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Der E-Mail-Knigge: Was beim Mailen nervt

Nicht nur Spam kann das E-Mail-Konto verstopfen - auch ganz gewöhnliche elektronische Post entpuppt sich häufig als echtes Ärgernis. Die Autoren David Shipley und Will Schwalbe kennen die größten E-Mail-Sünden und geben in einem Buch Tipps für bessere Kommunikation mit Outlook und Co.

Von Karsten Lemm

"Bla bla bla" - drei Worte, achtlos hingeworfen, die sich rächen sollten. So lässig-schnoddrig ließ die Amerikanerin Dianna Abdala per E-Mail einen künftigen Arbeitgeber abblitzen, dem sie schon zugesagt hatte - und der stellte wutentbrannt den gesamten, munter eskalierenden Schriftwechsel ins Internet. Wer heute, mehr als zwei Jahre später, den Namen der Nachwuchs-Anwältin in Google eingibt, stößt gleich mit dem ersten Treffer auf Abdalas Patzer, der auf Hunderten von Webseiten genüsslich ausgebreitet wird.

"E-Mail ist ein gefährliches Werkzeug, das ohne Anleitung geliefert wird", sagt Will Schwalbe, Co-Autor des Buchs "Erst denken, dann senden!" (siehe Kasten), das fleißigen Elektropost-Schreibern helfen soll, ähnliche Pannen zu vermeiden. Fallen lauern überall, warnen die Verfasser des E-Mail-Knigges: Eine ungeschickte Anrede, eine unglückliche Formulierung, ein falscher Empfänger, vertrauliche Informationen im versehentlich verschickten Anhang - "wer nicht aufpasst, kann viel Schaden anrichten", sagt Schwalbe.

Wohl wahr. Aber wissen wir das nicht längst, gut 35 Jahre nach Erfindung der E-Mail? Gibt es wirklich noch Menschen, die nicht gehört haben, dass ihre elektronischen Briefe so öffentlich sind wie eine Postkarte, die jeder mitlesen kann? Dass E-Mails von Fremden oft voller Viren stecken, sodass man besser nicht auf die verlockenden Links darin klickt, auch wenn sie Reichtümer und aufrechte, lang anhaltende Freuden versprechen? Dass überhaupt alles, was man im Eifer des Gefechts dem PC anvertraut, ob freudig erregt oder rechtschaffen aufgebracht, irgendwie, irgendwo, irgendwann seinen Weg in die Öffentlichkeit finden kann?

"Fehler machen wir alle"

"Schauen Sie sich an, welche Geschichten Tag für Tag passieren", sagt Schwalbe zur Antwort, "und es erwischt längst nicht nur die Dummen. Fehler machen wir alle." Zu den beliebtesten gehört die Nachricht an den falschen Adressaten: E-Mail-Programme, die automatisch die Adresse des Empfängers vervollständigen, machen es leicht, versehentlich "pschmitt" statt "pschmidt" anzuschreiben. Malheure dieser Art kommen in den besten Familien vor. Microsoft etwa verschickte intern ein Dossier über einen Journalisten - und übersah, dass auch der Reporter selbst in der Empfängerzeile stand. Dem BKA entschlüpfte eine vertrauliche Fahndungsanfrage, weil eine Autovermietung das Dokument an ihre Filialen weiterleitete und dabei irrtümlich einen Kunden in den Verteiler aufnahm, der prompt die Presse informierte. Und zwei Mitarbeiterinnen der Bundesagentur für Arbeit erregten weit über Nürnberg hinaus Aufsehen, als sie einen pikanten E-Mail-Plausch über ihr Sex-Leben versehentlich an die ganze Abteilung schickten.

