Schnell noch eine Mail schreiben, dann die Kollegin aus der Personalstelle zurückrufen und dann wieder zurück an die Jahresendabrechnung: Viele Aufgaben zur gleichen Zeit zu erledigen ist in der modernen Arbeitswelt ganz alltäglich. Dabei empfinden es die meisten Mitarbeiter*innen als enorme Belastung. Das Schlimmste: Multitasking laugt nicht nur die eigene Gesundheit aus, es ist auch noch unproduktiv. Davon ist Tony Schwartz überzeugt.
Schwartz ist Bestseller-Autor und Gründer und Geschäftsführer des US-amerikanischen "The Energy Project". Laut eigener Aussage arbeitete er bereits mit namhaften Firmen wie Facebook, Google, Microsoft, Coca-Cola, Nestlé, Morgan Stanley und Shell zusammen, um gemeinsam mit den Unternehmen Prozesse zu verändern, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und zugleich die Produktivität zu verbessern.
Eines der Grundprobleme sei die Tatsache, dass viele Menschen zu viele Dinge gleichzeitig erledigen müssen. Er ist überzeugt: Nicht nur die Anzahl der Stunden, die wir arbeiten, sorgt dafür, dass wir ausgebrannt sind. "Sondern auch die Tatsache, dass wir kontinuierlich zu viele Stunden damit verbringen, mit zu vielen Dingen gleichzeitig zu jonglieren."
Essen Sie am Schreibtisch?
Viele Menschen glauben, moderne Tools wie Smartphones und Laptops würden uns produktiver machen, doch das ist nicht zwangsläufig der Fall, schreibt Schwartz in einem Beitrag für "Harvard Business Review". Denn erst durch die Technik ist auch die Arbeit allgegenwärtig. Sie sei, "immer eindringlich und aufdringlich", so Schwartz. Vielen Menschen würden Haltepunkte und Ziellinien, aber auch klare Grenzen fehlen.
Man müsse sich nur selbst fragen, ob man nicht ständig die Grenzen überschreite. "Seien Sie ehrlich: Beantworten Sie E-Mails während Konferenzgesprächen, manchmal sogar während Gesprächen mit einer anderen Person?", fragt Schwartz. "Nehmen Sie Ihren Laptop zu Meetings mit und tun dann so, als würden Sie Notizen machen, während Sie im Internet surfen? Essen Sie Ihr Mittagessen am Schreibtisch? Telefonieren Sie während des Fahrens und schicken Sie sogar gelegentlich eine SMS, obwohl Sie wissen, dass Sie das nicht tun sollten?"
Die paradoxe Annahme
Man erledige Aufgaben parallel, in der Annahme, man würde mehr Dinge in gleicher Zeit schaffen. Doch das sei ein Trugschluss, davon ist er überzeugt. Wer sich von seiner Hauptaufgabe abwende, um kurz etwas anderes zu erledigen, verlängert die Zeit zur Erledigung der ursprünglichen Aufgabe um durchschnittlich 25 Prozent, so Schwartz. Wer ohne Unterbrechung und Ablenkung sich vollständig einer Sache widme, komme seiner Meinung nach viel schneller voran. Und man schone auch noch die eigenen Energiereserven.
Sein Rat an Unternehmen lautet daher: "Der beste Weg für eine Organisation, höhere Produktivität und innovativeres Denken zu fördern, besteht darin, endliche Perioden von absorbiertem Fokus sowie kürzere Perioden von echter Erneuerung stark zu fördern." Sprich: Die Mitarbeiter*innen sollen möglichst fokussiert an einem Projekt arbeiten und dafür im Gegenzug nach getaner Arbeit richtige Pausen einlegen können, möglichst nicht am Schreibtisch beziehungsweise der Arbeitsstätte.
Tipps für Meetings
Außerdem rät er Manager*innen, Meetings eher kürzer anzusetzen als zu lang. Niemand sei nach einer Besprechung, die länger als eine Stunde dauere, noch wirklich bei der Sache. Pausen seien daher wichtig, damit Teilnehmer*innen "sich danach Zeit nehmen können, über das Besprochene nachzudenken und sich vor der nächsten Verpflichtung zu erholen." Schwartz empfiehlt außerdem, wenn möglich digitale Geräte während des Meetings auszuschalten. Diese böten nur Ablenkung.
Ebenso wichtig wie eine klare Meeting-Struktur sei eine gesunde Erwartungshaltung von Vorgesetzten. "Hören Sie auf, zu jedem Zeitpunkt des Tages sofortige Reaktionsfähigkeit zu fordern", rät Schwartz. Denn wer das Gefühl habe, immer auf Abruf bereitstehen zu müssen, kann sich nicht zu 100 Prozent auf eine Aufgabe konzentrieren.
Tipps für die tägliche Arbeit
Mitarbeiter*innen wiederum rät er, das Wichtigste zuerst am Morgen, wenn möglich ohne Unterbrechung, zu erledigen. Ideal sei ein Zeitfenster von 60 bis 90Minuten. Wer sich leicht ablenken lässt, solle über schallisolierende beziehungsweise Noise-Cancelling-Kopfhörer nachdenken. Diese minimieren störende Umgebungsgeräusche. Ebenso wichtig: Räumen Sie sich Zeit für Kreativität ein - und zwar möglichst in einem anderen Raum mit einer angenehmen Atmosphäre.
Entscheidend für eine langfristige Balance bei der Arbeit sei der Wechsel aus fokussiertem Arbeiten und entspannenden Pausen, in denen man die Arbeit wirklich liegen lässt. Statt in einer dauergrauen Zone zu verharren, in der sich Arbeit und Privates nicht entkoppeln lässt, solle man versuchen, den Alltag in Wellen zu gestalten.
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