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Geschäftsreisen: Neue Richtlinie gibt Rätsel auf

Seit Jahresbeginn sind Reisen nach neuem Recht abzurechnen. Was ursprünglich als Vereinfachung gedacht war, sorgt jetzt bei den Betroffenen für Verwirrung.

Von Kerstin Wundermann

Seit Anfang dieses Jahres gilt ein neues Reisekostenrecht: Alle nach dem 31. Dezember 2007 unternommenen Dienstreisen sind nach den neuen Lohnsteuerrichtlinien abzurechnen. Anlass für die Neufassung waren verschiedene Grundsatzentscheidungen des Bundesfinanzhofes zum Reisekostenrecht. Nun hat die Finanzverwaltung diese in den Lohnsteuerrichtlinien 2008 zusammengeführt. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie die Verpflegungsmehraufwendungen.

Endlich Begriffsklärung

Markus Deutsch, Referent für Steuerrecht beim Deutschen Steuerberaterverband in Berlin, begrüßt insbesondere die Begriffsklärung: "Ab 2008 gelten keine Unterschiede mehr zwischen Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit. Es gibt nur noch den einheitlichen Begriff der sogenannten beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit." Danach befindet sich jeder Arbeitnehmer, der vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte unterwegs ist, steuerrechtlich auf einer Dienstreise.

So kann er die entstehenden Aufwendungen entweder als Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen oder sie sich von seinem Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen. Dabei spielt es ab 2008 auch keine Rolle mehr, ob der Mitarbeiter weniger als 30 Kilometer bis zum Ziel seiner Reise zurücklegt. Fährt ein Angestellter also mit seinem Auto von Zuhause oder vom Betrieb aus zum Kunden in die nur 15 Kilometer entfernte Nachbarstadt, kann ihm sein Arbeitgeber nun die Fahrtkosten mit einer Pauschale von 30 Cent pro Kilometer erstatten.

Zeitliche Begrenzung für Erstattung ist gefallen

Erleichternd ist: Die Dreimonatsfrist für die Erstattung von Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten bei längeren Dienstreisen ist weggefallen. Konnte bislang ab dem vierten Monat nur noch eine Heimfahrt pro Woche geltend gemacht werden, ist diese Beschränkung nun aufgehoben. Nur für die Verpflegungspauschalen gibt es die Grenze noch. Ein weiterer Vorteil ist laut Deutsch: "Entgegen früheren Planungen bleibt die Möglichkeit, bei Reisen im Inland pauschal 20 Euro pro Übernachtung geltend zu machen. Dies ist dann vorteilhaft, wenn dem Arbeitnehmer gar keine Kosten entstehen, beispielsweise weil er bei Freunden unterkommt. Diese 20 Euro darf der Arbeitgeber somit auch weiterhin steuerfrei ersetzen."

Sorge bereitet Steuerpraktikern dagegen die neue Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte. In den Lohnsteuerrichtlinien ist diese als "der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers" beschrieben. Dazu zählen der Betrieb, aber auch andere betriebliche Einrichtungen, die der Arbeitnehmer regelmäßig und nachhaltig, also ohne erkennbares Ende durchschnittlich an einem Tag pro Woche aufsucht. An einem Beispiel lässt sich das Problem verdeutlichen: Ein deutsches Unternehmen hat eine Zweitniederlassung in Paris. Der Vertrieb wird zentral betreut, so dass der Vertriebsleiter regelmäßig ein Mal pro Woche nach Paris fliegt und dort für zwei Tage tätig ist. Damit wird die Niederlassung in Paris zu seiner zweiten regelmäßigen Arbeitsstätte, und sein Arbeitgeber darf ihm die Reisekosten nicht mehr erstatten, da die Arbeit in Paris steuerrechtlich nicht mehr als Auswärtstätigkeit gilt.

Dennoch zu wenig eindeutig

Neu ist seit 2008 auch, dass es für die Bewertung als regelmäßige Arbeitsstätte unerheblich ist, wie lange sich der Arbeitnehmer aufhält. Waren es früher mindestens acht Stunden Anwesenheit, die die Abgrenzung zur regelmäßigen Arbeitsstätte markierten, reicht seit 2008 theoretisch ein halbstündiger Einsatz. Gerd Otto-Rieke vom Verband Deutsches Reisemanagement schildert einen Fall, der das verdeutlicht: "Wenn ein Arbeitnehmer jeweils montags seine Aufträge in der Betriebsstätte abholt, sind dies Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, und nicht als Fahrten anlässlich einer Auswärtstätigkeit zu behandeln. Benutzt er dafür ein Dienstfahrzeug, hat er diese Fahrten mit monatlich 0,03 Prozent des Listenpreises als Entfernungskilometer zu versteuern."

In vielen Punkten ist das neue Reisekostenrecht zu wenig eindeutig. Insbesondere die Regelung, dass ein Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten hat, wenn er durchschnittlich an 46 Arbeitstagen am selben Ort im Einsatz war, lässt Raum für Interpretationen. Oft stellt sich erst im Laufe des Jahres heraus, ob es sich um Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte oder zu einer Auswärtstätigkeit handelt. "Diese Unklarheiten bereiten den Unternehmen Kopfschmerzen", sagt die Unternehmensberaterin Andrea Zimmermann von BTM4U.

Problemfall Langzeitprojekte

Sie hat sich auf den Bereich Business Travel und Mobility spezialisiert und gibt ein Beispiel, das zeigt, welche Auswirkungen die fehlende Eindeutigkeit der neuen Richtlinien außerdem haben können: "Wenn ein Anlagenbauer Anfang 2007 einen Auftrag für ein Langzeitprojekt kalkuliert hat, sind in dieser Kalkulation natürlich auch die Reisekosten für die Projekt-Mitarbeiter enthalten.

Durch das neue Reisekostenrecht kann sich je nach Art und Umfang der Reisen dieser Posten deutlich erhöhen und damit die gesamte Kalkulation stark gefährden." Sie empfiehlt jedem Unternehmen, sich in Bezug auf die Reisekostenabrechnung umfassend zu informieren und in Zweifelsfällen das zuständige Finanzamt um eine so genannte Anrufungsauskunft zu bitten. Diese ist verbindlich und kann im Falle einer Betriebsprüfung von vornherein jeden Zweifel ausräumen.

spi

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