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Spendensammler: Jeder Cent kommt an? Wie gemeinnützige Organisationen wirtschaften und abrechnen

Die Haupt-Spendensaison ist längst vorbei, Ihre Zuwendungen sind vermutlich bereits ausgegeben. Aber wissen Sie, wofür?

Ein Gastbeitag von Britta R. Kollberg

Spendenbox mit Geld

Spender erwarten in der Regel möglichst geringe Verwaltungskosten. Bei vielen Sozialträgern sortieren deshalb Diplompädagogen stundenlang Quittungen

DPA

Zu jedem Fest die gleiche Frage: Was schenke ich denen, die alles haben außer offene Wünsche? Diesmal haben zwei Freunde es mir leicht gemacht: Statt um Geschenke, baten sie um Spenden für ihr Hilfsprojekt: Sie unterstützen eine junge Frau in Kenia auf ihrem Bildungsweg. Was wir geben, geht 1:1 nach Afrika, versprechen sie. Keine Verwaltungskosten. Jeder Cent kommt an.

Da mache ich mit, natürlich. Und es versetzt mir zugleich einen Stich.

Mehr als 20 Jahre habe ich in und für Organisationen gearbeitet, die (in Deutschland) Familien mit Startschwierigkeiten dabei unterstützten, in Schule und Beruf Fuß zu fassen. Manche "unserer" Jugendlichen schafften es nach Studium oder Ausbildung bis zum eigenen Unternehmen und schufen wieder Arbeitsplätze für andere - dank einer Investition, nämlich unserer Begleitung, am Anfang ihrer Laufbahn. Die Arbeit finanzierten wir aus staatlichen und privaten Fördermitteln - und für alle galt: Sogenannte Verwaltungskosten durften einen bestimmten Anteil der Ausgaben nicht übersteigen. Dieser Anteil lag je nach Geldgeber zwischen zwei und zehn Prozent.

Tatsächlicher Bedarf liegt weit über den Erwartungen

Ein wenig unterschiedlich war auch, was als solche Overheadkosten angesehen wurde, aber im Wesentlichen ging es dabei um Dinge wie Porto, Bankgebühren, Buchhaltung, Büromiete und -stühle, Computer, Versicherungen - und eigentlich auch um PR-Kosten, Geschäftsführung, Fundraising und Organisationsentwicklung. Und genau dort wird dann häufig gespart.

Kalifornische Forscher haben sich vor ein paar Jahren genauer mit den "Nebenkosten" karitativer Arbeit beschäftigt und deren Träger sowie öffentliche und private Geldgeber in den USA dazu befragt. Was sie herausfanden, war eine alarmierende Diskrepanz zwischen dem, was an Overhead erwartet (und von den Organisationen berichtet) wird, und dem, was diese tatsächlich für die Sicherung und Entwicklung ihrer Arbeit benötigen. Während in der Industrie die Kosten für Management, Development und PR bei durchschnittlich 25 Prozent und bei keinem der parallel befragten kommerziellen Dienstleister unter 20 Prozent lagen, waren die untersuchten Non-Profit-Organisationen an Vorgaben von maximal 10 bis 15 Prozent gebunden. Allein der für die Berichtslegung gegenüber den Geldgebern nötige Aufwand überstieg diesen Ansatz in vielen Projekten bei Weitem.

Die Forscher konstatierten zwei Konsequenzen: Finanzberichte, die die tatsächlichen Aufwendungen entsprechend zurechtstutzten, und einen tatsächlichen Mangel an Investitionen, besonders in die Entwicklung. Zwei Phänomene, die die unrealistischen Erwartungen scheinbar bestätigten und sich so gegenseitig verstärkten. Die Autoren Ann Goggins Gregory und Don Howard nannten ihre Studie denn auch "Der Hungerkreislauf gemeinnütziger Organisationen" ("The Nonprofit Starvation Cycle").

In der Wirtschaft wäre das undenkbar

Ähnliche Erfahrungen habe ich hier gemacht, nur mit noch engeren Obergrenzen (zwei bis zehn Prozent). Zugleich nehmen die Verwaltungsrichtlinien zu: Es gibt Vorschriften für den Kauf jedes Buchs und Bustickets. Dafür, wie Nachhilfelehrer oder Webmaster ausgewählt, vertraglich eingebunden und welche Nachweise über sie erbracht werden müssen. Dafür, wie viele Jahre lang Akten über Personen und Sachkosten aufzubewahren sind, und vieles mehr.

Diese Anforderungen sind richtig und wichtig - niemand will, dass unqualifizierte Personen unterrichten, sich der Chef mit Fördermitteln ein schickes Auto kauft oder auf der Website in buntem Chaos keine Information zu finden ist. Doch eine korrekte Rechnungslegung braucht eine richtige Buchhalterin mit ausreichend Stunden, Aktenarchivierung braucht Mietkosten, und Fachkräfte brauchen eine Struktur, die sie mit den nötigen Materialien, Informationen und Weiterbildung versorgt. Eine Struktur, in der sie ihrer Qualifikation entsprechend für gute Zwecke das Beste leisten können. 

In vielen Sozialträgern sehe ich stattdessen Diplompädagogen stundenlang Quittungen sortieren und abheften, weil die Zuwendungen zu geringe Buchhaltungskosten vorsehen. Ich kenne Organisationen, die keine Frankiermaschine anschaffen, damit nicht zu viel Geld in Verwaltungsausgaben fließt. Liegt der Versand einer ihrer Handreichungen an, verbringen Praktikanten und hochqualifizierte Mitarbeiter ein paar Tage oder Abende mit dem Kleben von Briefmarken. In der Wirtschaft wäre das undenkbar. Vom Non-Profit-Bereich wird es unausgesprochen erwartet, denn das Team "arbeitet ja für den guten Zweck". Und die Verwaltungskostenbilanz stimmt. 

Wofür sich zu spenden lohnt 

Wenn Sie das Portemonnaie, den Telefonhörer oder das Tablet für eine Spende zücken, nach welchen Kriterien entscheiden Sie dann? Nach der Größe der Not? Der eindringlichsten Darstellung? (Dann war sicher ein angemessenes PR-Budget dahinter). Danach, wie nachhaltig das Konzept ist, das heißt, wie wahrscheinlich Ihre Hilfe eine Investition in bleibende Veränderungen ist und zu einem sinkenden Spendenbedarf beiträgt? Nach der Möglichkeit, hinter die Kulissen der Organisation zu schauen? Oder nach dem Kostenanteil, den diese für eine professionelle Struktur und Entwicklung aufwendet? 

Ich habe begonnen, an Einrichtungen, deren Arbeit ich fachlich beurteilen kann und schätze, gezielt für ihren Overhead zu spenden. Und prinzipiell kein Geld mehr an Organisationen zu geben, die die hundertprozentige Weiterreichung meiner Spende versprechen.

Denn gute soziale Arbeit braucht Professionalität auf allen Ebenen, auch gute Buchhalter und Sekretäre. Mindestlöhne gelten deshalb auch hier und sollten es. Politiker, Bürokaufleute und ja, auch Mitarbeiter spendenfinanzierter Einrichtungen - alle, die mit unserem Geld umgehen - sollen ordentlich bezahlt werden. Und kontrolliert. Damit unser Geld sinnvoll verwendet wird, nach hohen Standards, so dass es sich vervielfältigt wie jede gute Investition. Und damit die, die dies professionell tun, von ihrer Arbeit leben können, so wie wir.