Der kalifornische Software-Hersteller Adobe baut seine Acrobat-Technik rund um das PDF-Format Schritt für Schritt zu einer "intelligenten Dokumenten-Plattform" aus. Anfang nächsten Jahres erscheint Acrobat 7.0 mit neuen Möglichkeiten für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und für die Archivierung. Erstmals kann man dann auch mit dem kostenlosen Adobe Reader Kommentare in PDF-Dokumenten speichern.
"Es geht darum, dass wir Medienbrüche vermeiden", erklärt der europäische Acrobat-Spezialist von Adobe, Sebastian Müller-Crepon, im Gespräch mit der Nachrichtenagentur AP. Bisher konnte man mit dem Adobe Reader PDF-Dokumente nur lesen und ausdrucken. Künftig kann man mit dem Reader auch Ergänzungen anfügen und dem Verfasser zurückschicken.
Auf dem Weg zur Kommunikationsplattform
Mit der Unterstützung für solche Abstimmungsprozesse werde PDF auch zu einer Kommunikationsplattform, erklärt Müller-Crepohn. Ingenieure oder Designer entwerfen mit dem Programm ihrer Wahl einen Vorschlag für ein neues Produkt. Hier wurde in der neuen Version insbesondere die Unterstützung für das Konstruktionsprogramm AutoCAD ausgebaut. Das 3D-Layout bleibt dabei ebenso wie der Maßstab für technische Zeichnungen bei der Umwandlung ins PDF-Format erhalten. Wenn der Verfasser die Möglichkeit freischaltet, Anmerkungen in dem Dokument anzubringen, kann er dieses in einer E-Mail einer anderen Abteilung zur Stellungnahme oder zur Entscheidung zuschicken. Der Empfänger versieht das Dokument im Adobe Reader mit seinem Korrekturvorschlag und schickt es zurück oder an ein weiteres Mitglied der Arbeitsgruppe.
In eine ähnliche Richtung geht die Möglichkeit, XML-Formulare mit logischen Funktionen in einem PDF-Dokument einzurichten. Wird das Dokument auf einer Web-Site oder im Intranet eines Unternehmens abgelegt, können die dort eingegebenen Benutzerdaten in eine Datenbank weitergeleitet und gesammelt oder an eine Software zur Tabellenkalkulation übergeben werden.
Stichwort PDF-Format
PDF, das "Portable Document Format", ist ein digitales Format für Dokumente aller Art. Die kalifornische Software-Firma Adobe hat die PDF-Technik 1993 mit ihrem Programm Acrobat eingeführt.
Entwickelt wurde PDF anfangs als eine Technik für die so genannte Druckvorstufe, als digitales Layout für den Druck von Broschüren oder Büchern. PDF ist aus der Grafik-Programmiersprache PostScript entstanden, einem Standard der Druckindustrie für die Gestaltung elektronischer Druckvorlagen. Später sind PDF-Veröffentlichungen auf CD-ROM oder im Computernetz hinzugekommen. Inzwischen wird PDF zunehmend für den Austausch von Dokumenten über E-Mail eingesetzt.
Hauptvorteil des Formats ist eine detailgetreue Wiedergabe der Originalvorlage. Hinzu kommen Gliederungs- und Suchfunktionen für umfangreiche Dokumente, die Unterstützung von Hypertext, Verschlüsselung, Lesehilfen sowie die Darstellung von Schriftarten unabhängig davon, ob eine bestimmte Schrift auf einem Computer vorhanden ist oder nicht. Zur Darstellung von PDF-Dokumenten genügt der kostenlos verteilte Adobe Reader.
Mail-Sammlungen umwandeln
Zusammen mit Microsoft Outlook kann Acrobat 7.0 ganze Mail-Ordner in eine PDF-Sammeldatei umwandeln. Dabei werden automatisch Lesezeichen eingerichtet, so dass man die Mails danach weiter nach Name, Datum oder Betreffzeile sortieren kann. "Auch das Attachment wird in die PDF-Datei mit hinein geschaufelt", erklärt Adobe-Manager Müller-Crepon. Auf diese Weise lassen sich auf einfache Weise regelmäßige Monatsarchive des E-Mail-Verkehrs anlegen. Die Acrobat-Entwickler prüfen, ob diese Möglichkeit auch mit anderen Clients wie Lotus Mail genutzt werden kann.
Bei der Zusammenführung von mehreren Dokumente - auch in unterschiedlichen Formaten - erstellt Acrobat jetzt ganze Mappen. Dabei wird nicht eine große PDF-Datei erstellt, sondern ein Dokument, in dem die einzelnen Dateien als ursprüngliche Einheit erhalten bleiben.
Bei der Dateigröße der PDF-Dokumente seien die Kompressionsmöglichkeiten schon weitgehend ausgeschöpft, sagt Müller-Crepon. Beschleunigt wurde jedoch in der neuen Version der bislang etwas zähe Start des Programms. Auch die Erstellung von PDF-Dokumenten soll mit Acrobat 7 schneller gehen als bisher. Der dafür zuständige PDF Maker sei für die Windows-Ausgabe völlig neu geschrieben worden, erklärt Müller-Crepon.
Zeitlich befristete Leseberechtigung
Da Adobe das PDF-Format weitgehend freigegeben hat, können auch andere Programme solche Dokumente erstellen. Um sich von dieser Konkurrenz abzusetzen, hat Adobe auch die Sicherheitsfunktionen in Acrobat weiter ausgebaut. Bei einer Anbindung an einen entsprechend eingerichteten Server, den "Adobe LifeCycle Policy Server", kann man nicht nur die Berechtigungen für das Drucken und Kopieren von PDF-Dokumenten einschränken, sondern auch die zeitliche Nutzungsdauer begrenzen. So lässt sich mit Acrobat 7 festlegen, dass der eine Nutzer ein PDF-Dokument fünf Tage lesen kann, während der Zugriff für einen anderen zehn Tage möglich sein soll.
Acrobat steuert einen beträchtlichen Anteil von rund 25 Prozent zu den Umsätzen des Unternehmens bei. Das Programm wird zusammen mit dem Photoshop für die Bildbearbeitung und anderen Anwendungen zu einer "Creative Suite" integriert, die im Vergleich mit der Anschaffung aller Einzelprogramme eien wesentlichen Kostenvorteil bietet.
In der Professional-Ausgabe mit allen verfügbaren Funktionen kostet der neue Acrobat für Windows oder Mac 660 Euro (910 sFr); ein Update (ab 4.0) wird für 225 Euro angeboten. Das auf die meist verwendeten Funktionen eingeschränkte Standardpaket kostet etwa 410 Euro (565 sFr) oder 135 Euro beim Update. Die neue Version des kostenlosen Adobe Readers soll ab 17. Dezember zum Download bereit gestellt werden.
