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Vorsorgevollmacht für Unternehmer: Wie weiter mit der Firma?

Mehr als andere Personen sind Unternehmer auf einen Bevollmächtigten angewiesen: Oft steht und fällt ein kleiner Betrieb mit der Person des Unternehmers als "Zugpferd". Mit einer Vollmacht vermeiden Sie Stillstand in der Firma und letztlich deren Insolvenz.

Von Bernhard F. Klinger

Fällt der "Chef" eines Unternehmens durch schwere Erkrankung aus, steht der Betrieb unter Umständen still, weil keine Entscheidungen, Investitionen, Kundenkontakte und Lieferantengespräche zu Stande kommen oder keine dringend notwendigen Personalentscheidungen getroffen werden können. Ein Vollmacht kann hier helfen, den "Laden" am Laufen zu halten.

Wegen der Bedeutung einer Vorsorgevollmacht berücksichtigen Banken bei der Beurteilung ("Rating") der Kreditrisiken einer Firma, ob der Ausfall des Firmeninhabers durch eine Vorsorgevollmacht aufgefangen wird oder nicht. Die Handlungs- und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens spielt vor allem bei der Kreditvergabe nach internationalen Kreditvergaberichtlinien - Stichwort Basel II - eine große Rolle.

Auch dann, wenn es nicht danach aussieht, als würde ein Bevollmächtigter jemals gebraucht, muss ein vorausschauender Unternehmer eine Vorsorgevollmacht zu Papier bringen. stern.de erklärt, was dabei zu beachten ist:

Auswahl des Bevollmächtigten

Gerade der Unternehmer muss auf die Auswahl des Bevollmächtigten besonderen Wert legen. Die gesuchte Person muss in der Lage sein, das Unternehmen im Sinne des erkrankten/ausgefallenen Unternehmers fortzuführen. Manchmal kommt für die Aufgabe des Bevollmächtigten ein Familienangehöriger in Frage, oft jedoch nicht! Ehefrauen, erwachsene Kinder oder die rüstigen Eltern können fähige Vertretungs-Unternehmer sein, doch auch das Gegenteil kann der Fall sein.

In der Regel ist es notwendig, eine Person zu finden, die über die zwingend erforderlichen Qualifikationen und einschlägige Berufserfahrung verfügt. Ein Mitgesellschafter, ein Berater der Firma oder eine Person, die sich mit den Firmenbelangen und Besonderheiten der Branche besonders gut auskennt (zum Beispiel ein im Betrieb tätiger Meister), kommt dem Anforderungsprofil oft sehr nahe.

Inhalt der Vorsorgevollmacht

Noch weitaus mehr als bei der Vollmacht einer Privatperson mit überschaubarem Vermögen kommt es bei der Vorsorgevollmacht des Unternehmers auf Vollständigkeit des Inhalts, konkrete Anweisungen und exakte Formulierung von Befugnissen an. Bevor die Vollmacht eines Unternehmers zu Papier gebracht werden kann, sind in der Regel folgende Punkte zu klären:

  • Welche konkreten Anweisungen an den Bevollmächtigten sind erforderlich, damit er die Belange der Firma in der gewünschten Weise wirksam vertreten kann?
  • Muss Prokura erteilt werden?
  • Ist es notwendig, Stimmrechtsvollmachten zu erteilen?
  • Soll der Bevollmächtigte das Unternehmen fortführen, veräußern oder liquidieren dürfen?
  • Soll der Bevollmächtigte das Unternehmen durch einen Wechsel der Rechtsform umwandeln dürfen (z.B. eine Einzelfirma in eine GmbH)?

Ein Koffer für den Notfall

Die beste Vorsorgevollmacht des Unternehmers nützt einem Bevollmächtigten nichts, wenn er die wichtigsten geschäftlichen Unterlagen nicht finden kann, um die Firma tatsächlich für die Dauer der Vertretung zu führen. Jeder Unternehmer sollte daher auch einen "Notfallkoffer" mit Papieren füllen. Der Notfallkoffer sollte alle wesentlichen Dokumente für den geschäftlichen Bereich enthalten und damit den Bevollmächtigte in die Lage versetzen, sofort im Sinne des Vollmachtgebers zu handeln. Hier eine kleine Checkliste zum Inhalt des Notfallkoffers:

  • Alle aktuellen Gesellschaftsverträge
  • Alle gefassten Gesellschaftsbeschlüsse
  • Namen, Adressen und Telefonnummern aller Gesellschafter, Vorstands-, Beirats- oder Aufsichtsratsmitglieder
  • Namen, Adressen und Telefonnummern der Prokuristen
  • Geschäftsführervertrag
  • Anweisungen an den Geschäftsführer
  • Namen, Adressen und Telefonnummern aller Berater des Unternehmens (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt, Architekt und weiterer Ansprechpartner)
  • Aufstellung aller Bevollmächtigten und Vollmachten
  • Alle Versicherungs- und Versorgungsverträge (zum Beispiel Haftpflichtversicherungen und Strombezugsverträge)
  • Alle Miet- und Leasingverträge
  • Aufstellung über (bewegliches und unbewegliches) Betriebsvermögen
  • Namen, Adressen und Telefonnummern der "nachgeordneten Ebene" (z.B. Chefsekretärin, Personalleitung, Betriebsmeister)
  • Jahresabschlüsse

Gesellschaftsrechtlichen Problemen aus dem Wege gehen

Aus gesellschaftsrechtlichen Gründen kann eine Vorsorgevollmacht höchst problematisch oder komplett unwirksam sein. Bei der Gestaltung der Vorsorgevollmacht müssen sowohl Probleme als auch die Unwirksamkeit ausgeschlossen werden.

Bei der Fortführung eines einzelkaufmännischen Betriebes (GbR oder OHG) stellt sich oft ein besonderes gesellschaftsrechtliches Problem: In der Regel wird das Privatvermögen des Vollmachtgebers durch den Bevollmächtigten haftungsrechtlich mitverpflichtet. Um das zu vermeiden, sollte der Bevollmächtigte die Befugnis haben, das Unternehmen durch einen Rechtsformwechsel umzuwandeln, zum Beispiel die Einzelfirma in eine GmbH.

Insbesondere für Unternehmer stellt sich ein - oft übersehenes - Problem: In den Gesellschaftsverträgen sind oft schon Regelungen zur Vererbbarkeit oder zur Vertretung des Unter-nehmens im Krankheitsfall niedergelegt. Diese gesellschaftsrechtlichen Vereinbarungen gehen grundsätzlich Vorsorgeverfügungen vor. Die Vorsorgevollmacht des Unternehmers muss weiter greifen als die einer Privatperson: Sie muss auch handels- und gesellschaftsrechtliche Anforderungen erfüllen.

Ausführliche Informationen zum Thema Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht und Betreuung finden Sie hier.

Von Bernhard F. Klinger

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