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Bürokratie: Zahlenspiele fürs Amt

Wer bei uns einen Arbeitsplatz schaffen will, auf den kommt viel Arbeit zu: Gründerin Gabriele Albers berichtet von der Verwaltungsfront.

Vor anderthalb Jahren habe ich eine Firma gegründet. Mein Unternehmen liefert Analysen und Recherchen in den Bereichen Finanzen, neue Technologien und Medien. Alles entwickelte sich wunderbar - bis zu dem Zeitpunkt, als ich die erste Mitarbeiterin einstellen wollte. Einen Arbeitsplatz zu schaffen ist in Deutschland nämlich gar nicht so einfach. Ich fühle mich seitdem wie Momo in Michael Endes gleichnamigem Roman, in dem Herren in grauen Anzügen den Menschen die Zeit stehlen, um sie in ihren Zigarren zu rauchen. In Deutschland sind diese Zeitdiebe die Bürokraten.

Jeder Arbeitnehmer muss bekanntlich vom Arbeitgeber sozialversichert werden. Für die Anmeldung sind die gesetzlichen Krankenkassen zuständig - AOK, Barmer & Co. sammeln also nicht nur das Geld für die Krankenversicherung ein, sondern auch für die Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Spätestens zwei Wochen nach der Einstellung muss jeder Unternehmer seinen neuen Angestellten bei dessen Krankenversicherung angemeldet haben.

Für diese Anmeldung braucht man eine Betriebsnummer - eine achtstellige Zahl, die vom Arbeitsamt vergeben wird. Und Geduld. Jede Menge Geduld. Und ein Telefon mit Wahlwiederholungstaste. Nach mehreren Anläufen verriet mir der Herr in der Zentrale des für mich zuständigen Arbeitsamtes Hamburg-Eimsbüttel, dass es für Betriebsnummern eine Betriebsnummernstelle gibt, die ich unter den Durchwahlen 4411 bis 4414 erreichen könne. Erster Versuch unter der 4412: "Kein Anschluss unter dieser Nummer." Die 4411, die 4413 und die 4414 hatten zwar Anschluss, klingelten aber munter vor sich hin, ohne dass sich irgendetwas tat. So ging es am nächsten Tag und am übernächsten, die ganze Woche und auch noch die Woche drauf. Morgens, mittags, abends.

Meine neue Mitarbeiterin bekam die Nummer 10

Inzwischen musste ich einem Mitarbeiter der Krankenkasse erklären, warum ich meine neue Mitarbeiterin nicht in der Zwei-Wochen-Frist hatte anmelden können. Der Mann zeigte Mitgefühl: "Ich habe hier eine Geheimnummer, versuchen Sie mal die 4420, da ist auch jemand im Zimmer." 13 Klingeltöne später nahm tatsächlich jemand den Hörer ab. Wer ich denn sei, wo ich wohne, welcher Art meine Firma sei, wurde ich gefragt. Dann hörte ich gar nichts mehr. Außer dem Klappern einer Computertastatur.

Die Minuten verrannen, ich wagte nichts zu sagen aus Angst, nie wieder einen der Zeitdiebe ans Telefon zu bekommen. Keine Warteschleifenmusik, kein "Moment, bitte" und kein "Kann ich Sie gleich zurückrufen?". Nur das Tippen auf der Computertastatur. Etwa 15 Minuten später hörte ich dann ein amtliches: "So, Ihre Betriebsnummer lautet: 15312890." Mehr nicht. Ich hoffe nur, dass ich die Ziffern alle richtig notiert habe, denn schriftlich habe ich meine Nummer nie bekommen.

Nun konnte ich mich dem Formular der Krankenkasse widmen - einem Original mit zwei Kohlepapierdurchschlägen und dem wichtigen Hinweis, dass "beim Ausfüllen dieses Formulars mit der Schreibmaschine die Kästchen nicht beachtet werden müssen". Das Blatt setzt sich im Wesentlichen aus Feldern für verschiedene Zahlencodes zusammen. Darin muss man dann die Antworten auf alle Fragen selbst codieren, offenbar, damit sie irgendein Siebziger-Jahre-Elektronengehirn versteht.

Für die Antwort auf die Frage "Grund der Abgabe in den Meldungen nach der DEÜV?" gibt es vier Gründe für Anmeldungen, neun für Abmeldungen, sieben "Sonstige" Meldungen und dann noch drei für den Fall der Insolvenz. Nach einer kurzen Internetrecherche weiß ich, dass DEÜV für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung steht. Meine neue Mitarbeiterin bekam die Nummer 10: "Anmeldung wegen Beginn einer Beschäftigung".

Meine Mitarbeiterin ist eine 78183

Nächste Frage: "Personengruppen in den Meldungen nach der DEÜV?" Hier hat man die Auswahl aus 18 Personengruppen, unter anderem "geringfügig entlohnte Beschäftigte", "kurzfristig Beschäftigte", "unständig Beschäftigte", "Praktikanten" oder "Werksstudenten". Ich entschied mich für Werksstudenten, die Nummer 106, weil meine Mitarbeiterin noch studiert. Dass sie in gewisser Weise auch geringfügig entlohnt wird, kurzfristig und auch ein bisschen unständig beschäftigt ist, nun ja, das habe ich ignoriert.

