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Elektronische Dokumente: Digital unterwegs mit Stift und Zettel

Neue Hightech-Kugelschreiber können schreiben und das Geschriebene über eine Dockingstation digitalisieren. Die Zeiten des lästigen Abtippens sind vorbei.

Von Denis Dilba

Ohne ihren Datenstift, sagt Schwester Dagmar, geht sie nicht mehr aus dem Haus. Seit März 2008 hat jeder der 55 Mitarbeiter der Diakonie-Station Berlin-Niederschönhausen ein solches Hightech-Schreibgerät dabei, wenn er zu den Pflegepatienten geht. "Davor - das war noch die Zeit der Doppelarbeit", sagt Schwester Dagmar, die stellvertretende Stationsleiterin ist und mit vollem Namen Dagmar Leykum heißt.

Zwar muss das Team von Schwester Dagmar nach wie vor die Verfassung der Patienten, die aktuelle Therapie und die damit erzielten Erfolge genauestens protokollieren. Damals aber wurden alle Notizen handschriftlich auf Papier gemacht. Da aber die gesamte Dokumentationsmappe laut Gesetz beim Patienten bleiben muss, hatte man in der Diakonie-Zentrale keinerlei Information über den Gesundheitszustand und den Pflegeverlauf der Patienten.

Damit sie trotzdem jederzeit detailliert Auskunft über ihre Pflegepatienten geben konnten, führte man in der Diakonie-Station Niederschönhausen über alle Patienten eine doppelte Akte. "Das war allerdings zu viel Arbeit, es ging so nicht mehr weiter", erinnert sich Leykum. "Wir haben daher überlegt, wie wir die Dokumentenerfassung effizienter machen konnten."

Aufzeichnung über Kamera

Palmtops, Tablet-PCs und PDAs schieden von vornherein aus, weil der Großteil der Mitarbeiter große Berührungsängste mit diesen Geräten hat. "Das Tippen und die kompliziert anmutende Technik erschien uns eher als Zeitfresser, denn als Zeitgewinn", sagt Leykum. So sei man bei der Datenstift-Lösung gelandet.

Der Stift, den Leykum und ihre Team derzeit nutzen, zeichnet das Geschriebene über eine oberhalb der Mine angebrachte Kamera auf. Der Stift erkennt seine exakte Position auf dem Papier über ein auf die Bögen gedrucktes feines Muster. "Man kann sich diese Technologie am besten wie ein superfeines GPS-Raster vorstellen", sagt Markus Pierburg, Leiter des Projektvertriebs Software beim Beratungsunternehmen TA Triumph-Adler, das Leykum die Einführung eines Datenstifts empfahl.

Noch während der Schreibbewegung, deren Beginn mithilfe eines Drucksensors ermittelt wird, werden die handschriftlichen Informationen digitalisiert und in einem eingebauten, bis zu zwei Gigabyte großen Flash-Speicher verwahrt. Der Stift bietet somit Platz für bis zu 200 Seiten an Notizen und Bildern im DIN-A4-Format. Der Vorteil gegenüber rein bilderkennenden Verfahren sei vor allen Dingen, dass kein ungenaues Pixelbild gespeichert werde, erklärt Pierburg, sondern die gesamte Bewegung beim Schreiben. So soll man das Geschriebene besser als bisher erkennen können.

Weniger Fehler durch Abtippen

Anschließend werden die Daten über eine mitgelieferte Dockingstation oder per Bluetooth und Mobiltelefon auf den Computer übertragen und können sofort weiterverarbeitet werden. Als Erfinder dieser so genannten "Digital Pen and Paper"-Technologie (DPP) gilt das schwedische Unternehmen Anoto. Bereits in den 90er-Jahren entwickelte Anoto das Konzept der kamerabasierten Ortung der Stiftposition mithilfe eines Rasters auf konventionellem Papier. Heute ist das Unternehmen Marktführer in diesem Segment und verkauft die DPP in Lizenz - auch die Lösung von Triumph-Adler basiert auf der schwedischen Technik.

"Wichtig bei der DPP sind allerdings nicht nur Datenstift und gerastertes Papier, sondern auch die intelligente Verarbeitung der aufgezeichneten Daten", sagt Ronald Boldt, Geschäftsführer des Datenstift-Herstellers Allpen. Seine Firma stellt mittlerweile auch Anoto-gerasterte Formulare her, die nicht nur die Aufnahme der Daten per digitalen Stift vereinfachen, sondern auch sicherer machen. "Wir können jedes Blatt eindeutig anhand des Rasters wiedererkennen, Manipulation ist nahezu ausgeschlossen", sagt Boldt.

Hinzu kommt, dass von vornherein klar ist, was in die Felder eingetragen wird. Ist beispielsweise in einem Meldeformular ein Geburtsdatum einzutragen, liest die Software die Aufzeichnung des Stiftes an dieser Stelle immer als Zahl - und nicht etwa versehentlich als Buchstaben O. Mit der DPP-Technik und der entsprechenden Software lassen sich sogar Unterschriften auf ihre Echtheit hin überprüfen.

"Uns passieren mit dem Datenstift deutlich weniger Übertragsfehler als damals beim Abtippen", sagt Leykum. Der größte Vorteil aber sei, dass alle Mitarbeiter mit der Technologie Zeit sparen - ohne dass sich ihre Arbeitsabläufe verändert haben. Leykum: "Wir arbeiten wie bisher mit Stift und Zettel."

Wie Datenstifte funktionieren

Datenstifte brauchen ein Spezialpapier, das mit einem Raster versehen ist. Mit bloßem Auge sind die feinen Linien kaum sichtbar. Oberhalb der Kugelschreibermine ist eine CMOS-Kamera eingebaut, die dieses Raster 100-mal pro Sekunde aufnimmt. Aus diesen Bildern und einem Drucksensor, der registriert, wie stark der Schreiber auf das Papier drückt, bestimmt der im Stift eingebaute Computerchip, um welche Art Formular es sich handelt und welche Art von Text gerade geschrieben wurde.

Per Dockingstation oder Bluetooth-Handy werden die Daten dann an einen Computer geschickt. Alle in Deutschland vertriebenen Datenstifte beruhen auf dieser Digital-Pen-and-Paper-Technik (DPP), die das schwedische Unternehmen Anoto erfunden hat. Zwölf deutsche Firmen haben bisher bei Anoto eine Lizenz für die DDP-Technik erworben. Darunter Allpen, Bendit, Diagramm Halbach, Pharmaforms und Aibis Informationssysteme.

FTD