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Steuererklärung Arbeitszimmer absetzen: Geld zurück für Laptop, Bürostuhl & Co.

Ein Mann will sein Arbeitszimmer absetzen und verzweifelt daran.
Das Arbeitszimmer absetzen kann sehr nervig sein. Trotzdem lohnt es sich.
© DjelicS / Getty Images
Werbungskosten und das Arbeitszimmer absetzen ist für viele Arbeitnehmer ein Graus – aber ein lohnender. Worauf müssen Sie bei der Steuererklärung achten?

Das Jahr 2020 stand im Zeichen des Homeoffice. Und das war für viele Arbeitnehmer ein so unbesiedeltes Neuland wie das Internet im Jahre 2013 für die damalige Bundesregierung. Läuft die Digitalisierung auf staatlicher Ebene eher schleppend voran, waren Arbeitnehmer schneller und richteten sich gefühlt über Nacht einen digitalen Arbeitsplatz mit Laptop, Monitor & Co. ein. Viele Angestellte fragen sich nun, welche der Ausgaben sich von der Steuer absetzen lassen. Schließlich kauften sie die Geräte nicht für den privaten Gebrauch und gerade vernünftige Technik kostet viel Geld. 

Arbeitszimmer absetzen

Ein Arbeitszimmer in der Wohnung dürfen Angestellte nur unter engen Voraussetzungen absetzen. Eine ist, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen keinen eigenen Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung stellt und das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit darstellt. Das tut es, wenn es mehr als 90 Prozent für die Arbeit genutzt wird – ein Gästesofa im Arbeitszimmer kann schon zu Problemen führen. Einen Sonderfall stellen Lehrer dar: Mittelpunkt ihrer Arbeit ist der Klassenraum, den Unterricht bereiten sie Zuhause vor. Sie dürfen ein Arbeitszimmer absetzen.

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Falls Ihnen Ihr Arbeitgeber keinen Büroarbeitsplatz stellt, Sie Freiberufler oder Lehrer sind, kommt es auf die Größe des Zimmers im Verhältnis zur Wohnung an, wie viel Sie zurückbekommen. Ist das Arbeitszimmer bei einer Wohnfläche von 100 Quadratmetern 15 groß, können Sie 15 Prozent der Kosten für Strom, Miete und Internet abrechnen. Angestellte bekommen maximal 1250 Euro zurück.

Anders sieht es im Homeoffice ohne Arbeitszimmer aus. Dafür erhalten Sie eine Pauschale (was Sie beachten müssen, lesen Sie hier). Natürlich können Sie alle Berechnungen per Hand vornehmen. Das ist aber umständlich. Einfacher erledigt die nervige Rechenarbeit eine Steuersoftware wie WISO Steuer 2021. Dort tragen Sie Ihre Daten bequem ein.

Die Werbungskosten

Paragraf 9 Einkommensteuergesetz (EStG) regelt, welche Aufwendungen Sie von der Steuer absetzen dürfen. Das Gesetz beschreibt Arbeitsmittel als Werbungskosten. Darunter fallen alle Aufwendungen, die Sie tätigen mussten, um überhaupt Geld zu verdienen – unabhängig davon, ob Sie Angestellter oder Freiberufler sind. Der Gesetzgeber meint Ausgaben wie den Weg zum Vorstellungsgespräch, Aktenkoffer, Fortbildungen, die Ihr Arbeitgeber nicht bezahlt hat, aber auch Software, Monitor, Laptop oder Fachzeitschriften, die Sie für die Arbeit nutzen. Selbst Ihr Smartphone oder Tablet dürfen Sie von der Steuer absetzen, wenn Sie die Geräte überwiegend für die Arbeit benutzen. Eines gibt es aber zu beachten.

