HOME

Konferenzen optimieren: Ineffizient am Arbeitsplatz – Meetings sind Folter und Zeitverschwendung

Arbeitsmeetings sind verhasst und ineffizient. Ein Kolumnist des "Economist" geht sogar so weit zu sagen: "80 Prozent der Zeit und 80 Prozent der Menschen in Meetings sind vergeudet." Gibt es einen Ausweg?

Viele Meetings sind schlicht Zeitverschwendung (Symbolbild)

Viele Meetings sind schlicht Zeitverschwendung (Symbolbild)

Picture Alliance

Eine Konferenz am runden Tisch und am Ende wird beschlossen,was der Chef möchte. Die meisten Büroangestellten verbringen Stunde um Stunde in Meetings, ohne die Entscheidungsfindung mitzugestalten. In dieser verlorenen Zeit könnten sie Deals mit Kunden abschließen, wichtige Telefonkonferenzen leiten – und kurzum ihren Job machen. 

"Ein ewiges Problem bleibt ihre Ineffizienz"

Meetings sind verhasst, und trotzdem bangt derjenige, der nicht ins Meeting mit den Chefs geladen wird, alsbald um seinen oder seinen Stellenwert in der Firma. Sehen und Gesehen werden scheinen damit einen höheren Stellenwert einzunehmen als der erwünschte Output aus illustrer Runde. Meetings mutieren zur Alibi-Veranstaltung und scheinen in den meisten Fällen nicht die Entscheidungen hervorzubringen, die die Firma weiterbringen.

"Ein ewiges Problem bleibt ihre Ineffizienz", prangert der Autor einer Kolumne des "Economist" in seinem Text "Gefoltert von Meetings" – "Tortured by meetings", an. Und trotzdem wird die Struktur des Meeting-Marathon-Wahnsinns, der vor allem in den oberen Hierarchieebenen Einzug gehalten hat, wenig hinterfragt. 

Meetings sind vor allem ein Zeitkiller 

Basierend auf der These des britischen Soziologen C. Northcote Parkinson: "Die auf einen Tagesordnungspunkt verwendete Zeit ist umgekehrt proportional zu den jeweiligen Kosten", geht der Kolumnist noch einen Schritt weiter und behauptet: "80 Prozent der Zeit und 80 Prozent der Menschen in Meetings sind vergeudet."

Meetings als altbewährte "Foltermethode für Büroangestellte" sind damit vor allem eins: ein Zeitkiller. Wer dem Meeting beiwohnt, ist zu häufig abgelenkt, kann dadurch weniger Input liefern und wird gleichzeitig von Treffen zu Treffen demotivierter. Denn in den meisten Fällen wird die Entscheidung getroffen, die der hippo ("highest-paid persons's opinion", die Meinung des Bestbezahlten) befürwortet. Also Chef-konform. 

Lösungsansätze gegen Meeting-Folter 

Meetings müssen keine absolute sein. In großer Runde sollten sie allerdings nur dann stattfinden, wenn sie auch jeden betreffen. Und es ist ebenfalls möglich, die Dauer einzudämmen: Maurice Schweitzer, Professor für Management an einer Universität in Pennsylvania, erklärt in der Kolumne, dass man am besten und effektivsten arbeitet, wenn sich alle auf das Meeting vorbereitet haben. Die Mitarbeiter sollten demnach zum Beispiel vorab mit der Agenda vertraut gemacht werden.

Außerdem sollten Mitarbeiter in niedrigeren Positionen ermuntert werden, ihre Meinung einzubringen. Schweitzer spricht sich sogar für eine "nicht unterbrechen"-Regel aus. Man könne auch vorab auf anonymem Weg die Meinungen der Mitarbeiter sammeln und dann im Meeting besprechen, so Schweitzer.

Jay Bevington von der Consulting-Firma Deloitte gibt zwei weitere Tipps: Die wichtigsten Themen sollten nicht am Schluss thematisiert werden, sondern gleich zu Beginn des Meetings auf der Tagesordnung stehen. Und: Ein Protokoll mit einem Fazit des Besprochenen seien unumgänglich.

Um jedoch der Zeitverschwendung am effektivsten entgegenzuwirken, lohne es sich, wieder und wieder die Frage zu stellen, ob das Meeting denn absolut nötig sei.

Tipps für die Jobsuche: Mit diesen Fragen punkten Sie beim Bewerbungsgespräch
Themen in diesem Artikel