Manche Word-Anwender finden sich blind in ihrer Software zurecht. Andere aber verzetteln sich immer wieder in den Tiefen der Menüs. Das soll mit dem bis Herbst erwarteten Office 12 anders werden. Microsoft bezeichnet diese Version - der endgültige Name steht noch nicht fest - als wichtigste Neuauflage seines Office-Pakets seit mehr als zehn Jahren.
Beim Test der ersten Betaversion des Programms fällt zuerst die völlig neu gestaltete Oberfläche ins Auge: Office 12 schafft die klassischen Menüstrukturen ab und ordnet die Funktionen in neuen Registerkarten an. Diese richten sich danach, was der Anwender gerade tun will.
Wird etwa ein Word-Dokument im Anhang einer E-Mail geöffnet, zeigt die Software dieses in einem speziellen Lesemodus, in einer Vollbildschirmansicht an, die sogar die Windows-Taskleiste ausblendet. Zu den wenigen sichtbaren Bedienungselementen gehören am oberen Rand eine Seitenanzeige zum Durchblättern und eine Sammlung von Lese-Werkzeugen, darunter ein Markierstift und die Möglichkeit zum Anfügen von Kommentaren. Klickt man auf einen kleinen "Edit"-Button, wechselt dieser lesefreundliche Modus in den Bearbeitungsbildschirm. Auch dieser präsentiert sich mit einer völlig neuen Ansicht.
Eigene Formatierungen möglich
Unter einer Leiste mit Registerkarten öffnet sich ein Band ("Ribbon") mit jeweils unterschiedlichen Schaltflächen für bestimmte Funktionen. Unter dem Register für das Schreiben finden sich Symbole für die am häufigsten verwendeten Änderungen der Zeichen- und Absatzformate sowie ein Bereich mit mehreren Möglichkeiten zur "Schnellformatierung". Die hier angebotenen Layouts sind auf den ersten Blick optisch erkennbar.
Eigene Formatierungen können einfach hinzugefügt werden. Dieses Verfahren ist weit intuitiver als die bisherigen "Formatvorlagen" von Word, die nur von wenigen Anwendern genutzt wurden. Die neuen Wege bei Word wie bei den anderen Office-Anwendungen Excel (Tabellenkalkulation), Powerpoint (Präsentationen), Outlook (E-Mail und Terminplanung), Access (Datenbank) und Publisher (Layout) sind das Ergebnis einer umfassenden Microsoft-Studie, bei der die Experten für grafische Oberflächen (GUI) alle Mausklicks von Anwendern registriert haben.
Mit weniger Klicks zum Ziel
Das neue Software-Design mache bei bestimmten Arbeiten an einem Dokument bis zu 50 Prozent der bisher erforderlichen Mausklicks überflüssig, erklärte Microsoft-Managerin Julie Larson-Green. Bei den ersten Gehversuchen mit dem neuen Word sucht man anfangs nach vertrauten Funktionen. "Wo ist denn jetzt das Zoom für die Dokumentenansicht geblieben?" Dieser findet sich zusammen mit anderen Funktionen des bisherigen "Ansicht"-Menüs in der Statuszeile unten rechts.
Ohne Frage, die neue Oberfläche ist gewöhnungsbedürftig. Ist man aber erst einmal "drin", kommt man tatsächlich in vielen Fällen mit weniger Mausklicks zum Ziel. Manchmal sind die Wege auch weiter geworden. Schreibt man etwa im neuen Outlook eine E-Mail und fügt zum Schluss eine Signatur ein, verschwindet die Schaltfläche für das Senden der Mail. Erst nach einem Mausklick auf die Registerkarte für das Schreiben der Mail, ist der Sende-Button wieder da.
Intuitiv und benutzerfreundlich
Unter der Oberfläche verbergen sich zahlreiche Detailverbesserungen und neue Funktionen. So gibt es mit der in der englischen Ausgabe als "Wrap Points" bezeichneten Funktion endlich eine Möglichkeit, um Fotos und Grafiken intuitiv mit Text zu verbinden. Verfasser wissenschaftlicher Werke freuen sich über neue Möglichkeiten zum Umgang mit Literaturangaben und eine einfachere Verwaltung von Fußnoten. Die erweiterte Unterstützung von XML kann unter anderem für Formulare genutzt werden, deren Inhalt direkt an Datenbanken übergeben werden soll. Umgekehrt können auch Daten vom "Backend", also vom Server eines Unternehmens, in Dokumente eingespielt werden.
Für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen kommt der Serverlösung SharePoint im neuen Office eine große Bedeutung zu. Die Office-Dokumente können jetzt direkt auf einem "Dokument-Management-Server" gespeichert werden. Word-, Excel- Powerpoint- und andere Dokumente können in Office 12 direkt als PDF gespeichert werden. Beim Abspeichern im Word-Standardformat bietet die Software eine neue Funktion, die ein Dokument auf versteckte Informationen über den Autor überprüft und diese mit einem Mausklick entfernt.
An dem ersten Beta-Test von Office 12 nehmen weltweit rund 10.000 Kunden und Entwickler teil. Bis Ende des Frühjahrs beginnt ein zweiter Beta-Test, diese Version soll dann öffentlich zur Verfügung gestellt werden. Das endgültige Paket wird bis Ende des Jahres erwartet.
