Scheibes Kolumne: Willkommen in der Dropbox

Ich kaufe nur noch ganz selten neue Software. Stattdessen buche ich alle paar Monate einen neuen Online-Dienst, ohne dessen Service ich bald nicht mehr leben kann. Clipart.com stellt mir das ganze Jahr über zehn Millionen Cliparts und Fotos zur Verfügung, die ich dann mit geklärten Rechten für meine Printprojekte nutzen kann. Bei ZeeZee.de decke ich mich legal mit der allerneusten Musik ein, die mir der Online-Musik-Wunschdienst aus verschiedenen virtuellen Radios aufnimmt. Und Bong TV ist mein heißgeliebter Online-Videorekorder, der zuverlässig TV-Sendungen aufnimmt, die ich mir dann als MP4-Video herunterladen kann.

Nun kommt Dienst Nummer vier hinzu. Vor einer Woche hatte mein PC einen Defekt und ich kam drei Tage nicht mehr an meine Dateien heran. Das ist im Arbeitsalltag eine Katastrophe und zwang mich dazu, mein Büro aufzuräumen. Beim Ausmisten und Staubsaugen überlegte ich, wie ich in Zukunft alle meine Daten immer in der aktuellsten Version verfügbar haben kann, ohne auf klassische Backups auszuweichen. So kam ich auf die Dropbox. Bei diesem Online-Dienst melde ich mich an und bekomme zunächst 2 GB Online-Speicherplatz kostenfrei zur Verfügung gestellt.

Dateizugriff von jedem Rechner

Auf der eigenen Festplatte gibt es nach der Installation der Gratis-Software einen speziellen Drop-Box-Ordner. Alle Dateien und Ordner, die ich an dieser Stelle einstelle, werden ohne Rückfrage mit dem Online-Speicher synchronisiert. So sind alle meine wichtigen Dateien immer "in Sicherheit". Noch besser. Auf die Dropbox kann ich von jedem anderen Rechner aus zugreifen. Sogar vom iPhone und auf dem iPad ist das mit den entsprechenden Gratis-Apps möglich. Ich installiere die Dropbox auch auf meinem Notebook. Vollautomatisch werden nun die wichtigsten Dateien über das WLAN auf das Notebook übertragen. Fahre ich für ein paar Tage in den Urlaub, muss ich nicht mehr länger wie früher alle wichtigen Dateien über eine externe Festplatte vom Desktop-PC auf das Notebook überspielen. Die Dateien sind einfach schon längst da. Und nach dem Urlaub sind die unterwegs neu angelegten Arbeitsdateien schon längst auf dem Heim-PC angekommen. Coole Sache.

Das Verfahren funktioniert prima. Und so rüste ich meinen Online-Speicher gegen eine vertretbare Jahresgebühr auf satte 100 GB auf und stelle immer mehr Ordner und Dateien in die Dropbox. Das verschafft mir ein hohes Gefühl der Sicherheit. Selbst wenn alle meine Computer plötzlich gestohlen werden, sich auf einmal selbst entzünden oder in einem Schwarzen Loch verschwinden - meine Daten sind noch da. Natürlich sichere ich sie weiterhin regelmäßig auf eine DVD. Aber die Dropbox hat eben immer die allerneueste Fassung einer Datei parat.

Einzelne Ordner in der Dropbox kann ich auch für externe Mitarbeiter freigeben. Bei meinem Lokal-Stadtmagazin Falkensee aktuell habe ich nun einen Ordner für alle Mitarbeiter und Anzeigenverkäufer angelegt. Seitenpläne, Anzeigenlisten, fertige PDFs der einzelnen Seiten: Das alles lege ich nun in die Dropbox. Sobald ich das tue, poppt bei den Mitarbeitern sofort eine Sprechblase über der Taskleiste auf und informiert darüber, dass sich etwas in der Dropbox getan hat. Auch anders herum wird ein Schuh draus. Die Mitarbeiter können ihrerseits Anzeigen-Dateien, Provisionsabrechnungen und gescannte Aufträge in ihren Dropbox-Ordner stellen. Und sofort habe ich diese Dateien auf dem eigenen Rechner. Sie werden automatisch im Hintergrund heruntergeladen, ohne dass ich in den Vorgang eingreifen muss.

Auch bei der Pressearbeit nutze ich die Dropbox gern. Meiner Buchhaltung stelle ich einfach die neu geschriebenen Texte in ihren Ordner der Dropbox - und sie schreibt die Rechnungen und legt sie mir wieder in den Ordner, damit ich sie auf dem Farbdrucker ausgeben kann.

Ich bin mir sicher, dass ich in der Zukunft noch viele weitere dieser Online-Dienste entdecken werde, die mir für kleines Geld den Arbeitsalltag erleichtern.

Eine Glosse von Carsten Scheibe, Typemania

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