Outlook-Albtraum: Wenn eine Nachricht aus Versehen an alle rausgeht

Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sind rein zufällig.

Jeder, der im Büro arbeitet, für eine Firma mit mehr als 30 Mitarbeitern, hat es vermutlich schon einmal erlebt: Da schreibt ein Kollege eine ganz unschuldige E-Mail, vielleicht eine kurze Bitte oder eine schnelle Info. Eine E-Mail, die nur für eine gewisse Gruppe an Mitarbeitern Sinn ergibt. Er will sie an diese entsprechende Gruppe senden, erwischt aber den falschen Verteiler.

Statt an gruppe@firma.de geht das Schreiben also raus an alle@firma.de. Alle. Und wenn alle nicht zufällig im gleichen Großraumbüro sitzen, sondern in einem riesigen Firmengebäude, vielleicht sogar an verschiedenen Standorten ... dann geht es jetzt los.

Und als "Zuschauer" des Spektakels beginnt man plötzlich, sich zu wundern. Da sind all diese Hunderte, vielleicht gar Tausende Menschen, die täglich Computer verwenden und E-Mails schreiben, lesen, sortieren. Sie können das eigentlich. Sie sind absolut fähige, intelligente Leute. Und trotzdem rollt jetzt die Lawine los.

Zuerst wird ein hilfreicher Mensch das Richtige tun und dem Absender antworten, dass die Nachricht wohl an eine unnötig große Zielgruppe rausging. Und er wird das sinnvollerweise an den gesamten Verteiler antworten, damit alle wissen: Okay, jemand hat den Absender über seinen Fauxpas informiert. Die logische Schlussfolgerung wäre: Dann muss ich das ja nicht mehr tun!

Man könnte jetzt also beruhigt vor dem PC-Bildschirm seinen Kaffee schlürfen und sich darüber freuen, nicht derjenige gewesen zu sein, dem dieser öffentlichkeitswirksame Fehler passiert ist. So kommt es aber nie. Auf die erste Antwort folgen weitere. Erst zehn, dann zwanzig, dann hundert. "Ich glaube, diese Mail war nicht für mich gedacht?", "Das war der falsche Verteiler!", "Ich verstehe die Mail nicht, sollte die wirklich an mich gehen?" "BITTE HÖRT AUF, DIE FUNKTION 'ALLEN ANTWORTEN' ZU BENUTZEN!", "Nehmt mich aus dem Verteiler, bitte.", "Mich auch!", "Ja, mich auch rausnehmen, bitte!", "IHR MÜSST NICHT ALLE ANTWORTEN!"

An diesem Punkt windet sich der bedauernswerte Absender vermutlich unter seinem Schreibtisch, denn so etwas hatte er natürlich nicht auslösen wollen. Die E-Mail-Welle hat inzwischen die ganze Firma gepackt, und sie scheint nicht zu stoppen zu sein. Dabei könnte der "Verursacher" doch durchatmen: Er hat lediglich einen Fehler gemacht, der eben mal passieren kann. Viele, viele andere Kollegen, darunter viele Vorgesetzte, offenbaren hingegen gerade, dass ihre Kenntnisse im Umgang mit E-Mails offenbar seit Jahren erstaunliche Lücken aufweisen.

Da bitten Menschen, in deren Signatur ein oder mehrere "Dr." stehen, irgendwas mit "President" oder "Vice" oder "Chief", dass man sie doch bitte aus dem Verteiler nehmen solle – wenn der Verteiler alle@firma.de hieß und natürlich absolut richtigerweise alle Mailadressen der Firma darin versammelt sind, falls wirklich mal eine Botschaft an jeden einzelnen Mitarbeiter gesendet werden soll. Kommt ja vor. Daraus kann und sollte man niemanden händisch entfernen. Aber wie Mailverteiler funktionieren, scheint manchen hohen Tieren bisher nicht wirklich erklärt worden zu sein.

Der arme Absender hat inzwischen alles getan, was in seinen Möglichkeiten lag: Die E-Mail zurückgezogen, eine Mail rumgeschickt, in der er sich entschuldigte und bat, nicht mehr darauf zu reagieren. Natürlich eine vergebliche Bitte.