Erst wenn Ihre Nutzung des Geräts mehr als 90 Prozent für die Arbeit beträgt, dürfen Sie den vollen Bruttopreis von der Steuer absetzen. Liegt der Gebrauch darunter, gilt es die Kosten anteilig zu berechnen und das entsprechend der beruflichen Nutzung. Wenn Sie die Hälfte der Zeit privat am Computer sitzen, dürfen Sie 50 Prozent des Kaufpreises absetzen. Computer, Smartphone und Tablet bilden die Ausnahme. Üblicherweise verlangt das Finanzamt eine berufliche Nutzung von mehr als 90 Prozent, damit Sie einen Gegenstand als Werbungskosten absetzen dürfen.

Das Finanzamt berücksichtigt von sich aus einen Pauschalbetrag für Werbungskosten in Höhe von 1000 Euro bei Arbeitnehmern. Bedeutet: Erst wenn Ihre Ausgaben 1000 Euro überschreiten, ergibt es Sinn, die Ausgaben für Arbeitsmaterial einzeln in der Steuererklärung einzutragen. Dieser Betrag ist aber durchaus schnell erreicht, da auch die An- und Abfahrt zur Arbeitsstelle absetzbar ist (etwa über die Pendlerpauschale).

Der Preis des Geräts entscheidet darüber, wie Sie es absetzen können. Kosten Smartphone, Laptop oder Monitor bis 800 Euro netto (952 Euro mit 19 Prozent Umsatzsteuer), dürfen Sie es sofort absetzen. Bedeutet: Sie bekommen das Geld sofort zurück. Ist die Technik teurer, muss sie über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die Nutzungsdauer der einzelnen Produkte legt das Bundesfinanzministerium in Abschreibungstabellen für allgemein verwendbare Anlagegüter (AfA-Tabelle) fest. Bei Laptop und Computer beträgt sie drei Jahre.

Absetzen leicht gemacht

Bleiben wir beim Beispiel eines Laptops: Seine Nutzungszeit beträgt laut AfA-Tabelle drei Jahre. Bei einem Kaufpreis von 1500 Euro und 50-prozentiger privater Nutzung dürfen Sie 750 Euro über drei Jahre absetzen. Angenommen, Sie haben ihn im April 2020 gekauft, ergibt sich für die Steuererklärung folgende Rechnung: 

  • 750 (Kosten) geteilt durch 3 (Absetzungszeitraum in Jahren) = 250 pro Jahr
  • 250 geteilt durch 12 Monate = 20,83 pro Monat
  • 20,83 mal 8 (Nutzungszeitraum für Jahr 2020) = 166 Euro

Bis zum April im Jahr 2023 gilt die Nutzungsdauer des Laptops. Entsprechend müssen Sie 2024 in der Steuererklärung für 2023 die Nutzung des Geräts bis April des Jahres einrechnen, um die 750 Euro für ihn zurückzubekommen. 

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Monitor, Stuhl und Bürobedarf von der Steuer absetzen

Wenn Sie Ihren Arbeitslaptop an einen privaten Monitor anschließen, um daran zu arbeiten, dürfen Sie den Bildschirm natürlich von der Steuer absetzen. Beachten Sie aber, die private Nutzung herauszurechnen. Hat der Monitor mehr als 800 Euro brutto gekostet, müssen Sie das Gerät anhand der Nutzungsdauer abschreiben. Die obige Rechnung dient als Hilfestellung simultan. Geräte, die Sie 2021 kaufen, tragen Sie natürlich erst in der Steuererklärung ein, die Sie 2022 anfertigen.  

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Was für den PC-Monitor gilt, zählt auch für den All-in-One-Drucker. Haben Sie 2020 ein Gerät gekauft, das Sie für die Arbeit benutzen, dürfen Sie es absetzen. Ein geeigneter Kandidat wäre der Canon Pixma TR8550. Der All-in-One-Drucker klinkt sich in Ihr WLAN-Netzwerk ein, damit Sie ohne Kabel Dokumente drucken können. Natürlich scannt das Gerät Ihre Akten auch und schickt sie an Computer oder Laptop. 

