Nach einer Verfügung der Oberfinanzdirektion München (AZ: S 0240-4 St 312) sind die Prüfer des Finanzamtes angehalten, die eingereichten Belege so eingehend zu prüfen, dass eine erneute Vorlage nicht mehr notwendig wird. Im Zweifel sollen die Beamten Kopien der Nachweise zu den Steuerakten nehmen und die Originale zurückgeben. Dies betrifft allerdings nur für Privatleute, für Gewerbetreibende und Freiberufler gilt diese Erleichterung nicht. Selbstständige müssen ihre Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Inventare, Ausgangsrechnungen und sonstige Buchungsbelege zehn Jahre lang vorrätig halten. Die übrige geschäftliche Korrespondenz muss immerhin noch sechs Jahre gehortet werden. Erst dann kann die vergilbte Papierflut durch den Reißwolf wandern.
Auch Grundbesitzer müssen Belege horten
Für Grundbesitzer gilt seit dem 1. August 2004 eine besondere Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren für Handwerkerrechnungen über Reparaturen oder Umbauarbeiten. Die Zweijahresfrist beginnt dabei mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Frist für Steuererklärung 2003
Am 31. Dezember endet die Frist für die so genannte Antragsveranlagung für das Jahr 2003. Alle Arbeitnehmer, die bis jetzt noch keinen Jahresausgleich für 2003 beantragt haben, sollten diese letzte Chance für die 2003er Steuerrückzahlung nicht ungenutzt verstreichen lassen. Sonst verzichten sie nicht nur unwiderruflich auf die Erstattung zu viel einbehaltener Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, ihnen gehen auch Erstattungszinsen verloren. Diese Verzinsung beginnt allerdings erst nach Ablauf von 15 Monaten.
Hintergrund: Die Finanzämter und Zollbehörden machen verstärkt Druck auf schwarz arbeitende Handwerksbetriebe und Bauunternehmen. Mit Kontrollen vor Ort sollen Unregelmäßigkeiten in den Steuererklärungen leichter aufgestöbert werden. Kann der Handwerkerbeleg den Fahndern nicht vorgelegt werden, drohen dem Grundbesitzer Strafen von bis zu 500 Euro.
Dauerunterlagen immer aufbewahren
Die behördliche Anweisung aus München stellt für den Umgang mit dem Fiskus lediglich klar, was für Otto Normalbürger im Geschäftsleben generell gilt: Privatpersonen sind nicht verpflichtet, ihre Kontoauszüge oder andere private Unterlagen über Jahre und Jahrzehnte zu horten. Voreilig alles wegzuschmeißen ist aber nicht zu empfehlen. Dauerunterlagen wie Versicherungspolicen, Zeugnisse, Rentenunterlagen oder langfristige Verträge sollten ihren festen Lagerplatz im privaten Büro behalten.
Kommt es zum Streit mit dem Vermieter, können Kautionsquittungen und Übergabeprotokolle für die Wohnung bares Geld wert sein. Darlehen unter Freunden oder Verwandten bieten reichlich Zündstoff, wenn nicht dokumentiert wurde, zu welchen Konditionen sie gewährt wurden. Landen solche Streitigkeiten vor Gericht, hat der Geldgeber schlechte Karten, wenn er nicht wenigstens eine Quittung vorweisen kann.
Beweise für den Streitfall
Auch die Rechnungen über größere private Anschaffungen sollten aufbewahrt werden. Sei es, um Gewährleistungsansprüche zu sichern oder den Wert des eigenen Hausstandes gegenüber der Hausratversicherung belegen zu können. Auch der eigene Werdegang im Berufsleben sollte lückenlos dokumentiert werden. Schließlich ist heute kein Arbeitnehmer mehr vor Jobverlust gefeit - und spätestens beim Eintritt in den Ruhestand kosten nicht nachgewiesene Fehlzeiten Rentenansprüche.
Vorsichtige Zeitgenossen bewahren wichtige Papiere, deren Wiederbeschaffung sehr viel Geld und Zeit kosten würde, im feuerfesten privaten Safe oder einem Bankschließfach auf. Wer den richtigen Mittelweg zwischen Hamsterwut und Wegwerffimmel findet, gewinnt den Papierkrieg. Einmal im Jahr sollten daher die privaten Unterlagen ausgemistet werden.
