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Zeiteinteilung am Arbeitsplatz: Mit dem richtigen Zeitmanagement punkten

Stellenabbau ist für viele Unternehmen durch die schwierige Wirtschaftsanlage unumgänglich geworden. Was vorher zwei Mitarbeiter erledigt haben, landet mittlerweile häufig auf einem einzigen Schreibtisch.

Stellenabbau ist für viele Unternehmen durch die schwierige Wirtschaftsanlage unumgänglich geworden. Was vorher zwei Mitarbeiter erledigt haben, landet mittlerweile häufig auf einem einzigen Schreibtisch. Erhalten bleibt jedoch die Forderung des Chefs, die Arbeit schnell und gründlich zu erledigen. Firmen legen deshalb viel Wert auf Mitarbeiter mit gutem Zeitmanagement. Die knappen Ressourcen sollen schließlich optimal genutzt werden.

Nicht jeder ist aber ein geborenes Organisationstalent. Viele kennen deshalb die Situation: Die Stapel auf den Schreibtischen der Kollegen sind klein, die Ordnung groß – und am eigenen Arbeitsplatz herrscht Chaos. "Die Erfahrung zeigt, dass viele Mitarbeiter sich schwer damit tun, Aufgaben zu klassifizieren und auch zu delegieren. Es gibt aber einige Tricks, mit denen der hohe Papierberg eine überwindliche Hürde wird", sagt Jobware-Expertin Silke Esser.

Die Themenplanung

Die To-do-Liste für den nächsten Arbeitstag bereits am Vorabend fertig stellen. Und vor allem nicht jede Minute verplanen, sondern den Tag in größere Zeiteinheiten gliedern. Für unvorhergesehene Dinge sollte man einen extra Spielraum einplanen.

Aufgaben in Prioritätsstufen einteilen

Ein Klebezettel mit einem "A" an der Akte bedeutet beispielsweise "hohe Priorität". Aber niedrige Prioritäten wie "D" nur selten vergeben. Und wichtig: Die wichtigen Aufgaben wirklich zuerst erledigen!

Mind-Mapping

Komplexe Aufgaben mit Mind-Mapping (Kreativmethode, bei der Themen durch Texte, Bilder oder Diagramme aufbereitet werden) visualisieren und verdeutlichen. Die Hauptaufgabe des Tages steht in der Mitte des Blattes. Von dort aus geht jeweils eine Linie zu den kleineren Aufgaben. Ergebnis ist eine geordnete Übersicht, vergleichbar mit einer Landkarte.

Aufgaben deligieren

Nur diejenigen, die auch abgeben können und auch ihren Kollegen Fähigkeiten zutrauen, kommen mit ihrer eigenen Arbeit weiter. Immer fragen: Welche Aufgaben kann ich an meine Kollegen weitergeben? Welcher Mitarbeiter ist für was besonders geeignet? Danach auf die eigenen Hauptaufgaben konzentrieren.

Organisation von "stillen Stunden"

Das ständig klingende Telefon gehört zu den Störfaktoren, die nicht komplett wegfallen, aber reduziert werden können. Hilfe bringt die Organisation von "stillen Stunden": Der Kollege übernimmt morgens für zwei Stunden ihr Telefon. Sie nehmen Mittags seine Telefonate entgegen. Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern sind am besten dann zu erledigen, wenn sich die Störungen erfahrungsgemäß in Grenzen halten. Das kann morgens früh der Fall sein, aber auch am späten Nachmittag, wenn für viele Arbeitnehmer bereits der Feierabend naht.

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