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Dienstwagen: Private Nutzung vertraglich vereinbaren

Das Fahren eines Dienstwagens ist ein Privileg. Arbeitnehmer sollten jedoch genau darauf achten, wie die Nutzungsbedingungen konkret aussehen.

Hohes Gehalt, schönes Büro und vor allem ein toller Dienstwagen - für viele ist das der Traum vom guten Job. Gerade der Dienstwagen gilt als Statussymbol im Arbeitsleben. Doch seine Nutzung hat arbeitsrechtliche Fallstricke.

Die Vergabe eines Dienstwagens ist für den Arbeitgeber freiwillig - auch der Betriebsrat kann hier nicht mitreden - und sollte durch eine schriftliche Nutzungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und –nehmer geregelt sein. Der Chef kann sie einseitig als Dienstwagen-Ordnung treffen oder durch einen individuellen Überlassungsvertrag regeln. Weiterhin klärt die Vereinbarung auch eine eventuelle private Nutzung. Falls sie nicht erlaubt ist, darf der Dienstwagen ausschließlich nur für Dienstfahrten zur Verfügung gestellt werden. Und der Arbeitnehmer muss das Fahrzeug jederzeit auf Verlangen des Arbeitgebers entschädigungslos herausgeben. Sonst drohen Schadensersatzansprüche von Seiten des Arbeitgebers.

Unbedingt den Auslandsgebrauch klären

Ist die private Nutzung gestattet, ist das ein geldwerter Vorteil zusätzlich zum Gehalt und muss vom Arbeitnehmer versteuert werden. Für seine Berechnung kann er zwischen einer Nutzungspauschale von einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises pro Monat oder einer Abrechung nach Fahrtenbuch wählen. Geleaste Fahrzeuge sind ebenfalls steuerpflichtig.

Die Nutzungsvereinbarung sollte auch den Auslandsgebrauch - schon wegen möglicher Urlaubsfahrten - klären. Der Arbeitgeber darf ihn komplett verbieten oder einzelne Länder streichen. Ebenso sollte unbedingt eine Regelung für die Überlassung an Dritte existieren. Üblich ist, Ehepartnern oder Lebensgefährten die Nutzung zu gestatten, Dritten jedoch nicht.

Arbeitgeber darf die private Nutzung widerrufen

Der Arbeitgeber kann das Recht zur privaten Nutzung des Dienstwagens jederzeit widerrufen. Dabei muss er betriebliche Interessen gegen die Belange des Arbeitnehmers abwägen. Wird der Mitarbeiter allerdings krank, kann der Arbeitgeber ihm das Fahrzeug nicht ohne weiteres entziehen. Ausgeschlossen ist die Nutzung während des Mutterschutzes und der Elternzeit. Ausnahme beim Mutterschutz: Der Dienstwagen war innerhalb der letzten drei Monate vor Beginn der Schutzfrist erklärter Teil des Arbeitsentgelts.

Kommt der Dienstwagen während Dienstfahrten zu Schaden, greift das so genannte Arbeitnehmer-Haftungsprivileg. Solange der Arbeitnehmer nicht grob fahrlässig handelte, zahlt der Arbeitgeber. Dieses Privileg gilt allerdings nicht bei Privatfahrten. Hier sollte der Arbeitnehmer auf seine Haftung beschränkende Vereinbarungen achten.

Zum Ende des Arbeitsverhältnisses besteht die Rückgabepflicht des Dienstwagens. Es sei denn, er ist vereinbarter Teil einer Aufhebungsvereinbarung, die das Fahrzeug unentgeltlich übereignet. Eine Rückgabepflicht kann auch dann entstehen, wenn der Grund der dienstlichen Nutzung zum Beispiel durch einen Job-Wechsel im Unternehmen entfällt.

Ulf Weigelt ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in der Kanzlei Weigelt & Ziegler in Berlin-Prenzlauer Berg.

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