Erste Spaßvögel beginnen nun, den Unterhaltungswert der Mail-Welle zu thematisieren. Andere werden zunehmend gereizt, weil die Mails einfach nicht aufhören. Sie versuchen (süß!), den Kollegen das Prinzip Mailverteiler zu erklären, sie versuchen, ihnen die Funktion "Allen antworten" zu erklären, sie versuchen, zu erklären, dass das "Problem" längst geklärt ist und nur die endlosen Antworten noch Ärger machen.

Nach einigen Stunden ebbt es langsam ab. Man könnte glauben, es wäre endlich erledigt. Einige atmen erleichtert durch, andere sind etwas enttäuscht. War ja alles ein bisschen aufregend. Aber, keine Sorge, es ist noch nicht vorbei. Man muss nur warten, bis die Spätschicht beginnt – oder der nächste Tag.

Es gibt schließlich noch einen ganzen Schwung Kollegen, die aus verschiedensten Gründen am Tag des Geschehens nicht da waren und den ganzen Spuk verpasst haben. Sie werden ihr Mailpostfach öffnen, die Mailflut sehen, aber sich natürlich nicht die Mühe machen, ein oder mehrere der Nachrichten wirklich zu lesen. Und es wird nicht lange dauern, bis nach mehreren Stunden Ruhe wieder ein "Ich bin nicht gemeint, bitte aus dem Verteiler nehmen!" eintrudelt ...

Hier kommen zwei bemerkenswerte Ursachen zusammen. Erstens: Menschen, die seit Jahren mit Bürotechnik arbeiten, aber den Umgang mit selbiger immer noch als eine Zumutung empfinden. Zweitens: Menschen, die offenbar so unabkömmlich sind, dass sie sich nicht die Zeit nehmen können, sich zuerst einen Überblick über eine Situation zu verschaffen, bevor sie ihre Meinung dazu abgeben bzw. ein Kommando ("Mich aus dem Verteiler nehmen!") in den Äther bellen. Beides in Kombination feuert die Verteilerkatastrophe immer weiter an.

Denn, mal ernsthaft: Jeder normale Mensch, der eine fehlgeleitete Mail bekommt, antwortet entweder dem Absender – und nur dem Absender – direkt nett, dass da wohl ein Versehen vorlag. Oder schaut einmal in die Adressdetails der Mail, wo er in diesem Fall den Verteiler alle@firma.de entdeckt hätte.

Dann nämlich würde er den kleinen Fehler sofort erkennen und die Mail einfach gar nicht auf sich beziehen, sondern das Ganze auf sich beruhen lassen. Wer dennoch allen antwortet, hat beides augenscheinlich nicht getan.

Als Unbeteiligter kann man dem Geschehen fasziniert zuschauen und lernt dabei auch noch einiges über seine Kollegen. Nicht nur viele Namen und Geschäftsfelder, von denen man bisher nichts wusste, sondern auch diverse Charaktereigenschaften. Da sind die, die es nur gut meinen und helfen wollen. Da sind die, die so gar keine Lust auf unnötige Kommunikation mit der Kollegenschaft haben. Da sind die, die das Ganze als ungeheure Zumutung empfinden. Die, die plötzlich nur noch in roten Großbuchstaben schreiben. Die Scherzbolde. Die Gar-Nichts-Checker. Das ist soziologisch durchaus interessant.

Man kann das nervig finden, oder erstaunlich, oder witzig. Gern auch alles davon. Was aber nicht geht: Häme gegenüber dem "Verursacher". Da hat jemand versehentlich eine Mail an den falschen Verteiler geschickt – herrje, das passiert den Besten.

Und wäre nicht der ganze Rest der Mannschaft in seiner Irrationalität so unaufhaltsam wie seinerzeit eine Horde 14-Jähriger vor einem Konzert der Backstreet Boys, dann wäre es auch bei einer E-Mail geblieben. So jedoch löscht man sinnierend eine Nachricht nach der anderen, bis der Zeigefinger streikt – und freut sich schon darauf, wenn das Ganze im nächsten Jahr wieder jemandem passiert.