Das Bereitstellen eines Dienstwagens ist grundsätzlich Teil einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter. Doch Vorsicht: Wer das Fahrzeug privat nutzen möchte, benötigt die ausdrückliche Genehmigung des Arbeitgebers. Denn wenn er sich dafür entscheidet, entspricht das einem zusätzlichen indirekten Entgeltanteil des Mitarbeiters und unterliegt der Lohnsteuer.
Generelle Selbstbeteiligungen sind unzulässig
Meist wird die so genannte Ein-Prozent-Regelung verwendet. Danach muss der Arbeitnehmer monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zum Zeitpunkt seiner Erstzulassung als Einkommen versteuern - Preisnachlässe oder Gebrauchtwagenkäufe spielen keine Rolle. Zum Bruttolistenpreis zählen sämtliche Ausstattungs- und Zubehörteile. Die Alternative ist das umständlich zu führende Fahrtenbuch, in das getrennt nach Dienst- und Privatfahrt alle Wege aufgelistet werden. Bei Nutzung der Ein-Prozent-Regelung und zugelassener privater Nutzung kann der Mitarbeiter regelmäßig Auskunft über die tatsächlich mit der Fahrzeughaltung verbundenen Kosten verlangen. Und ergibt sich wegen einer nur geringen privaten Nutzung eine zu viel gezahlte Lohnsteuer, kann er sie vom Finanzamt zurückfordern.
Ganz dienstlich oder teilweise privat - der Dienstwagen gilt arbeitsrechtlich als Arbeitsinstrument. Deshalb darf der Arbeitgeber den Mitarbeiter auch nicht bei mit dem Pkw verursachten Unfällen in Fällen von Fahrlässigkeit in die Arbeitnehmerhaftung ziehen. Auch generelle Selbstbeteiligungen sind unzulässig.
Vorsicht bei Kündigungen
Der Arbeitgeber kann eine rein dienstliche Nutzung widerrufen, wenn der Zweck entfällt. Besondere Regeln gelten allerdings für freigestellte Betriebsratsmitglieder. Diese darf der Arbeitgeber nach dem Wechsel in ihre Betriebsratstätigkeit nicht durch den Entzug eines vorher beruflich bedingten Dienstwagens mit privater Nutzungsmöglichkeit quasi bestrafen. Und eine private Teilnutzung kann er nicht einfach widerrufen, so er nicht mit dem Mitarbeiter einen Widerrufsvorbehalt vereinbart hat. Ein Widerruf darf aber nie ohne sachlichen Grund erfolgen. Dazu zählen die Zuweisung eines neuen Arbeitsgebiets, anhaltende Erkrankungen oder Rechtsstreite zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Auch bei diesen Gründen können Arbeitgeber und Mitarbeiter jeweils im Arbeitsvertrag abweichende Regelungen vereinbaren.
Der Entzug des Dienstwagens eines Mitarbeiters in einem laufenden Kündigungsschutz-Verfahren ist für den Arbeitgeber riskant: Erweist sich die Kündigung als unwirksam, könnte dies zu einer Schadensersatzpflicht führen. Da eine Nutzung dann nicht mehr für die Vergangenheit möglich ist, ist dieser Schadensersatz in Geld zu leisten. Die Berechnung des Schadens wird schwierig, so können die Kosten für einen angemieteten Pkw oder Nutzungsausfall-Entschädigungstabellen bei Unfallschäden herangezogen werden.
Der Sachbuchautor Ulf Weigelt ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in der Kanzlei Weigelt und Ziegler in Berlin-Prenzlauer Berg