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Einen neuen Bürostuhl dürfen Sie ebenfalls absetzen. Wieder gilt es, den prozentualen Gebrauch zu beachten. Auf welchem Stuhl Sie arbeiten, ist dem Finanzamt egal. Wie wäre es mit einem bequemen Gaming-Sessel, dessen Lendenstütze Ihren Rücken unterstützt? Nach der Arbeit schmeißen Sie sich auf dem Corsair-Gaming-Stuhl bequem in die Schlacht. 

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Weitere Arbeitsgegenstände, die Sie von der Steuer absetzen können, sind USB-Sticks, Druckerpapier, Aktenkoffer, Druckertinte – eben alles, was Sie brauchen, um zu malochen. Darunter fällt auch Werkzeug und Arbeitskleidung. Wichtig ist, dass sie die Rechnungen aufgehoben haben und dem Finanzamt glaubhaft versichern können, dass Sie Kleidung und Geräte für die Arbeit brauchen. Ein schicker Anzug zählt leider nicht als Arbeitskleidung, Arztkittel und Blaumann dagegen schon.

Die Umwidmung: Buchregal von der Steuer absetzen

Manchmal haben Sie bereits gekaufte Gegenstände in Ihrem Haushalt für die Arbeit benutzt. Ein klassisches Beispiel sind Schreibtisch oder Regal, auf denen sich nun Aktenordner der Arbeit stapeln. In diesem Fall spricht der Gesetzgeber von einer Umwidmung der Wirtschaftsgüter, die Sie als Werbungskosten geltend machen können. Füllen Akten aus dem Büro Ihr Regal dank Homeoffice zu 90 Prozent, dann können Sie es von der Steuer absetzen. Wichtig: Das funktioniert erst zu dem Zeitpunkt, ab dem Sie es für den Beruf nutzen, die Umwidmung also stattgefunden hat.

Die Berechnung erfolgt anhand des Restwertes des Gegenstandes, der sich aus Nutzungsdauer und ursprünglichem Kaufpreis ergibt. Der Zeitraum der privaten Nutzung ist nicht absetzbar. Entsprechend berechnen Sie den Restwert des Regals anhand der Nutzungsdauer der AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums.

Ein Beispiel: Sie haben 2015 ein Regal für 2000 Euro gekauft und es im Jahr 2020 zu 90 Prozent beruflich genutzt, weil Sie Fachliteratur und Akten darin lagern. Die Gesamtnutzungsdauer für Möbel bemisst das Finanzministerium laut AfA-Tabelle mit 13 Jahren. Für die Steuererklärung des Jahres 2020 ergibt sich daraus folgende Rechnung: 

  • 2000 geteilt durch 13 Jahre Nutzungszeit = 153,84
  • Davon habe Sie fünf Jahre bereits durch die private Nutzung verbraucht
  • 5 mal 153,84 = 769,23
  • 2000 minus 769,23 = 1230,77

1230,77 Euro ergibt den Restwert, den Sie über die nächsten acht Jahre absetzen dürfen. Teilen Sie die jährlichen 152,84 Euro durch 12, offenbart sich, dass Sie 12,82 Euro pro Monat abschreiben dürfen. Wenn Sie im April 2020 angefangen haben, das Regal beruflich zu nutzen, dürfen Sie 2020 102,56 Euro für die berufliche Nutzung des Regals absetzen. Liegt der gesamte Restwert des umgewidmeten Gegenstandes zum Zeitpunkt der Umwidmung unter 800 Euro netto, dürfen Sie ihn sofort von der Steuer absetzen. Vorliegend ist das nicht der Fall, weil der Restwert des gesamten Regals nach fünfjähriger Nutzung bei 1230,77 Euro liegt.

Wichtig: Wenn die Nutzungsdauer des Gegenstandes bereits verbraucht ist, lässt er sich nicht mehr umwidmen. Das ist beispielsweise bei einem vier Jahre alten Computer der Fall. Außerdem müssen Sie die Rechnungen der umgewidmeten Geräte vorlegen.

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Quellen: finanztip.detest.de

axp

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