Der E-Mail-Knigge Lästereien und andere E-Mail-Sünden


Der "New York Times"-Redakteur David Shipley findet täglich Ärgerliches in seinem Posteingang: Mails ohne Betreffzeile, ganze Texte in Großbuchstaben und rote Fähnchen wegen angeblicher "hoher Priorität". Um seinen Frust loszuwerden, schrieb er einen E-Mail-Knigge.

Sie betreuen als Redakteur der "New York Times" die Kommentarseiten. Wie viele Mails bekommen Sie täglich?

So rund 200.

Und über welche ärgern Sie sich besonders?

Es gibt verschiedene Arten von E-Mail-Todsünden: Die fordernden, in denen alles in GROSSBUCHSTABEN geschrieben ist, die übersarkastischen, die endlosen Re-Re-Re-Re-Diskussionen, die feigen Mails über Dinge, die man anstandshalber lieber am Telefon oder persönlich besprechen sollte. Aber die E-Mails, die ich besonders ärgerlich finde, sind die vagen.

Was heißt das?

Viele E-Mails sind so unklar verfasst, dass man hin- und hermailen muss, um herauszufinden, worum es überhaupt geht. Eigentlich sind E-Mails eine fantastische Möglichkeit, Informationen schnell zu übermitteln. Aber in der Realität entpuppen sie sich als Zeitfresser.

Welche E-Mail-Sünden haben Sie selbst begangen?

Eine meiner größten E-Mail-Sünden war es lange Zeit, die Betreffzeile leer zu lassen. Dabei ist sie das Wichtigste an einer E-Mail. Sie sagt dem Empfänger auf einen Blick, worum es in der Mail geht.

Warum ist es so schwierig, eine gute Mail zu schreiben?

Weil es so einfach ist, eine Mail abzuschicken. Und die Leute die E-Mail daher nicht so ernst nehmen, wie Sie sollten. Sie vergessen, dass Sie etwas schreiben, was andere Menschen noch viel später nachlesen können.

Und daher brauchen wir eine Anleitung zum korrekten E-Mailen?

Mein Co-Autor Will Schwalbe und ich haben dieses Buch geschrieben, weil wir E-Mails als praktisches Werkzeug lieben. Das aber oft missbraucht und falsch gehandhabt wird. Der Umgang mit E-Mails ist Teil unseres täglichen Lebens, aber niemand macht auf die Fallen und Gefahren aufmerksam.

Ist es okay, das BCC-Feld zu benutzen?

BCC ist eine heikle Sache: Es heißt ja, jemanden eine Korrespondenz mitlesen zu lassen, ohne dass der eigentliche Gesprächspartner davon weiß. Der einzige legitime Grund, BCC zu benutzen, ist bei einer Einladung an viele Leute. Man schützt so die Privatsphäre der Empfänger.

Wie lautet eine korrekte Anrede?

Unbekannte sollte man beim ersten Kontakt so formell wie möglich anreden. Im Laufe der Korrespondenz kann man einen lockereren Ton anklingen lassen. Ein Problem bei E-Mails ist, dass sie ein großer Gleichmacher sind: Sie suggerieren eine Nähe, die nicht da ist.

Wann darf ich meine Mail auf "hohe Priorität" setzen?

Es gibt Leute, die denken, dass alles, was sie schreiben, hohe Priorität hat. Ich rate dazu, die rote Flagge sein zu lassen, stattdessen eine passende Betreffzeile zu finden und den Empfänger entscheiden zu lassen, für wie wichtig er das hält.

Darf ich um die automatische Bestätigung bitten, dass die E-Mail auf dem Computer angezeigt wurde?

Die Aufforderung, dass der Empfänger auf etwas klicken soll, nur um mir zu bestätigen, dass die Mail angekommen ist, halte ich für etwas aufdringlich. Wenn die Mail so wichtig ist, dass man wirklich wissen möchte, ob sie gelesen wurde, sollte man lieber anrufen.

Wann muss ich eine Mail beantworten?

Das hängt von Ihnen, der Mail und vom Absender ab - die Nachricht vom Chef würde ich schnell beantworten. Aber es ist ein Irrglaube, dass man E-Mails in 20 Sekunden beantworten muss, nur weil man einen Blackberry hat.

Auf Ihrer Internetseite "Thinkbeforeyousend.com" sammeln Sie E-Mail-Erlebnisse von Lesern. Zum Beispiel Lästereien über den Boss, die versehentlich an ihn geschickt wurden. Wie kann man das vermeiden?

Alles, was persönliche Dinge betrifft, emotional oder sogar mit Wut im Bauch geschrieben ist, sollte man erst notieren und danach den Empfänger in die "An"-Zeile setzen.

Interview: Sonja Niemann

FTD

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