All das lässt sich mit einer Internetsuche flink aufspüren, zum Teil auf Jahre hinaus, oft mit vollen Namen. "E-Mail verfällt nicht, und alles lässt sich wiederfinden", warnt Schwalbe. Oberstes Gebot sollte daher sein, sich bei jeder Nachricht einen Moment Zeit zu nehmen, die Adresse zu überprüfen; sicherzustellen, dass man bei einer "Antwort an alle" niemanden vergisst und dass im Anhang wirklich die Datei steckt, die man verschicken möchte. "Ehe Sie auf ,Absenden‘ klicken, haben Sie alle Zeit der Welt", mahnt der New Yorker, der mit der Anleitung zur E-Mail-Etikette in den USA einen Überraschungsbestseller landete. "Es ist ein neues Medium, und wir sind so schnell von null auf hundert durchgestartet, dass wir gar nicht recht zum Nachdenken gekommen sind", erklärt sich der 45-Jährige den Erfolg.

Missverständnisse wird es immer geben

So hat sich manches eingebürgert, das nervt - etwa die leere Betreffzeile oder die höchste Dringlichkeit für eine Nichtigkeit - und anderes bleibt auch nach über 35 Jahren und bei täglich mehr als 100 Milliarden verschickten E-Mails eine Grauzone. Schreibt man "Sehr geehrter" oder lieber "Lieber"? "Hochachtungsvoll" oder "MfG"? "Gott zum Gruß" oder ganz ohne Gruß? Klar ist nur: Missverständnisse wird es immer wieder geben, weil das geschriebene Wort ohne Gesichtsausdruck und Tonfall beim Empfänger ankommt. Davor ist auch Schwalbe nicht gefeit. "Ruf mich an" schrieb er in die Betreffzeile einer E-Mail - und vergrätzte damit die Empfängerin, die einen Termin sausen ließ, weil sie glaubte, es gehe um etwas Dringendes. Dabei wollte er nur über eine Party sprechen.

In solchen Situationen ist es das Beste, die Maus beiseite zu schieben und zum Telefonhörer zu greifen, um die Wogen zu glätten. "Wenn E-Mail zum Problem wird, antworten Sie nicht im Zorn", sagt Schwalbe. "Jede weitere E-Mail macht alles nur noch schlimmer"- auch deshalb, weil die Abwesenheit des anderen leicht zum Überreagieren verleitet. "Fragen Sie sich immer: Würden Sie das Gleiche sagen, wenn Sie nur einen Faustschlag entfernt stünden?", raten Schwalbe und sein Co-Autor David Shipley allen Online-Hitzköpfen. Der Tipp kommt für Dianna Abdala etwas zu spät - aber er ist mehr als nur bla-bla.

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Kann ich mich auf Geschwindigkeitsanzeige FritzBox verlassen?
Hallo zusammen, erstmal herzlichen Dank für die Leute, die sich Zeit nehmen Fragen zu beantworten oder ihre Erfahrungen mit anderen teilen. Das ist oft hlifreich, wenn man sich nicht so auskennt. Ich hoffe, dass mir jemand weiterhelfen kann. Die Telekom hat hier nach langer und ersehnter Zeit schnelle Leitungen verlegt. Mitarbeiter waren auch zu Besuch da und auch nett:-) Sie wollten ja auch, dass ich von 1und1 wieder zurück wechsel. Das ist für mich in Ordnung und gehört zum Wettbewerb. Da jedoch die Mitarbeiter mir sagten, dass die Telekom für paar Jahre das Vorrecht hätte, könnte ich schnelles Internet nur über Telekom beziehen. Sprich entweder Telekom und schnelles Internet oder langsames Internet. Da habe ich im Internet recherchiert und rausgefunden, dass das so nicht mehr stimmt. Das war der Grund, warum ich dann bei 1und1 DSL100 abgeschlossen habe, da man mir am Telefon gesagt, dass es ohne Probleme möglich wäre. Nun ist es jedoch so, dass wir gar nicht so merken, dass unser Internet schneller ist. Gerade in der oberen Etage kann man nicht ohne Router surfen oder Sky über Internet Fernsehen. Nun meine Frage: Bei der Fritzbox wird es jedoch angezeigt. Kann ich mich drauf verlassen? Oder wie macht ihr eure Messungen? Ich weiss, dass es Software gibt, aber der feste Rechner ist bereits alt und hat einen alten Internet Explorer drauf. Wenn ich mit einem Laptop im Wlan mich reinhänge, wird sicher die Geschwindigkeit sowieso niedriger und nicht verwertbar sein, oder? Vielen Dank für die Antworten.