres 1999 und früherer Jahre. Alle Unterlagen können auch auf Bild- oder Datenträgern gespeichert aufgehoben werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht, wie der Steuerzahlerbund erklärt.
Außerdem müssen die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch deren jederzeitige Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Ausgenommen davon seien Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Vor der Vernichtung solle aber gut geprüft werden, ob die Unterlagen nicht doch noch von Interesse für das Finanzamt sein könnten, riet der Steuerzahlerbund.
Ermittlungen und Verfahren verlängern Fristen
Die Fristen könnten sich nämlich verlängern, wenn zum Beispiel Außenprüfungen bereits begonnen hätten, wenn Steuerfestsetzungen vorläufig erfolgt seien, wenn steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen liefen oder wenn es schwebende Rechtsbehelfsverfahren gebe. Außerdem sollten die Unterlagen auch im Hinblick darauf geprüft werden, ob sie noch für besondere Anträge beim Finanzamt zum Beispiel für Investitionszulagen nützlich sein könnten.