Jetzt kommen die "Beitragsgruppen in den Meldungen nach DEÜV". Hier gibt es Zahlencodes für jede einzelne Sozialversicherung, also für Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Jede Versicherung hat wieder unterschiedliche Beitragsmöglichkeiten: halber Beitrag, voller Beitrag, Pauschalbeitrag, ermäßigter Beitrag, erhöhter Beitrag, Angestellter oder Arbeiter. Wobei die jeweils gewählte Kombination konsistent mit der oben beschriebenen Personengruppe sein muss. Für meine Mitarbeiterin hieß der Code 0-2-0-0, also "kein Beitrag zur Krankenversicherung" - "voller Beitrag zur Angestellten-Rentenversicherung" - "kein Beitrag zur Arbeitslosenversicherung" - "kein Beitrag zur Pflegeversicherung".

Auch die Staatsangehörigkeit wird verschlüsselt, aber der schönste Verschlüsselungscode ist der für die "Angaben zur Tätigkeit": ein fünfstelliger Schlüssel aus dem Verzeichnis der Bundesanstalt für Arbeit. Die ersten drei Stellen sagen, um welche Tätigkeit es sich handelt. Zur Auswahl stehen unzählige Berufe, unter anderem der Abbürster mit der Nummer 121, der Bürobursche mit der Nummer 784, der Eckenabrunder mit der Nummer 162, der Märchenerzähler mit der Nummer 832. Die Nummer 628 steht für die Zeitdiebe, pardon: -nehmer. Die vierte Ziffer in dem fünfstelligen Code gibt die Stellung im Beruf an, die fünfte die vorhandene Ausbildung. Meine Mitarbeiterin ist demnach eine 78183, eine Büroassistentin in Teilzeitbeschäftigung mit weniger als 18 Stunden pro Woche mit Abitur ohne Berufsausbildung. Es dauerte Stunden, bis ich die passenden Nummern recherchiert hatte, denn dem Formular liegt keine Liste mit den Zahlencodes bei.

"Moment mal: Sie sind gar nicht gemeldet"

Ob diese Daten irgendeinen Zweck haben oder nur noch aus Tradition erhoben werden, weiß ich nicht. Ich weiß aber, dass ich jeden Monat zusätzlich zu diesen Daten die tatsächlich angefallenen Sozialversicherungsbeiträge an die Versicherungen melden und überweisen muss, nur um am Jahresende noch mal eine Jahresmeldung abzugeben. Und ich weiß, dass ein frisch Gekündigter nur Geld vom Arbeitsamt bekommt, wenn sein Ex-Arbeitgeber ein Extraformular ausfüllt, in dem sämtliche Angaben ein weiteres Mal eingetragen werden. Die Arbeitsämter scheinen also keinen Zugriff auf die Daten der Krankenkassen zu haben.

Mit meinen Fragen habe ich mich deshalb direkt an die Krankenkasse meiner neuen Mitarbeiterin gewendet. Aber die Sachbearbeiterin bei der DAK in Hamburg muss die Chefin der Zeitdiebe gewesen sein. Statt Fragen zu beantworten, erklärte sie sich für nicht zuständig; meine Mitarbeiterin sei mit ihrem ersten Wohnsitz noch in Düsseldorf gemeldet, zuständig sei also die DAK Düsseldorf.

Irgendwann hatte ich die Anmeldung geschafft, die Beiträge für das Umlageverfahren (eine Art Versicherung für Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall und bei Schwangerschaften, die für kleine Betriebe Pflicht ist - auch für die, die nur Männer beschäftigen) flossen genauso wie die Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Aber noch bevor ich meiner Mitarbeiterin ihre Abrechnung überreichen konnte, hatte ich die Mahnung inklusive Säumnisgebühren der DAK Hamburg im Briefkasten. Die Sozialbeiträge müssten bis zum 15. jedes Folgemonats überwiesen werden, ich hatte die letzten Fragen jedoch erst am 25. klären können. Nicht schlecht beobachtet für eine Versicherung, die angeblich gar nicht für mich zuständig ist.

Ich habe keine Ahnung, wohin die Euro fließen, die ich Monat für Montag überweise

Vor kurzem wurde meine Mitarbeiterin 25. Damit war das Ende der Familienversicherung erreicht. Ich bat sie, selbst bei der Krankenkasse anzurufen und zu fragen, ob sich bei den Anmeldedaten irgendetwas ändere. "Nein", war die Antwort der Sachbearbeiterin. "Aber Moment mal! Sie sind doch gar nicht angemeldet!" Trotz halbstündiger Suche und entsprechender Belege, die beweisen, dass die Anmeldung erfolgt war, waren die Daten bei der DAK nicht auffindbar. Ich habe keine Ahnung, wohin die Euro fließen, die ich Monat für Monat überweise. Wahrscheinlich drehen sich die Zeitdiebe ihre Zigarren daraus.

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