Zeitmanagement hilft, effizienter zu arbeiten. Damit wird es für Arbeitnehmer zu einem wichtigen Thema. "Heute müssen immer weniger Mitarbeiter immer mehr Aufgaben erledigen", beobachtet Torsten Knödler, Ökonom und Mitautor des Fachbuches "Überleben im Job". "Damit wachsen sowohl der Druck als auch die Gefahr, Fehler zu machen", erläutert der Experte.
Um diese Arbeitsverdichtung in den Griff zu bekommen, empfiehlt Knödler, bei der täglichen Arbeit Prioritäten zu setzen. Entscheidend sei dabei, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Nach der so genannten Eisenhower-Regel sei nämlich nicht jede dringliche Aufgabe auch wichtig. Und umgekehrt sei eine besonders wichtige Aufgabe nur selten dringend.
Aufgaben nach einem ABC-Schema klassifizieren
Schnell zu identifizieren sind nach seinen Erfahrungen Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Meist seien das Dinge, die auf einem Papierstapel auf dem Schreibtisch landen und irgendwann einmal durchgesehen werden sollen, wie zum Beispiel Werbebriefe, Rundschreiben, Protokolle von Sitzungen anderer Abteilungen. "Solche Sachen gehören gleich in den Papierkorb", rät Knödler.
Alle anderen Aufgaben sollten nach einem ABC-Schema klassifiziert werden. Zu den A-Aufgaben zählen sehr wichtige und gleichzeitig dringende Arbeiten. "Sie müssen sofort und zu Ende bearbeitet werden, auch wenn sie den ganzen Zeitplan des Tages zerstören", rät der Experte. A-Aufgaben seien beispielsweise Reklamationen, eilige Angebote an Kunden oder Produktionsausfälle durch Maschinenschaden.
Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen
B-Aufgaben seien ebenso von hoher Wichtigkeit, aber nicht eilig. Gerade sie würden von vielen Mitarbeitern gern vor sich hergeschoben und dann am Ende unter Zeitdruck erledigt. "Hier liegt die besondere Chance des Zeitmanagements", sagt Knödler. Wer solche Aufgaben früh genug plant und strukturiert, kann später viel Zeit und Stress sparen.
C-Aufgaben seien dringend, aber nicht sehr wichtig. Dabei könne es sich um Anfragen nach Informationen, Sitzungen, E-Mails oder Anrufe handeln. Solche Dinge sollten am besten sofort und am Stück bearbeitet werden. Oder sie sollten an andere Mitarbeiter delegiert werden, wenn die eigenen Fähigkeiten nicht unbedingt dafür gebraucht werden.
Um die Arbeit nach diesem Prinzip zu strukturieren, empfiehlt der Autor eine regelmäßige Zeitplanung. Dazu sollte am Beginn des Arbeitstages jede einzelne Tätigkeit aufgelistet werden. Danach wird festgelegt, wie lange sie dauern soll. Dann werden die ABC-Prioritäten gesetzt, um die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. "Für diese Tagesplanung benötigt man nur fünf bis zehn Minuten", erläutert Knödler. Das sei aber sehr effektiv investierte Zeit, die man im Alltag mehrfach wieder hereinhole.
Reiner Fischer/DDP
